طراحی فرایند چیست؟ چه نقشی در کسب و کار ایفا می کند؟

در دنیای رقابتی امروز، جایی که تغییرات سریع بازار و انتظارات مشتریان روزبه‌روز افزایش می‌یابد، طراحی فرآیند (Process Design) به عنوان یکی از کلیدی‌ترین ابزارهای مدیریت کسب‌وکار شناخته می‌شود. 

طراحی فرآیندها، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد ثبات را تضمین کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و بهتر از گذشته، نیازهای مشتریان را برآورده سازند. با پیاده‌سازی صحیح و اصولی طراحی فرآیند کسب‌وکار، سازمان‌ها می‌توانند چابکی بیشتری در برابر تغییرات داشته باشند، نوآوری را تقویت کنند و در نهایت به رشد پایدار دست یابند.

در این مقاله، به بررسی دقیق مزایا، اصول کلیدی و مراحل اجرای طراحی فرآیند می‌پردازیم.

طراحی فرایند چیست؟

طراحی فرآیند به فعالیت تعریف و ساختاردهی فرآیندهای کسب و کار برای اطمینان از کارایی، اثربخشی و همسویی آنها با اهداف سازمان اشاره دارد. این فعالیت شامل تعیین جریان وظایف، شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌ها، انتخاب ابزارها و فناوری‌های مناسب و بهینه‌سازی فرآیند برای دستیابی به نتایج بهتر است.

تعریف و طراحی دقیق و موثر فرآیندها برای دستیابی به کاهش ناکارآمدی‌ها و اطمینان از اینکه فرآیندها ارزش واقعی برای سازمان و مشتریان آن ایجاد می‌کنند، بسیار مهم است.

چرا طراحی فرایند اهمیت دارد؟

طراحی فرایند یک حوزه‌ی جامع و چندبعدی است که فراتر از ترسیم ساده جریان‌های فرایندی عمل می‌کند. این رویکرد با یکپارچه‌سازی اهداف کسب‌وکار، شاخص‌ها و اهداف عملکردی، گردش‌کارها و سازوکارهای کنترلی، چارچوبی منسجم و قدرتمند برای ایجاد فرایندهای کسب‌وکار کارآمد و اثربخش فراهم می‌آورد.

مهم ترین اصول طراحی فرایند

۱. همسویی کامل با اهداف کسب‌وکار

طراحی فرآیند را مستقیماً به اهداف کلان سازمان گره بزنید تا هر گام، به تحقق سودآوری و رشد کمک کند. این اصل کلیدی برای جلوگیری از هدررفت منابع و افزایش ROI است.

۲. تعریف دقیق KPIها و اهداف عملکردی

شاخص‌های کلیدی عملکرد (مانند بهره‌وری و کیفیت) را از ابتدا مشخص کنید؛ این کار مانند نقشه راهی عمل می‌کند که موفقیت فرآیند را قابل اندازه‌گیری و جذاب برای سرمایه‌گذاران می‌سازد.

۳. بهینه‌سازی هوشمند گردش‌کار

با حذف کارهای اضافی و ساده‌سازی مراحل، گردش‌کار را روان کنید. فرآیندهایی که جریان ساده‌ای دارند، بهره‌وری تیم را دوچندان می‌کنند.

۴. یکپارچه‌سازی فناوری و زیرساخت‌ها

ابزارهای دیجیتال را با فرآیندها ادغام کنید تا اتوماسیون و کارایی افزایش یابد؛ این اصل مدرن، سازمان شما را در برابر رقابت‌های دیجیتال مقاوم می‌سازد.

۵. مدیریت کارآمد منابع داده

استفاده کارآمد از منابع داده، بخش مهمی از طراحی فرایند است. فعالیت‌هایی مانند تعریف نحوه جمع‌آوری، پردازش، ذخیره‌سازی و به‌کارگیری داده‌ها به بهره برداری درست از داده ها کمک می‌کنند.

۶. کنترل‌های قوی مالی و عملیاتی

استانداردهای مالی و عملیاتی را از ابتدا اعمال کنید تا فرآیندها نه تنها کارآمد، بلکه ایمن و مقرون‌به‌صرفه باشند. این اصل ریسک‌ها را به حداقل می‌رساند و اعتماد سهامداران را جلب می‌کند.

۷. طراحی منطقی و فیزیکی خروجی‌ها

ابتدا "چه" فعالیت‌هایی لازم است (طراحی منطقی) و سپس "چگونه" اجرا شوند (طراحی فیزیکی) را مشخص کنید؛ این رویکرد دوگانه، فرآیندها را از ایده تا اجرا جذاب و عملی می‌سازد.

۸. تعامل کاربرمحور

فرآیند را از دیدگاه مصرف‌کننده شبیه‌سازی کنید تا نارضایتی‌های کاربران را در کمترین زمان شناسایی کنید.

9. ایجاد خطوط ارتباطی قوی

همکاری بین‌دستگاهی و ارتباط مؤثر میان تمام بخش‌های درگیر فرایند ضروری است. این ارتباطات کمک می‌کند تا مشکلات سریع‌تر حل شوند، درک بهتری از مخاطب به دست آید و کمپین‌های بازاریابی و توسعه محصول مؤثرتری ایجاد شود.

۱۰. تست مداوم با بازخورد متنوع و اصلاحات آگاهانه

فرایند را در مراحل مختلف با گروه‌های متنوع تست کنید و بازخورد را اولویت‌بندی نمایید. این چرخه پویا، کیفیت را به اوج می‌رساند و فرآیند را به یک ماشین موفقیت تبدیل می‌کند.

سه مرحله طراحی فرآیند

۱. تحلیل فرآیند

در این مرحله، تلاش کنید تا همه عواملی که فرآیند مورد نظر برای ایجاد یا بازطراحی را تعریف می‌کنند، به همراه اطلاعات مربوط به محدودیت ها و اهداف را به طور دقیق تحلیل نمایید. 

لازم به ذکر می‌باشد که در آغاز طراحی فرایندها، شناسایی ورودی‌ها و خروجی‌ها بسیار ضروری است. ورودی‌ها مانند منابع و مواد حیاتی (زمان، نیروی کار، تجهیزات و پرسنل) امکان عملکرد شرکت را فراهم می‌کنند. خروجی‌ها را نیز می‌توان به عنوان کالاها، خدمات یا اقداماتی توصیف کرد که مستقیماً با اهداف و نتایج مرتبط‌اند.

در پایان این مرحله، جمع‌آوری بازخورد از کارکنان، مشتریان و سایر ذی‌نفعان می‌تواند بسیار مفید باشد. پس از شناسایی تمام نقاط درد و گلوگاه‌ها، نوبت به مدل‌سازی فرآیند می‌رسد.

۲. مدل‌سازی فرآیند

بر اساس داده ها و مشخصات جمع‌آوری‌شده، شرکت می‌تواند فرآیند را نقشه‌برداری کند. در این گام، فرآیند به وظایف متعدد تقسیم می‌شود و قرار دادن صحیح آن‌ها در توالی مناسب است. هر وظیفه باید با نقش‌ها و مسئولیت‌های تعیین‌شده جفت شود.

شرکت می‌تواند از تکنیک‌های تجسم‌سازی استفاده کند تا درک روشنی از نحوه عملکرد فرآیند و نقاط شروع و پایان آن برای همه ایجاد شود. روش‌هایی مانند فلوچارت‌ها، برنامه‌های نرم‌افزاری یا اسکریپت‌ها، به تصویرسازی فرآیندهای با پیچیدگی‌های مختلف کمک می‌کنند. 

بهتر است که نقشه‌برداری با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی BPM انجام شود. اکنون زمان اجرای آزمایشی و بهینه‌سازی در مرحله سوم طراحی فرآیند فرا رسیده است.

۳. اجرا و بهینه‌سازی فرآیند

در ابتدا، فرآیندهای ساخته‌شده را می‌توان در داخل سازمان اجرا کرد و در صورت موفقیت، در محیط واقعی به کار گرفت.

به یاد داشته باشید که طراحی فرآیند کسب‌وکار چیزی ثابت و یک‌بار برای همیشه نیست. بلکه فرآیندی مداوم از بهینه‌سازی و بهبود تمام گردش‌کارها است. 

اگر از نتایج اولیه راضی نبودید، می‌توانید به مرحله اول یا دوم بازگردید و فرآیند را تکرار کنید. در نهایت، دید واقع‌بینانه‌تر و اطمینان بیشتری نسبت به چشم‌اندازهای شرکت خود خواهید داشت.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خرید نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

خروجی‌های طراحی فرایند

طراحی منطقی:

فعالیت‌هایی را که باید در چارچوب فرایند انجام شوند مشخص می‌کند و یک چارچوب مفهومی برای درک توالی انجام کارها و وابستگی‌های متقابل بین وظایف ارائه می‌دهد.

- فلوچارت یا BPMN

- تعریف نقش‌ها (کارمند، مدیر، HR)

- قوانین تصمیم‌گیری (تأیید / رد)

طراحی فیزیکی:

نحوه اجرای فعالیت‌ها را تشریح می‌کند و جنبه‌های عملی پیاده‌سازی را در بر می‌گیرد؛ از جمله ابزارها، فناوری‌ها و روش‌هایی که برای انجام هر فعالیت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

- فرم‌های پیاده‌سازی‌شده

- تنظیمات سیستم و گردش کار

- اسکریپت‌ها و اتصال‌ها

- مستندات اجرایی برای تیم فنی

سطوح طراحی فرایندهای کسب و کار

بین‌کارکردی (Cross-functional)

بهبود و ایجاد شفافیت و چابکی در فرآیندها، وظایف و فناوری‌های خاص است که بر فرایندهایی تمرکز دارد که بین چند واحد سازمانی اجرا می‌شوند و هدف آن افزایش هماهنگی، شفافیت و کاهش تأخیر بین بخش‌هاست.

برای مثال، فرایند ثبت سفارش مشتری که بین واحد فروش، مالی و انبار انجام می‌شود.

کارکردی (Functional)

پیاده‌سازی رویکرد سیستماتیک در تمام حوزه‌های کارکردی (مانند زنجیره تأمین یا مدیریت چرخه عمر محصول است و به بهبود و استانداردسازی فرایندهای داخل یک واحد یا حوزه تخصصی مشخص می‌پردازد تا کارها به‌صورت سیستماتیک اجرا شوند.

برای مثال، فرایند مدیریت مرخصی کارکنان در واحد منابع انسانی.

سازمانی/سطح سازمانی (Enterprise)

معرفی رویکرد طراحی فرآیند کسب‌وکار (BPD) به کل شرکت به منظور برخورداری از معماری شفاف، سیستم‌های اتوماسیون و راهکارهای فناوری اطلاعات یکپارچه، طراحی فرایند را در سطح کل سازمان نهادینه می‌کند تا همه فرایندها و سیستم‌ها یکپارچه و هم‌راستا با اهداف کلان سازمان باشند.

به عنوان مثال استقرار BPMS به‌عنوان هسته اتوماسیون فرایندها در کل شرکت.

تفاوت طراحی فرآیند با نقشه‌برداری فرآیند چیست؟

طراحی فرآیند شامل ایجاد و برنامه‌ریزی یک فرآیند جدید یا بهبودیافته است و بر ساختار کلی و جریان آن تمرکز دارد. در مقابل، نقشه‌برداری فرآیند ابزاری است که در طراحی فرآیند استفاده می‌شود و اغلب با استفاده از فلوچارت‌ها یا دیاگرام‌ها، مراحل و توالی یک فرآیند را نشان می‌دهد.

چگونه موفقیت طراحی فرآیند را اندازه‌گیری کنیم؟

موفقیت طراحی فرآیند را می‌توان با ارزیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIها) اندازه‌گیری کرد مانند: 

• کارایی فرآیند 
•  کاهش هزینه‌ها
•  نرخ خطاها
•  رضایت کاربر 

نظارت و تحلیل منظم کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فرآیندهای طراحی‌شده اهداف کسب‌وکار را برآورده می‌کنند و نتایج مورد انتظار را ارائه می‌دهند.

 بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟ بررسی تعریف، اهمیت و انواع KPI

نرم‌افزار مدیریت فرایند کسب‌وکار، قلب طراحی فرایندها

سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری، شفافیت، کنترل و چابکی هستند، باید فرآیندهای خود را به شیوه‌ای ساختاریافته، قابل اندازه‌گیری و بهبودپذیر طراحی و پیاده‌سازی کنند. 

نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) ابزاری کلیدی است که فرآیندها را از حالت سنتی و ایزوله خود به یک جریان هوشمند، خودکار و قابل ردیابی تبدیل می‌کند.

نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو؛ فراتر از یک BPMS

نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو یک BPMS قدرتمند و حرفه‌ای است که با تمرکز بر نیازهای واقعی سازمان‌های ایرانی طراحی و توسعه داده شده است. این نرم‌افزار به مدیران و تحلیلگران فرایند این امکان را می‌دهد تا بدون وابستگی به کدنویسی پیچیده، فرایندهای سازمانی را به‌صورت کاملاً گرافیکی و با استفاده از قابلیت Drag __AMPamp; Drop طراحی، اجرا و بهینه‌سازی کنند.

آنچه BPMS پیشرو را از سایر راهکارهای موجود متمایز می‌کند، صرفاً طراحی فرایند نیست؛ بلکه نگاه یکپارچه به مدیریت فرایند، داده و عملیات سازمان است.

ویژگی‌های منحصر به فرد iBPMS پیشرو

محیط طراحی فرایند حرفه‌ای و بصری: طراحی فرایندها بر اساس استانداردهای معتبر BPMN، با رابط کاربری ساده و در عین حال تخصصی، مناسب برای تحلیلگران و مدیران فرایند.

طراحی فرم‌های هوشمند و پویا: امکان ساخت فرم‌های کاملاً سفارشی، وابسته به منطق فرایند، بدون نیاز به توسعه جداگانه.

طراحی و اجرای اسکریپت‌ها در دل فرایند: برای پیاده‌سازی منطق‌های پیچیده، تصمیم‌گیری‌های شرطی و خودکارسازی پیشرفته.

یکپارچگی واقعی با سیستم‌های سازمانی: اتصال به پایگاه‌های داده، وب‌سرویس‌ها، LDAP، سیستم‌های مالی، اتوماسیون اداری بدون محدودیت‌.

داشبوردهای مدیریتی و گزارش‌های تحلیلی: پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و وضعیت فرایندها به‌صورت لحظه‌ای برای تصمیم‌گیری دقیق مدیران.

افزونه‌های متنوع: افزونه های امنیتی (ورود با کد یکبارمصرف)، افزونه های مدیریتی و کاربردی که مناسب با سیستم کسب و کار قابلیت شخصی سازی دارد.

چرا سازمان‌ها BPMS پیشرو را انتخاب می‌کنند؟

BPMS پیشرو صرفاً یک ابزار نرم‌افزاری نیست؛ بلکه یک راهکار جامع مدیریت فرایند است که به سازمان کمک می‌کند فرایندهای خود را شفاف‌تر، سریع‌تر و هوشمندانه‌تر اجرا کند. 

پشتیبانی تخصصی، توسعه مستمر، بومی‌سازی دقیق و انعطاف‌پذیری بالا باعث شده این نرم‌افزار انتخابی مطمئن برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال تحول واقعی در مدیریت فرایندهای خود هستند.

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت