ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار BPMSمقالات کاربردی

در سال‌های اخیر، بسیاری از سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری، حذف کارهای تکراری، بهبود کیفیت خدمات و ایجاد شفافیت در عملیات، به سمت استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) رفته‌اند.

اما خرید یک BPMS تصمیم کوچکی نیست؛ بلکه یک سرمایه‌گذاری بزرگ در مسیر تحول دیجیتال سازمان است.

ارزیابی آمادگی سازمان، نه به‌عنوان یک مرحله بازدارنده، بلکه به‌عنوان ابزاری حمایتی، به سازمان کمک می‌کند مسیر استقرار را متناسب با واقعیت‌های موجود تنظیم کند. انجام یک ارزیابی به‌صورت هم‌زمان و هماهنگ با اجرای پروژه، امکان شناسایی تدریجی نیازها، اولویت‌بندی اقدامات و تنظیم دقیق‌تر مسیر پیاده‌سازی را فراهم می‌کند.

در این مقاله تلاش کردیم مهم‌ترین معیارهای ارزیابی آمادگی سازمان برای استقرار BPMS را به‌صورت عملی و قابل‌فهم بررسی کنیم. 

چرا ارزیابی آمادگی قبل از خرید BPMS مهم است؟

ارزیابی آمادگی قبل از پیاده‌سازی BPMS، یک فرصت طلایی برای برنامه‌ریزی هوشمندانه است. با این ارزیابی، سازمان‌ها می‌توانند با دیدی شفاف و دقیق وارد مسیر شوند، نیازهای خود را به‌درستی شناسایی کنند و منابع خود را بهینه مدیریت کنند. 

این ارزیابی به سازمان ها کمک می‌کند تا بیشترین بهره‌وری از BPMS حاصل شود و اجرای آن با آرامش، اطمینان و موفقیت همراه باشد.

نشانه‌های کلیدی آمادگی سازمان برای استقرار BPMS

1. فرآیندها مسئول مشخص دارند که پاسخ‌گو و توانایی هدایت تغییر را دارد.

حضور یک مالک فرآیند، مسئولیت‌ها را شفاف می‌کند و تصمیم‌گیری سریع‌تر و هماهنگ‌تر در مورد مسیر پیاده‌سازی BPMS را امکان‌پذیر می‌سازد. این نقش همچنین هدایت تغییرات فرآیند را تسهیل می‌کند.

2. مشخص بودن حداقل 3 شاخص که BPMS باید آنها را بهبود دهد (زمان چرخه، نرخ خطا، زمان پاسخ).

تعریف شاخص‌هایی مانند زمان چرخه، نرخ خطا و زمان پاسخ به سازمان کمک می‌کند تا تأثیر واقعی BPMS را ارزیابی کند. این شاخص‌ها مبنای سنجش موفقیت و بهبود مستمر فرآیند را تشکیل می‌دهند.

3. سرورها، دسترسی‌ها و توانایی یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود باید بررسی شوند.

بررسی سرورها، سطوح دسترسی و امکان ادغام با سیستم‌های موجود، نقش مهمی در اجرای موفقیت‌آمیز BPMS ایفا می‌کند. یک زیرساخت کافی از بروز مشکلات فنی در مراحل بعدی جلوگیری می‌کند.

4. دسترسی به منابع داده‌ای استاندارد و یکپارچه که نیاز حداقلی به اصلاحات اساسی قبل از استفاده داشته باشند.

دسترسی به داده‌های استاندارد، ساختاریافته و یکپارچه، اجرای فرآیند را ساده و دقیق می‌کند. هرچه داده‌های کمتری نیاز به اصلاح و پاکسازی داشته باشند، استفاده از BPMS آسان‌تر می‌شود.

5. وجود چارچوب مشخص برای مدیریت تغییر، همراه با تعیین شفاف نقش‌ها و تصمیم‌گیرندگان

داشتن یک چارچوب مشخص برای مدیریت تغییر، همراه با نقش‌ها و تصمیم‌گیرندگان تعریف‌شده، به سازمان کمک می‌کند تا با تغییرات به شیوه‌ای کنترل‌شده و تدریجی پیش برود. این امر پذیرش BPMS را در سراسر سازمان افزایش می‌دهد.

6. برنامه‌ای برای تامین (استخدام/آموزش/مشاوره) تدوین شده.

تدوین برنامه‌ای برای آموزش، استخدام یا استفاده از مشاوران، تضمین می‌کند که تیم مناسب برای طراحی، پیاده‌سازی و پشتیبانی BPMS در دسترس است. این آماده‌سازی، ریسک‌ها را در طول اجرای پروژه کاهش می‌دهد.

7. می‌دانید کدام فرایندها بیشترین هزینه/تاخیر/خطا را ایجاد می‌کنند.

دانستن اینکه کدام فرآیندها بیشترین هزینه، تأخیر یا خطا را ایجاد می‌کنند، اولویت‌بندی مناسب را تسهیل می‌کند. این رویکرد به BPMS اجازه می‌دهد تا ابتدا روی حوزه‌هایی با بیشترین تأثیر تمرکز کند.

8. زمان آموزش و منابع پشتیبانی برای کاهش مقاومت و افزایش پذیرش، تعریف شده است.

تعیین زمان آموزش و منابع پشتیبانی برای کاهش مقاومت کاربر و افزایش پذیرش سیستم بسیار مهم است. کاربران آگاه، احتمال بیشتری دارد که BPMS را سریع‌تر بپذیرند و بهره‌وری بیشتری داشته باشند.

9. نیازمندی‌های نگهداری داده، محرمانگی و انطباق با قوانین در نظر گرفته شده‌اند.

در نظر گرفتن نگهداری داده‌ها، محرمانگی و الزامات انطباق با مقررات، اعتماد سازمان به BPMS را افزایش می‌دهد. این امر به ویژه در سازمان‌های داده‌محور اهمیت دارد.

10. برآورد اولیه از میزان هزینه مالی و زمان انتظار معقول

داشتن یک تخمین اولیه از هزینه مالی و زمان مورد انتظار، دیدگاهی واقع‌بینانه از پروژه ایجاد می‌کند. این شفافیت، تصمیم‌گیری بهتر و مدیریت انتظارات را تسهیل می‌کند.

بررسی بلوغ فرآیندی: مهم‌ترین معیار موفقیت در پیاده‌سازی BPMS

یکی از مهم ترین شاخص‌هایی که قبل از هر تصمیم‌گیری درباره خرید یا استقرار BPMS باید بررسی شود، سطح بلوغ فرآیندی سازمان است. 

بلوغ فرآیندی در واقع نشان می‌دهد که فرآیندهای سازمان تا چه اندازه استانداردسازی‌شده، مستند، قابل اندازه‌گیری، پایدار و قابل تکرار هستند. با رشد بلوغ فرآیندی، احتمال دستیابی به نتایج مطلوب در استقرار BPMS افزایش می‌یابد.

سازمان‌هایی که در مسیر بلوغ فرآیندی تازه‌کار هستند، با شناسایی دقیق نقاط قابل بهبود، می‌توانند اجرای BPMS را به شکل بهینه و مؤثرتری پیش ببرند:

- شفاف‌سازی فرآیندها، مدل‌سازی و دیجیتالی‌سازی را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند.

- هم‌راستایی کارکنان درک یکسانی از فرآیندها ایجاد می‌کند و خطاها و دوباره‌کاری‌ها را کاهش می‌دهد.

- بازطراحی هوشمند فرآیندها قبل از استقرار، هزینه‌ها را کنترل کرده و پروژه را در مسیر موفقیت حفظ می‌کند.

برای اینکه دقیق‌تر بدانید بلوغ فرآیندی چیست، چه سطوحی دارد و سازمان شما در کدام سطح قرار می‌گیرد، پیشنهاد می‌کنیم مقاله زیر را مطالعه کنید.

بیشتر بخوانید: بلوغ فرآیندی چیست؟ بررسی کامل BPMM 

سه عامل کلیدی آمادگی سازمان برای BPMS: 

1. زیرساخت فناوری

BPMS‌ها نیاز دارند روی زیرساخت IT مطمئن و پایدار مانند سرورها، پایگاه داده، امنیت و با امکان یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود اجرا شوند. فرآیندهای خوب زمانی بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند که با فناوری متناسب و کارآمد پشتیبانی شوند.

2. منابع انسانی و توانمندی تیم

وجود افرادی که بتوانند فرآیندها را تحلیل، مدل‌سازی و مدیریت کنند (تحلیل‌گر فرآیند، مالک فرآیند، مدیر پروژه، تیم IT) شرط بسیار مهمی است.

بدون مشارکت تیم داخلی ، احتمال مقاومت، اشتباه در پیاده‌سازی و دوباره‌کاری زیاد است. تیم باید توان یادگیری، سازگاری با تغییر و همکاری بین واحدی داشته باشد.

3. فرهنگ سازمانی

اگر فرهنگ سازمانی به شفافیت، همکاری، نوآوری و پذیرش تغییر تمایل نداشته باشد، BPMS به سختی وارد عملیات می‌شود.

فرهنگ سازمانی تأثیر مستقیم بر پذیرش BPMS دارد. در سازمانی با ساختار جزیره‌ای و مقاومت در برابر تغییر، پروژه BPM با مانع روبرو می‌شود.فرهنگ مناسب باعث می‌شود فرآیندها به عنوان دارایی مشترک سازمان دیده شوند نه صرفاً کار واحدی خاص.

چک‌لیست نهایی سنجش آمادگی سازمان برای شروع پروژه BPMS

۱. آیا مدیریت ارشد از پروژه BPMS حمایت واقعی، مداوم و قابل‌مشاهده دارد؟

2. آیا سازمان اهداف مشخص، قابل اندازه‌گیری و مرتبط با بهبود فرآیندها تعریف کرده است؟

3. آیا فرآیندهای کلیدی سازمان شناسایی، اولویت‌بندی و تا حدی مستندسازی شده‌اند؟

4. آیا برای هر فرآیند، مالک فرآیند (Process Owner) تعیین شده و مسئولیت او پذیرفته شده است؟

۵. آیا فرهنگ همکاری بین واحدها وجود دارد و مقاومت در برابر تغییر قابل مدیریت است؟

۶. آیا قوانین کسب‌وکار و داده‌های مهم فرآیندها شفاف، مکتوب و قابل‌اجرا هستند؟

۷. آیا زیرساخت فناوری اطلاعات (سرور، امنیت، شبکه) برای اجرای BPMS آماده است؟

۸. آیا سایر سیستم های سازمانی (ERP، CRM، سامانه‌های داخلی) قابلیت یکپارچگی با BPMS را دارند؟

۹. آیا منابع لازم شامل بودجه، زمان و نیروهای متخصص برای اجرای پروژه فراهم است؟

۱۰. آیا شاخص‌های موفقیت (KPI/KRA) پروژه و فرآیندها از قبل تعریف شده‌اند؟

پیشرو، همراه شما در مسیر استقرار و توسعه BPMS

رعایت این اصول و بررسی دقیق شاخص‌های آمادگی، می‌تواند نقش حیاتی در موفقیت استقرار نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) در سازمان شما داشته باشد. شناسایی سطح بلوغ فرآیندی، اطمینان از وضعیت زیرساخت IT، تعیین توانمندی تیم داخلی و ارزیابی فرهنگ سازمانی، همگی کمک می‌کنند هزینه‌های اضافی، تأخیر در اجرا و مقاومت کارکنان به حداقل برسد.

در این مسیر، تیم پیشرو با ارائه تنوع گسترده‌ای از افزونه‌های کاربردی، راهکارهای سفارشی‌سازی‌شده و پشتیبانی حرفه‌ای همراه سازمان‌هاست. هدف ما این است که سازمان شما بتواند از BPMS بیشترین ارزش را دریافت کند؛ چه در بهبود فرآیندهای فعلی، چه در توسعه قابلیت‌های جدید و چه در مواجهه با چالش‌های عملیاتی.

برای آشنایی بیشتر با جدیدترین نسخه نرم افزار مدیریت فرایندهای هوشمند پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت