مدل سازی فرایند چیست؟ بررسی کاربردها و تکنیک هامقالات کاربردی

در دنیای امروز، مدل‌سازی فرایند به یکی از پایه‌های اصلی مدیریت و بهبود گردش کار تبدیل شده است. سازمان‌هایی که فرایندهای خود را به‌درستی مدل‌سازی نمی‌کنند، معمولاً با دوباره‌کاری و اتلاف منابع مواجه می‌شوند؛ در حالی‌که مدل‌سازی فرایند، دیدی شفاف از نحوه انجام کارها ایجاد کرده و زمینه را برای بهینه‌سازی و اتوماسیون فراهم می‌کند.

در این مطلب، قرار است به‌صورت کاربردی با مفهوم مدل‌سازی فرایند، روش‌ها و کاربردهای آن در سازمان‌ها آشنا شوید و ببینید چگونه این رویکرد می‌تواند گردش کار را هدفمند و قابل مدیریت کند.

مدل سازی فرایند چیست؟

مدل‌سازی فرایندها به معنای ایجاد یک نمایش گرافیکی از فرایندها و گردش کارهای سازمان است که با ارائه یک تصویر کلی و شفاف، به سازمان‌ها کمک می‌کند درک دقیق‌تری از فرایندهای داخلی خود داشته باشند. این رویکرد زمینه‌ساز طراحی فرایندهایی کارآمدتر و بهینه‌تر می‌شود.

از نگاه مدیریت فرایندهای سازمانی، مدل‌سازی فرایند یک فعالیت اثربخش برای بهبود مستمر گردش کار محسوب می‌شود و یکی از اجزای حیاتی در خودکارسازی (اتوماسیون) فرایندها به شمار می‌آید. چرا که پیش از هرگونه خودکارسازی، لازم است وظایف، نقش‌ها و جریان انجام کار به‌صورت دقیق در قالب یک مدل فرایند استاندارد تعریف شوند.

نقش مدل‌سازی فرایند در بهینه‌سازی فرایندهای سازمان

مدل‌سازی فرایند تنها به مرحله شناسایی و ترسیم فرایندها محدود نمی‌شود، بلکه در مرحله نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای سازمان نیز نقشی کلیدی ایفا می‌کند. به هنگام پایش عملکرد فرایندها، مدل‌های فرایندی کمک می‌کنند تا عملکرد واقعی با آنچه برنامه‌ریزی شده بود مقایسه شود و مشخص شود کدام مراحل گردش کار نیاز به بهینه‌سازی دارند.

بیشتر بخوانید: طراحی فرایند چیست؟ اهمیت، تعاریف و اصول آن در کسب و کار

مراحل اصلی مدل سازی فرایند

1. شناسایی فرایند: در این مرحله، فرایندی که قرار است مدل‌سازی شود انتخاب شده و محدوده و مرزهای آن به‌صورت شفاف مشخص می‌گردد تا گردش کار موردنظر به‌درستی تعریف شود.

2. جمع‌آوری اطلاعات: اطلاعات و داده‌های مرتبط با فرایند جمع‌آوری می‌شود؛ از جمله مراحل اجرا، ورودی‌ها، خروجی‌ها، نقش‌ها و منابعی که در گردش کار فرایند نقش دارند.

3. ترسیم مدل: بر اساس اطلاعات به‌دست‌آمده، یک نمایش گرافیکی یا متنی از فرایند ایجاد می‌شود. این کار معمولاً با استفاده از استانداردها و ابزارهای مدل‌سازی فرایند مانند BPMN، نمودارهای جریان (Flowchart) یا سایر تکنیک‌های مدلسازی انجام می‌گیرد.

4. تحلیل مدل: مدل فرایند طراحی‌شده مورد بررسی قرار می‌گیرد تا نقاط ضعف، گلوگاه‌ها، دوباره‌کاری‌ها و فرصت‌های بهبود در گردش کار شناسایی شوند.

5. بهینه‌سازی فرایند: در این مرحله، تغییرات و راهکارهای لازم برای افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و بهبود اثربخشی فرایند و گردش کار پیشنهاد و طراحی می‌شود.

6. مستندسازی: در نهایت، مدل‌سازی فرایند و اصلاحات پیشنهادی به‌صورت کامل مستندسازی می‌شود تا در بهبودهای آینده، آموزش کاربران و پروژه‌های اتوماسیون فرایند مورد استفاده قرار گیرد.

کاربرد مدل سازی فرایند

مدل‌سازی فرایند در سازمان‌ها زمانی به کار می‌آید که نیاز به شفاف‌سازی، تحلیل یا بازطراحی گردش کار وجود دارد. مهم‌ترین کاربردهای واقعی و رایج آن در شرکت‌ها و سازمان‌ها عبارت‌اند از:

• راه‌اندازی فرایندها یا پروژه‌های جدید:

زمانی که سازمان قصد طراحی یک فرایند جدید یا اجرای یک پروژه تازه را دارد، مدل‌سازی فرایند برای تعریف دقیق مراحل، نقش‌ها و گردش کار پیش از اجرا استفاده می‌شود.

• بازنگری و اصلاح فرایندهای موجود:

در فرایندهایی که به‌مرور زمان پیچیده، کند یا ناکارآمد شده‌اند، مدل‌سازی فرایند ابزاری برای بررسی وضعیت موجود و طراحی وضعیت مطلوب  است.

• تحلیل گردش کار بین واحدهای مختلف سازمان:

وقتی تعامل بین واحدها شفاف نیست یا مسئولیت‌ها هم‌پوشانی دارند، مدل‌سازی فرایند به درک وابستگی‌ها و نقاط تماس بین بخش‌ها کمک می‌کند.

• آماده‌سازی فرایندها برای اتوماسیون و BPMS:

پیش از پیاده‌سازی نرم‌افزارهای اتوماسیون و BPMS، از مدل‌سازی فرایند برای تعریف دقیق گردش کار، قوانین و استثناها استفاده می‌شود.

• مستندسازی رسمی فرایندهای سازمانی:

در سازمان‌هایی که دانش فرایندی به افراد وابسته است، مدل‌سازی فرایند برای ایجاد مستندات قابل اتکا و قابل انتقال به کار می‌رود.

• پشتیبانی از تحلیل مدیریتی و تصمیم‌سازی:

مدیران از مدل‌های فرایندی برای بررسی سناریوهای مختلف، اعمال تغییرات ساختاری و ارزیابی اثر تصمیم‌ها بر گردش کار استفاده می‌کنند.

کاربرد مدل‌سازی فرایند در سازمان‌های ایرانی

در برخی از سازمان‌های ایرانی، فرایندها نه بر اساس مستندات رسمی، بلکه بر پایه تجربه افراد، روابط غیررسمی و تصمیم‌های موردی اجرا می‌شوند. در چنین فضایی، مدل‌سازی فرایند صرفاً یک ابزار بهبود نیست، بلکه نقش حیاتی در قابل‌انتقال کردن دانش، کاهش وابستگی به افراد کلیدی و ایجاد شفافیت واقعی در گردش کار ایفا می‌کند.

با توجه به تغییرات مداوم قوانین، ساختارهای اداری پیچیده و فشارهای اقتصادی، مدل‌سازی فرایند به مدیران ایرانی کمک می‌کند اثر این تغییرات را سریع‌تر روی گردش کار تحلیل کرده، تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند و از دوباره‌کاری، اتلاف منابع و تفسیرهای سلیقه‌ای فرایندها جلوگیری کنند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار BPMS چگونه منجر به یکپارچگی داده ها در سازمان می شود؟

مزایای مدلسازی فرایندها

- کاهش هزینه‌های پنهان و کنترل بهتر سرمایه‌گذاری‌ها

- افزایش کیفیت خروجی فرایند و یکنواختی عملکرد

- کاهش وابستگی فرایندها به افراد کلیدی

- بهبود شفافیت و پاسخ‌گویی در گردش کار

- کاهش ریسک‌های عملیاتی و خطاهای انسانی

- ایجاد بستر مناسب برای بهبود مستمر و اتوماسیون فرایندها

رایج ترین تکنیک های مدل سازی فرآیند

در مدل‌سازی فرایند و گردش کار از تکنیک‌ها و ابزارهای مختلفی استفاده می‌شود که هرکدام متناسب با سطح پیچیدگی فرایند و نوع مخاطب کاربرد خاص خود را دارند. در ادامه، رایج‌ترین روش‌های مدل‌سازی فرایند معرفی شده‌اند:

BPMN

BPMN یک استاندارد شناخته‌شده برای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار است که از نمادهای گرافیکی دقیق برای نمایش گردش کار استفاده می‌کند.

مزایا: قدرت بیان بالا، پشتیبانی از فرایندهای ساده تا پیچیده و سازگاری با ابزارهای BPMS.

محدودیت: نیازمند یادگیری مفاهیم و نمادهای استاندارد BPMN است.

نمودار فعالیت (Activity Diagram)

برای نمایش جریان فعالیت‌ها در سیستم‌ها، به‌ویژه سیستم‌های نرم‌افزاری.

مزایا: مناسب برای تحلیل گردش کارهای سیستمی و فنی.

محدودیت: برای کاربران غیر فنی کمتر قابل درک است و نیاز به دانش UML دارد.

Petri Nets

یک مدل ریاضی برای نمایش فرایندهای همزمان، موازی و پیچیده.

مزایا: توانمند در تحلیل فرایندهای پیچیده و همزمان.

محدودیت: پیچیدگی بالا و نامناسب برای استفاده عمومی در سازمان‌ها.

نمودار جریان (FlowChart)

یک نمایش گرافیکی ساده از توالی مراحل یک فرایند یا گردش کار.

مزایا: قابل فهم برای عموم کاربران و مناسب برای توضیح فرایندهای ساده.

محدودیت: در فرایندهای پیچیده، جزئیات و تعاملات را به‌خوبی نمایش نمی‌دهد.

نمودارهای گانت

ابزاری برای نمایش زمان‌بندی فعالیت‌ها و مراحل اجرای یک پروژه.

مزایا: شفاف‌سازی زمان اجرا و وابستگی‌های زمانی فعالیت‌ها.

محدودیت: بیشتر برای مدیریت پروژه کاربرد دارد و جزئیات فرایند و گردش کار را نمایش نمی‌دهد.

سخن پایانی

در مجموع، مدل‌سازی فرایند ابزاری کلیدی برای شفاف‌سازی گردش کار، بهبود عملکرد سازمان و آماده‌سازی فرایندها برای اتوماسیون است. با مدل‌سازی اصولی، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را بهتر تحلیل کنند، نقاط ضعف را بشناسند و تصمیم‌های دقیق‌تری برای بهبود و توسعه بگیرند. این رویکرد زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کند که با ابزارهای حرفه‌ای و متناسب با نیاز سازمان اجرا شود. 

اگر به دنبال طراحی و مدیریت مؤثر فرایندهای سازمانی هستید، در نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو یک مدلر حرفه‌ای فرایند در اختیار شماست که امکان طراحی، تحلیل و بهینه‌سازی گردش کارها را به‌صورت استاندارد فراهم می‌کند؛ برای آشنایی بیشتر، پیشنهاد می‌کنیم صفحه مربوط به طراحی فرایند را مشاهده کنید.

بررسی بخش طراحی در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

قیمت