بسیاری از مدیران میدانند که در نبود یک سیستم متمرکز برای طراحی، اجرا و کنترل فرایندها، در مسیر اهداف سازمانی با چالشهای بسیاری رو به رو خواهند شد. با این حال، انتخاب یک BPMS کارآمد همیشه کار سادهای نیست.
تنوع زیاد محصولات، تفاوت در امکانات، نیاز جدی به آموزش کاربران و یکپارچهسازی با سایر سیستمها، همه عواملی هستند که تصمیمگیری را پیچیده میکنند.
در این مقاله قصد داریم با ارائه دقیق ویژگیها، قابلیتها و استانداردهای نرمافزارهای مدیریت فرایند، مسیر انتخاب و خرید نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار را برای شما آسانتر کنیم.
در پایان، می توانید با آگاهی بیشتر تصمیم بگیرید کدام BPMS برای کسبوکار شما مناسبتر است. سیستمی که نهتنها با نیازهای امروزتان هماهنگ باشد، بلکه در مسیر رشد و توسعه نیز همراهتان بماند.
گامهای کلیدی پیش از خرید نرمافزار مدیریت فرایند کسبوکار (BPMS):
پیش از انتخاب و خرید نرمافزار BPMS، لازم است کسبوکار با نگاهی واقعبینانه برای این تحول آماده شود. عناوین زیر پایههای موفقیت در مسیر خودکارسازی فرایندها هستند:
- آماده سازی کسبوکار برای ورود به مرحله خودکارسازی (اتوماسیون) فرایندها
- هدف گذاری دقیق در استفاده از نرمافزار BPMS
- اختصاص بودجه لازم برای پیادهسازی و اجرای BPMS
- بررسی تغییرات موردنیاز یا ضروری در آینده
- درک ماهیت چالشهای وضعیت فعلی و جاری (سیستمی یا انسانی)
سؤالات کلیدی که پیش از انتخاب و خرید BPMS باید مطرح کنید:
1. پیادهسازی نرمافزار چه مدت زمان خواهد برد؟
در دنیای کسبوکار امروز، زمان یکی از ارزشمندترین منابع است و همین امر، زمان پیادهسازی را بسیار مهم میکند. هنگام ارزیابی ارائهدهندگان نرمافزار مدیریت فرایند کسبوکار (BPMS)، ضروری است که زمان لازم از امضای قرارداد تا راهاندازی پلتفرم، را بدانید. هرچه پیادهسازی سریعتر باشد، هزینه پروژه کمتر و بازگشت سرمایه سریعتر خواهد بود.
طبیعتاً، پلتفرمهای کمکد به دلیل سهولت استفاده و امکان مشارکت افراد بیشتر در فرایند توسعه، سریعتر و آسانتر پیادهسازی میشوند.
2. میزان سهولت استفاده از سیستم تا چه اندازه است؟
نرمافزار BPMS زمانی موفق است که هم برای کاربران روزمره و هم برای مدیران فنی و طراحان سیستم ساده و روان باشد. باید سیستمی را انتخاب کنید که علاوه بر یادگیری آسان، خدمات آموزشی و پشتیبانی کافی ارائه شود.
در مرحله انتخاب نرمافزار، توصیه میشود در صورت امکان جلسات دمو با حضور کاربران کلیدی برگزار کنید تا بازخوردهای دقیقتری دریافت کرده و از سازگاری واقعی سیستم با نیازهای سازمانتان اطمینان یابید.
3. به کدام قابلیتها و یکپارچگیها (Integrations) در نرمافزار نیاز دارید؟
زمان خرید bpms باید به این نکته توجه داشته باشید که نرمافزار مدیریت فرایند دقیقاً با نیازهای فعلی و آینده سازمان شما همسو باشد. اگر رشد، تحرکپذیری و یکپارچگی با سیستمهایی مثل ERP و CRM برایتان مهم است، به دنبال سیستمی باشید که این قابلیتها را بهصورت تخصصی، بومی و پایدار ارائه دهد.
با افزونه های ارتباطی نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو بیشتر آشنا شوید:
افزونه ارتباط با پایگاه داده و اجرای کوئری
4. امنیت نرم افزار در چه سطحی است؟
یک راهکار BPM باید از بالاترین استانداردهای امنیتی پشتیبانی کند تا محرمانگی، یکپارچگی و در دسترسبودن دادههای سازمان تضمین شود.
استفاده از سطوح دسترسی پیشرفته، کنترل دقیق فعالیت کاربران، رمزنگاری دادهها و مدیریت نقشها (RBAC) از الزامات حیاتی است که مانع دسترسی غیرمجاز، خطاهای انسانی و سوءاستفادههای احتمالی میشود.
5. آیا نرمافزار از استاندارد BPMN2 و خروجی BPMN پشتیبانی میکند؟
یکی از نشانههای حرفهای بودن یک BPMS، پشتیبانی از استانداردهایی مانند BPMN2 است. این قابلیت به شما اطمینان میدهد که در بخش طراحی فرایندها، امکان دریافت خروجی های استاندارد BPMN را داشته باشید.
6. آیا امکان تغییر فعالیتها در حین اجرای فرایند در نرمافزار وجود دارد؟
در خرید bpms باید دقت داشته باشید که اگر فرایندهای شما بلندمدت یا پیچیده هستند، نرمافزاری را انتخاب کنید که توانایی اصلاح فرایندها در حین اجرا را داشتهباشید. این یعنی واکنش سریعتر به تغییرات بازار و قانون، بدون توقف فعالیتهای سازمان.
بیشتر بخوانید: معرفی افزونه نسخه بندی فرایندها (ورژنینگ) در نرم افزار پیشرو
7. در چه مواردی بهره گیری از هوش مصنوعی وجود دارد؟
هوش مصنوعی با ارزیابی و تجزیه و تحلیل حجم زیادی از دادههای فرایند، با شناسایی مشکلات، پیشنهادهایی برای بهبود ارائه میدهد. هوش مصنوعی همچنین میتواند دقت تصمیمگیری را تا حد زیادی افزایش دهد و به ایجاد گزارشهای هوشمند، تجزیه و تحلیلهای پیشبینیکننده و داشبوردهای پویا کمک کند.
8. نحوه گزارشگیری و تحلیل دادهها (Reporting and Analytics) چگونه است؟
امکان استخراج گزارشهای جامع از عملکرد فرایندها و تحلیل دادهها بهمنظور تصمیمگیری دقیقتر مدیریتی. این قابلیت کمک میکند تا نقاط گلوگاهی شناسایی و بهبود مستمر در فرایندها تسهیل شود.
9. آیا نرم افزار توانایی ارسال اعلان به کاربران را دارد؟
یک نرمافزار BPMS حرفهای باید از کانالهای اطلاعرسانی متنوع پشتیبانی کند تا کاربران بسته به نیاز، فوریت و بستر ارتباطی سازمان، اعلانها را از طریق پیامک، ایمیل، شبکه های ارتباطی (مانند تلگرام، بله و گپ) و یا پیام رسان داخلی سازمان دریافت کنند.
10. قابلیت پشتیبانی از انواع ساختار سازمانی وجود دارد؟
یک نرمافزار BPM حرفهای باید قابلیت پشتیبانی از انواع ساختارهای سازمانی از چارتهای ساده تا ساختارهای ماتریسی و پروژهمحور را داشته باشد تا فرایندها دقیقاً مطابق واقعیت سازمان اجرا شوند.
هنگام خرید نرم افزار مدیریت فرایند با بررسی این ویژگی از قابلیت استقرار مدیریت فرایند در سازمانهای کوچک، متوسط و بزرگ را بدون محدودیت اطمینان یابید.
بیشتر بخوانید: چرا نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو را انتخاب کنیم؟ پاسخ به تمامی سوالات
پیشرو؛ نرمافزاری برای مدیریت هوشمند فرایندها
با نرمافزار مدیریت فرایند پیشرو، میتوانید تمام مراحل ارزیابی، پیادهسازی و بهینهسازی BPM را با اطمینان طی کنید.
فرقی نمیکند ساختار سازمان شما چه باشد؛ پیشرو نرم افزاری کاملا بومی سازی شده مناسب شرکت های ایرانی با پشتیبانی از انواع ساختارهاست و با رعایت استانداردهای جهانی ، امنیت بالا، قابلیت ارسال اعلان های هوشمند و گزارشگیری پیشرفته، مسیر موفقیت شما در بهینه سازی اتوماسیون فرایندها را هموار میکند.
همین حالا با مشاوران ما تماس بگیرید و اولین قدم را در مسیر توسعه و هوشمندسازی فرایندهای سازمان خود بردارید!
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو