استاندارد BPMN2.0 چیست؟ بررسی مؤلفه ها و کاربرد در BPMSمقالات کاربردی

مدل‌سازی فرآیندها ابزاری کلیدی برای طراحی و بهبود جریان کار در سازمان‌هاست و شناخت استانداردهای مهم در این حوزه، به شما امکان می‌دهد بهترین فرآیندها را مدل‌سازی کنید. یکی از این استانداردهای اساسی BPMN 2.0 است. این استاندارد، توالی دقیق از فعالیت‌های کسب‌وکار و جریان‌های اطلاعاتی موردنیاز برای تکمیل یک فرایند را به شکلی تصویری شرح می‌دهد.

در این مقاله به بررسی استاندارد BPMN 2.0 و نقش آن در بهینه‌سازی و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی می‌پردازیم.

BPMN چیست؟

BPMN مخفف عبارت Business Process Modeling and Notation، یک استاندارد برای نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب‌وکار است و با مجموعه‌ای از نمادهای مشخص، به مدلسازی اصولی و پیاده‌سازی صحیح فرایندهای سازمان کمک می‌کند.

BPMN2.0 چیست؟

این استاندارد به‌عنوان یک زبان شناخته‌شده و پذیرفته‌شده در سطح جهانی برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مطرح می‌شود. BPMN 2.0 یک سیستم نشانه‌گذاری استاندارد و باز (Open Standard) مبتنی بر تکنیک‌های فلوچارتی است که برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد. 

این استاندارد به‌طور گسترده در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) به کار گرفته می‌شود، زیرا از یک سو برای کاربران کسب‌وکاری به‌سادگی قابل درک است و از سوی دیگر، به کاربران فنی امکان می‌دهد فرآیندهای پیچیده را به‌صورت دقیق طراحی و پیاده‌سازی کنند.

تاریخچۀ BPMN 

استاندارد BPMN  با هدف ایجاد یک زبان مشترک برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار شکل گرفت. نسخه‌های اولیه آن که با عنوان BPMN 1 شناخته می‌شوند، تمرکز اصلی‌شان بر ترسیم گرافیکی فرآیندها و قابل‌فهم‌کردن جریان کار برای تحلیل‌گران و مدیران بود؛ اما این نسخه‌ها صرفاً یک ابزار تصویری محسوب می‌شدند و استاندارد مشخصی برای تبادل یا اجرای فرآیندها در نرم‌افزارهای BPMS نداشتند. 

با رشد نیاز سازمان‌ها به اجرای واقعی فرآیندها، در سال ۲۰۱۱ نسخه BPMN 2.0 توسط کنسرسیوم OMG (نهاد بین‌المللی تدوین استانداردهای نرم‌افزاری) معرفی شد؛ نسخه‌ای که BPMN را از یک زبان ترسیمی به یک استاندارد کامل برای مدل‌سازی، تبادل و اجرای فرآیندهای کسب‌وکار تبدیل کرد و امروزه به‌عنوان مرجع اصلی در ابزارهای حرفه‌ای مدیریت فرآیند مورد استفاده قرار می‌گیرد.

بیشتر بخوانید: مدل سازی فرایند چیست؟ بررسی کاربردها و تکنیک ها

مزایای BPMN2.0

1. استانداردسازی فرآیندهای سازمانی

روشی یکپارچه و قابل اعتماد برای مدل‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار ارائه می‌دهد که برای تیم‌های مختلف سازمانی قابل استفاده است. این استاندارد با تعریف عناصر مشترک، ابهامات را کاهش داده و اطمینان حاصل می‌کند که همه ذی‌نفعان از یک زبان واحد برای توصیف فرآیندها بهره می‌برند.

2. تسهیل همکاری و اشتراک‌گذاری فرآیندها

اشتراک‌گذاری فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار در سراسر سازمان‌ها و حتی بین سازمان‌های مختلف ساده‌تر می‌شود. این قابلیت، همکاری تیمی را افزایش داده و زمان لازم برای انتقال دانش فرآیندها را به حداقل می‌رساند. 

3. پشتیبانی توسط نرم‌افزارهای  BPMS

اکثر نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) مانند مدیریت فرایند پیشرو، استاندارد BPMN 2.0 را به طور کامل پشتیبانی می‌کنند. این سازگاری، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا بدون نیاز به تغییرات اساسی، مدل‌های BPMN را مستقیماً در سیستم‌های اجرایی ادغام کنند.

4. انعطاف‌پذیری در سطوح استفاده

این انعطاف‌پذیری اجازه می‌دهد تا شرکت‌ها بر اساس نیازهای خود، از مدل‌سازی ساده تا پیچیده بهره ببرند و فرآیندها را به تدریج ارتقا دهند.

5. تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر

با ارائه مدل‌های بصری دقیق، به مدیران کمک می‌کند تا نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود را سریع‌تر شناسایی کنند و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند.

6. توسعه‌پذیری و گسترش مدل

BPMN مکانیسم‌های توسعه‌پذیری دارد که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد هم مدل‌های فرآیندی و هم نمودارهای گرافیکی را بر اساس نیازهای خاص صنعت یا کسب‌وکار سفارشی‌سازی کنند.

7. پشتیبانی از تعاملات انسانی

این استاندارد، عناصری مانند وظایف کاربرمحور و رویدادهای انسانی را دقیق‌تر مدل‌سازی می‌کند. نتیجه این امر، بهبود هماهنگی بین افراد و سیستم‌ها است که بهره‌وری تیم‌های کاری را افزایش می‌دهد.

اجزاء کاربردی و مهم نمادهای BPMN2.0 

شرکت کنندگان (Participants)

در BPMN به شرکت‌کنندگان در یک فرآیند اشاره دارد که هر کدام معمولاً با یک مجموعه (Pool) نشان داده می‌شوند.

این شرکت‌کنندگان می‌توانند سازمان‌ها، واحدها، نقش‌ها یا سیستم‌ها باشند که در تعامل با هم فرآیند را اجرا یا پیام ردوبدل می‌کنند.

• مجموعه ها (Pools)

در BPMN، مجموعه ها نماینده یک واحد اصلی یا فرآیند هستند که کنترل کلی جریان فعالیت‌ها را بر عهده دارد. می‌توان آن را مانند رهبر یک ارکستر تصور کرد که وظایف را بین خطوط شناوری یا مدیران مختلف فرآیند توزیع می‌کند. این نوع فرآیند به نام Orchestration شناخته می‌شود، چرا که مجموعه کل فرآیند را مدیریت می‌کند و مسئولیت توزیع وظایف را بر عهده دارد. استفاده از مجموعهها در مدل‌سازی عملی الزامی نیست، اما در بلندمدت باعث افزایش اهمیت و وضوح مدل فرآیند می‌شود.

• خطوط شناوری (Lanes)

خطوط شناوری داخل یک مجموعه، مسئولیت اجرای فعالیت‌ها یا زیرفرآیندها را به نقش‌ها، افراد، واحدها یا سیستم‌های مختلف اختصاص می‌دهند. به عبارت دیگر، خطوط شناوری مشخص می‌کنند که چه کسی یا چه چیزی وظیفه انجام هر فعالیت را دارد. این خطوط می‌توانند نماینده افراد، موقعیت‌ها، نقش‌ها، دپارتمان‌ها یا حتی سیستم‌های نرم‌افزاری باشند. به عنوان مثال، در یک مجموعه به نام جامعه اشتراک آپارتمان، سه خط شناوری می‌توانند افراد مختلفی را نشان دهند که هر کدام وظایف مشخصی دارند.

رویدادها (Events)

رویدادها وضعیت‌هایی هستند که از نظر کسب‌وکار اهمیت دارند و رخ می‌دهند. در BPMN 2.0، رویدادها می‌توانند باعث شروع یک فرایند شوند، در طول اجرای فرایند رخ دهند یا یک فرایند را به پایان برسانند.

رویدادهایی که رخ داده‌اند، شرایطی هستند که توسط یک محرک خارجی ایجاد می‌شوند. در مقابل، رویدادهای تحریک‌شده شرایطی هستند که توسط خود فرایند ایجاد می‌شوند؛ این رویدادها می‌توانند رویدادهای میانی یا پایانی باشند.

رویداد شروع (Start Event): رویداد شروع، جریان توالی (Sequence Flow) یک نمودار را آغاز می‌کند.

رویداد میانی (Intermediate Event): رویداد میانی، جریان توالی را متوقف می‌کند. این جریان تنها زمانی ادامه پیدا می‌کند که رویداد موردنظر رخ داده باشد.

رویداد پایان (End Event): رویدادهای پایان، جریان توالی یک نمودار را خاتمه می‌دهند.

بیشتر بخوانید: ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار BPMS

Activities (فعالیت‌ها)

اکتیویتی‌ها نشان‌دهنده کارها و اقداماتی هستند که در طول اجرای یک فرایند انجام می‌شوند. این عناصر مشخص می‌کنند چه کاری و در چه مرحله‌ای از فرایند باید انجام شود.

• Task (وظیفه): ساده‌ترین واحد کار در فرایند است که یک فعالیت مشخص را نشان می‌دهد و قابل شکستن به مراحل کوچک‌تر نیست.

انواع وظیفه (Task Types)، ماهیت عملی انجام‌شده را تعیین می‌کنند:

وظیفه ارسال (Send Task)

وظیفه دریافت (Receive Task)

وظیفه کاربر (User Task)

وظیفه دستی (Manual Task)

وظیفه قانون کسب‌وکار (Business Rule Task)

وظیفه سرویس (Service Task)

وظیفه اسکریپت (Script Task)

• Subprocess (زیرفرآیند): بخشی از فرایند است که شامل چند فعالیت مرتبط می‌شود و برای ساده‌سازی و مدیریت بهتر فرایند استفاده می‌شود.

وقتی یک فرایند یا زیرفرایند را قبلاً طراحی کرده‌ایم و می‌خواهیم در چند جای مختلف استفاده کنیم، Call Activity آن را صدا می‌زند. این کار باعث یکپارچگی مدل‌ها و جلوگیری از طراحی تکراری می‌شود.

برای کارهایی است که ترتیب مشخصی ندارند و بسته به شرایط می‌توانند با هر نظم و ترتیبی اجرا شوند از Ad-hoc Subprocess (زیرفرآیند موردی) استفاده می‌شود.

زمانی که یک رویداد خاص (مثل خطا، پیام یا تایمر) رخ دهد، Event Subproces (زیرفرآیند رویدادی) فعال می‌شود. معمولاً برای مدیریت استثناها و واکنش سریع به شرایط غیرمنتظره داخل فرایند اصلی استفاده می‌شود.

• دروازه‌ها (Gateways)

فرایندها همیشه به‌صورت خطی اجرا نمی‌شوند (که معمولاً هم چنین نیست)، بلکه شامل انشعاب‌ها و ادغام‌ها هستند. این نقاط در جریان فرایند، با استفاده از دروازه‌ها نمایش داده می‌شوند.

- دروازه انحصاری (Exclusive Gateway): دروازه‌های انحصاری زمانی استفاده می‌شوند که فقط یکی از شرایط می‌تواند رخ دهد (یا این یا آن). در حالت ادغام، دقیقاً یکی از مسیرهای ورودی فرایند باید برقرار شده باشد.

- دروازه شمولی(چندگانه) (Inclusive Gateway): دروازه‌های شمولی زمانی استفاده می‌شوند که یک یا چند مسیر فرایند می‌توانند دنبال شوند (و یا ترکیبی از مسیرها). در حالت ادغام، باید منتظر تکمیل تمام مسیرهایی بود که قبلاً فعال شده‌اند.

- دروازه موازی (Parallel Gateway): برای اجرای هم‌زمان چند فعالیت استفاده می‌شود و زمان کل فرایند را کاهش می‌دهد. در دروازه موازی، تمام مسیرهای خروجی فرایند باید به‌صورت هم‌زمان فعال شوند. جریان فرایند تنها زمانی ادامه می‌یابد که تمام مسیرهای ورودی تکمیل شده باشند.

- دروازه مبتنی بر رویداد (Event-Based Gateway): در دروازه‌های مبتنی بر رویداد، مسیری از فرایند دنبال می‌شود که رویداد مربوط به آن زودتر رخ دهد.

- دروازه پیچیده (Complex Gateway): برای منطق‌هایی استفاده می‌شود که با دروازه‌های Exclusive، Parallel یا Inclusive قابل بیان نیستند. رفتارش کاملاً وابسته به شرط یا قانون تعریف‌شده توسط طراح فرایند است و معمولاً در موارد خاص و پیشرفته به کار می‌رود.

• اتصال‌دهنده‌ها (Connectors)

تمام عناصر جریان که در یک فرایند BPMN استفاده می‌شوند، از طریق جریان‌هایی به نام جریان توالی به یکدیگر متصل می‌شوند.

جریان توالی (Sequence Flows): جریان‌های توالی، فعالیت‌ها، رویدادها و دروازه‌های یک فرایند را به هم متصل کرده و ترتیب زمانی اجرای فرایند را نمایش می‌دهند.

جریان پیام (Message Flows): جریان‌های پیام، تبادل اطلاعات با مشارکت‌کنندگان خارجی فرایند را نشان می‌دهند. این جریان‌ها توسط فعالیت‌ها فعال می‌شوند و می‌توانند به فعالیت‌های دیگر، مجموعهها (Pools) یا رویدادهای جدید متصل شوند.

• داده (Data)

شیء داده (Data Object): شیء داده اطلاعاتی را نشان می‌دهد که در فرآیند جریان دارد؛ مانند اسناد کسب‌وکار، ایمیل یا نامه.

شیء داده مجموعه (Collection Data Object): مجموعه‌ای از اطلاعات را نشان می‌دهد؛ مثلاً لیست اقلام سفارش.

ورودی داده (Data Input): ورودی خارجی برای کل فرآیند؛ نوعی پارامتر ورودی.

خروجی داده (Data Output): نتیجه داده کل فرآیند؛ نوعی پارامتر خروجی.

ارتباط داده (Data Association): برای مرتبط کردن عناصر داده به فعالیت‌ها، فرآیندها و وظایف جهانی استفاده می‌شود.

مخزن داده (Data Store): مکانی است که فرآیند می‌تواند داده بخواند یا بنویسد؛ مانند پایگاه داده یا بایگانی. فراتر از عمر نمونه فرآیند پایدار می‌ماند.

طراحی در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو، مبتنی بر BPMN2.0

اگر قصد دارید مفاهیم BPMN 2.0 را به‌صورت واقعی در سازمان اجرا کنید، استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت فرایند حرفه‌ای بهترین راهکار خواهد بود.

نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو با فراهم‌کردن محیطی ساده، گرافیکی و منطبق بر استاندارد BPMN 2.0، این امکان را می‌دهد که فرایندها را بدون پیچیدگی، دقیق مدل‌سازی کنید، آن‌ها را اجرا و پایش نمایید و به‌صورت مستمر بهبود دهید.

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت فرایند سازمانی پیشرو، اینجا کلیک کنید.

جهت تنظیم جلسه دمو و دریافت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید.

قیمت