در دنیای پیچیده و پرشتاب کسبوکار امروز، یکپارچگی سازمانی ضرورتی بنیادین برای بقا و پیشرفت است. سازمانهایی که بخشهای گوناگونشان همچون جزیرههایی جدا از هم عمل میکنند، با چالشهای تکرارشوندهای مانند دستی بودن و پراکنده بودن فرایندهای سازمانی، تاخیر در تصمیم گیری و افزایش هزینه های پنهان روبهرو میشوند. در چنین شرایطی، توانایی پاسخ سریع و هوشمندانه به تغییرات بازار، نیازهای مشتریان و فرصتهای نوظهور، به شدت کاهش مییابد.
نرمافزار BPMS با خودکارسازی فرآیندها، یکپارچهسازی دادهها و سیستمهای گوناگون و ایجاد نظارت هوشمند بر جریان کار، سازمان را از حالت جزیرهای خارج کرده و به سوی جهتگیری فرآیندمحور هدایت میکند.
در این مقاله به بررسی نقش نرم افزار مدیریت فرایندهای سازمانی (BPMS) دریکپارچگی سازمان می پردازیم.
مفهوم و اهمیت یکپارچه سازی منابع داده و سیستم های جزیره ای سازمانی
یکپارچهسازی دادهها و سیستمهای سازمانی، فرایند ترکیب، هماهنگسازی و تبادل اطلاعات از منابع و سیستمهای مجزا در یک ساختار یکپارچه است، بهطوری که دادهها را از منابع اطلاعاتی مختلف (پایگاه دادهها، برنامههای کاربردی و سیستمهای مستقل) استخراج، استاندارد و در قالب یک دیدگاه واحد و قابل بهرهبرداری در اختیار سازمان قرار میدهد.
این عملیات، از طریق ابزارها و معماریهای یکپارچهسازی، ناسازگاریهای ساختاری و معنایی دادهها را برطرف میسازد تا تحلیل، تصمیمگیری و عملیات در سطح سازمان با دقت و سرعت بیشتر انجام شود و وابستگی به دادههای پراکنده و بیهمگون را کاهش دهد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟
نقش BPMS در یکپارچگی سازمانی: نحوه عملکرد
BPMS دادهها را از منابع مختلف جمعآوری کرده و جریان اطلاعات را پیوسته میکند، که این امر منابع اطلاعاتی مختلف (جزیرههای جداگانه) را یکپارچه می سازد.
این یکپارچگی در سازمان معمولاً به دو الگوی مکمل پیادهسازی میشود:
۱. ارتباط نرمافزار مدیریت فرایند با سایر نرمافزارهای جزیرهای سازمان
نرمافزار BPMS با قرار گرفتن در لایه فرایندی سازمان، نقش یک ارکستراتور هوشمند را ایفا میکند که نرمافزارهای جزیرهای مانند ERP، CRM، اتوماسیون اداری یا سیستمهای مالی را در قالب یک جریان منسجم به هم متصل میکند. در این رویکرد، BPMS مالک داده یا جایگزین سیستمهای موجود نیست، بلکه با استفاده از API، وبسرویس و کانکتورهای استاندارد، تبادل داده و اجرای عملیات را در نقاط مشخص فرایند مدیریت میکند. نتیجه این اتصال، حذف گلوگاههای انسانی، کاهش دوبارهکاری و ایجاد یک نمای سرتاسری از اجرای فرایند در کل سازمان است.
افزونه های پیشرو که به ایجاد این ارتباط کمک میکنند:
افزونه ارتباط با API در مدیریت فرایند پیشرو
افزونه ارتباط با پایگاه داده و اجرای کوئری در مدیریت فرایند پیشرو
افزونه ارتباط با RPA در مدیریت فرایند پیشرو
۲. تعامل رویدادمحور از سایر نرمافزارهای سازمانی با نرم افزار مدیریت فرایند
در این مدل، نرمافزارهای عملیاتی سازمان، BPMS را بهعنوان مرجع مرکزی اجرای فرایندها به رسمیت میشناسند و از طریق ارسال رویداد، داده یا درخواست (Trigger)، آغاز یا ادامه جریانهای فرایندی را به آن واگذار میکنند. این تعامل رویدادمحور باعث میشود منطق فرایند از منطق سیستمی تفکیک شده و تصمیمگیریهای فرایندی در یک لایه قابل مدیریت و پایش متمرکز شود.
با تمرکز منطق فرایندی در BPMS، سازمان به دید جامع، کنترل متمرکز و انعطافپذیری بالا در مدیریت عملیات دست پیدا میکند؛ مزیتی که مستقیماً بر بهرهوری، سرعت تصمیمگیری و آمادگی سازمان برای رشد و تغییر تأثیر میگذارد.
مزایای یکپارچهسازی با BPMS
طبق تحقیقات، سازمانهایی که از BPMS برای یکپارچهسازی استفاده میکنند، میتوانند فرآیندهای خود را تا ۵۰ درصد کارآمدتر کنند. این مفهوم نه تنها هزینهها را کاهش میدهد، بلکه به سازمان کمک میکند تا در برابر تغییرات بازار انعطافپذیرتر باشد.
یکپارچهسازی سازمانی از طریق سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) نه صرفاً یک بهروزرسانی فناورانه، بلکه یک تحول ساختاری در نحوه کارکرد عملیات و تصمیمسازی سازمان است.
1. کاهش زمان چرخه اجرای فرایندها
BPMS با حذف نقاط تصمیمگیری دستی و اتصال مستقیم سیستمهای جزیرهای، زمان چرخه فرایندها را کوتاه میکند و اجرای مراحل مختلف را بهصورت همزمان و هماهنگ ممکن میسازد.
2. کاهش وابستگی به کارهای اپراتوری و نیروی انسانی
در یک معماری یکپارچه مبتنی بر BPMS، وظایف تکراری و وابسته به ورود دستی اطلاعات بهصورت خودکار بین سیستمها انجام میشود. این موضوع علاوه بر کاهش خطای انسانی، نقش نیروی انسانی را از اجرا به نظارت و بهبود فرایندها ارتقا میدهد و بهرهوری واقعی ایجاد میکند.
3. بهبود کیفیت خدمات و تجربه مشتری
با یکپارچهسازی سیستمهای مرتبط با مشتری در BPMS، اطلاعات، درخواستها و تصمیمها در یک مسیر مشخص و بدون وقفه پردازش میشوند. این انسجام فرایندی، سرعت پاسخگویی و دقت خدمات را افزایش داده و تجربهای یکپارچه و قابل اعتماد برای مشتری ایجاد میکند.
4. کاهش هزینههای عملیاتی و تخصیص بهتر منابع
یکپارچگی مبتنی بر BPMS با حذف فعالیتهای تکراری، کاهش خطاها و جلوگیری از اتلاف منابع در سیستمهای جزیرهای، هزینههای پنهان عملیات را کاهش میدهد.
5. انطباق با قوانین و مدیریت ریسک
BPMS با یکپارچهسازی فرایندها و ثبت متمرکز رویدادها، امکان ردیابی، کنترل و مستندسازی کامل فعالیتها را فراهم میکند.
6. افزایش قدرت پاسخگویی به تغییرات بازار
در یک معماری یکپارچه مبتنی بر BPMS، تغییر فرایندها بدون وابستگی مستقیم به نرمافزارهای عملیاتی انجام میشود. این استقلال فرایندی، به سازمان اجازه میدهد سریعتر به تغییرات بازار، نیاز مشتریان و الزامات جدید واکنش نشان دهد و مزیت رقابتی خود را حفظ کند.
بیشتر بخوانید: دلایل اصلی شکست سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)
مثالهای واقعی از یکپارچگی سازمانی با BPMS
• نوع اول: ارتباط BPMS با سایر نرمافزارهای سازمانی
در این مدل، BPMS بهعنوان هسته فرایندی، اجرای فرایند را مدیریت کرده و در نقاط مختلف، با سیستمهای تخصصی سازمان تبادل داده انجام میدهد.
مثال ۱: فرایند درخواست کالا
در فرایند درخواست کالا، کاربر درخواستدهنده در مرحله نخست، لیست کالاهای موردنیاز خود را از اطلاعات پایه فراخوانی کرده و تعداد موردنظر را انتخاب میکند. این اطلاعات بهصورت مستقیم از نرمافزار انبار و بدون ثبت دستی دریافت میشود.
BPMS موجودی کالا را بهصورت خودکار بررسی میکند؛ در صورتی که کالا موجود باشد، فرایند تحویل ادامه پیدا میکند و در صورت عدم موجودی، فرایند بهصورت هوشمند وارد یک زیرفرایند خرید میشود. پس از تأیید خرید توسط مسئول مربوطه، اطلاعات مالی به نرمافزار حسابداری ارسال شده و کنترلهای مالی نهایی انجام میشود.
مثال ۲: فرایند حقوق و دستمزد
در فرایند حقوق و دستمزد، BPMS با سیستم حضور و غیاب (از طریق وبسرویس یا پایگاه داده) یکپارچه میشود و اطلاعات تردد کارکنان را بهصورت خودکار دریافت میکند. بر اساس این دادهها، محاسبات حقوق، اضافهکاری و کسورات در جریان فرایند انجام میشود.
در انتهای فرایند، اطلاعات نهایی حقوق و وضعیت پرداخت برای صدور سند مالی به نرمافزار حسابداری ارسال میگردد. این یکپارچگی، دقت محاسبات را افزایش داده و وابستگی به عملیات دستی را به حداقل میرساند.
مثال ۳: فرایند صدور پیشفاکتور و فاکتور
در این فرایند، اطلاعات مشتری بهصورت یکپارچه از نرمافزار CRM فراخوانی شده و در BPMS مورد استفاده قرار میگیرد. پس از ثبت پیشفاکتور یا فاکتور و انجام عملیات پرداخت، اطلاعات فروش به سامانه مودیان ارسال میشود.
در ادامه، همین اطلاعات بهعنوان فروش نهایی به نرمافزار حسابداری منتقل میشود. BPMS در این سناریو نقش هماهنگکنندهای دارد که ارتباط بین CRM، سامانههای قانونی و سیستم حسابداری را در قالب یک فرایند یکپارچه مدیریت میکند.
• نوع دوم: ارتباط سایر نرمافزارها و سامانهها با BPMS
در این مدل، سیستمهای داخلی یا سامانههای بیرونی، BPMS را بهعنوان مرجع اجرای فرایند فراخوانی میکنند و آغاز یا ادامه فرایند از خارج BPMS انجام میشود.
مثال ۱: فرایندهای جذب و استخدام یا انتقادات و پیشنهادات
در فرایندهایی مانند جذب و استخدام یا ثبت انتقادات و پیشنهادات، کاربران بیرونی از طریق وبسایت سازمان درخواست خود را ثبت میکنند. بهمحض ثبت درخواست، فرایند متناظر بهصورت خودکار در BPMS اجرا میشود و مراحل بررسی، ارجاع و تصمیمگیری در داخل سازمان ادامه پیدا میکند. این ساختار، ارتباط مؤثری بین کانالهای بیرونی و فرایندهای داخلی ایجاد میکند.
مثال ۲: اجرای خودکار فرایند پیگیری فروش از CRM
در برخی سناریوها، بهمحض ثبت یک سرنخ (Lead) یا مشتری جدید در نرمافزار CRM، یک فرایند پیگیری فروش بهصورت خودکار در BPMS آغاز میشود. در این حالت، CRM صرفاً نقش ثبت اطلاعات را دارد و منطق پیگیری، ارجاع، زمانبندی و کنترل مراحل فروش در BPMS مدیریت میشود؛ موضوعی که انسجام، شفافیت و اثربخشی فرایند فروش را بهطور چشمگیری افزایش میدهد.
سخن پایانی
BPMS با قرار گرفتن در قلب معماری سازمان، سیستمهای جزیرهای را در قالب فرایندهای یکپارچه، شفاف و قابل کنترل به هم متصل میکند و امکان مدیریت متمرکز عملیات را فراهم میسازد. این رویکرد با تفکیک منطق فرایند از نرمافزارهای عملیاتی، چابکی سازمان، تصمیمگیری دادهمحور و بهبود مستمر عملکرد را تضمین میکند.
در نهایت، یکپارچهسازی مبتنی بر BPMS زیرساختی پایدار برای کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و آمادگی سازمان برای تحول دیجیتال ایجاد میکند.
اگر بهدنبال یکپارچهسازی واقعی و فرایندمحور در سازمان خود هستید، مشاوره تخصصی نصب و استقرار BPMS میتواند نقطه شروع تصمیمی هوشمندانه باشد.
همین حالا با ما تماس بگیرید.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو