مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM چیست؟ بررسی کامل BPMMمقالات کاربردی

در بسیاری از سازمان‌ها، شکست پروژه‌های سیستم‌ها و نرم‌افزارهای مدیریت فرایند (BPMS) معمولاً به مشکلات فناوری نسبت داده می‌شود. اما واقعیت این است که ریشه مشکل اغلب در نقص‌ها و ناپختگی فرآیندهای کسب‌وکار قرار دارد.

برای موفقیت در استقرار نرم افزار BPMS لازم است ابتدا از داشتن آمادگی فرایندی سازمان مطمئن شویم. به همین دلیل مدل بلوغ مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMM) ایجاد شد.

BPMM به سازمان کمک می‌کند وضعیت فعلی بلوغ فرایندها را مشخص کند، نقاط ضعف گردش‌کارها را شناسایی کند و بر اساس آن فرایندهایی استاندارد، شفاف و قابل سفارشی‌سازی طراحی شود.

در این مقاله به بررسی مفهوم BPMM می‌پردازیم و توضیح می‌دهیم که مدل بلوغ BPMM چگونه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا قبل از ورود به فناوری، پایه‌های فرایندی خود را استانداردسازی کنند.

مدل بلوغ چیست؟

مدل‌های بلوغ کسب‌وکار، چارچوب‌های مدیریتی مفیدی هستند که برای اندازه‌گیری بلوغ یک سازمان در رشته‌ها یا عملکردهای مختلف استفاده می‌شوند. آن‌ها به شناسایی حوزه‌های خاص برای بهبود جهت رسیدن به سطح بعدی بلوغ کمک می‌کنند.

BPMM یا مدل بلوغ فرایند کسب و کار چیست؟

ریشه‌های مدل بلوغ فرآیند کسب و کار (BPMM) به چارچوب بلوغ فرآیند (PMF) برمی‌گردد که توسط واتس هامفری و همکارانش در IBM در اواخر دهه ۱۹۸۰ ایجاد شد.

Business Process Maturity Model یک مدل استاندارد برای سنجش میزان بلوغ و آمادگی فرآیندهای کسب‌وکار در سازمان است. این مدل کمک می‌کند بفهمیم فرایندها در چه سطحی قرار دارند و چگونه می‌توان آن‌ها را مرحله‌به‌مرحله استاندارد، بهینه و کارآمدتر کرد.

BPMM با ارائه روش‌های اثبات‌شده برای اعتبارسنجی الزامات سیستم، اطمینان از دقت موارد استفاده و اثربخشی برنامه‌ها، ساده‌سازی الزامات برنامه‌های تجاری و ارائه استانداردی قابل اعتماد برای ارزیابی بلوغ گردش‌های کاری فرآیند کسب و کار، موفقیت سیستم‌های سازمانی را تضمین می‌کند.

اصول راهنمای BPMM

در مدل بلوغ مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMM)، فرایندها به‌عنوان گردش‌کارهای میان‌سازمانی دیده می‌شوند که ارزش آن‌ها در توانایی‌شان برای پشتیبانی از اهداف استراتژیک سازمان سنجیده می‌شود. بنابراین هر فرایند باید بر مبنای میزان هم‌راستایی با اهداف کلان کسب‌وکار تحلیل و ارزیابی شود.

بلوغ سازمان در مدیریت فرایند کاملاً وابسته به توانایی آن در طراحی، اجرا و نگهداشت فرایندهای کارآمد و پایدار است. از همین‌رو، بهبود فرایند باید به‌صورت تحول مرحله‌ای و تدریجی اجرا شود.

در BPMM، هر سطح بلوغ به‌عنوان پایه‌ای ساختاری برای توسعه‌های آینده عمل کرده و امکان ایجاد مدل‌های مدیریتی پایدارتر، استانداردسازی و بهینه‌سازی مبتنی بر داده را فراهم می‌کند.

استفاده از مدل بلوغ کسب و کار فرایند (BPMM) چه مزایایی دارد؟

۱. بهبود فرآیند (Process Improvement)

BPMM به سازمان کمک می‌کند سطح بلوغ فعلی فرایندهای خود را شناسایی کند و یک نقشه‌راه روشن برای بهبود تدریجی آن‌ها به دست آورد. این مدل سازمان را از فرایندهای سلیقه‌ای و آشفته به سمت فرایندهای تعریف‌شده، بهینه‌سازی‌شده و تحت کنترل هدایت می‌کند.

۲. استانداردسازی (Standardization)

BPMM سازمان را به سمت استانداردسازی و ایجاد رویه‌های یکپارچه در مدیریت فرایند سوق می‌دهد. نتیجه این استانداردسازی، افزایش بهره‌وری، کاهش تنوع در نحوه اجرای فرایندها و یکپارچگی رفتار عملیاتی در کل سازمان است.

۳. بهبود مستمر (Continuous Improvement)

این مدل بر پایه فلسفه بهبود مستمر (Continuous Improvement) بنا شده است. با ارزیابی سطوح بلوغ و حرکت مرحله‌به‌مرحله بین آن‌ها، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را به‌صورت مداوم ارتقا دهند و در محیط رقابتی امروز، چابک و مرتبط باقی بمانند.

۴. اندازه‌گیری عملکرد (Performance Measurement)

BPMM چارچوبی برای اندازه‌گیری عملکرد و اثربخشی فرایندها فراهم می‌کند. سازمان‌ها می‌توانند اهداف مشخصی برای عملکرد فرایندها تعیین کنند و میزان پیشرفت و دستیابی به این اهداف را به‌صورت دقیق پایش کنند.

۵. بنچمارکینگ (Benchmarking)

BPMM امکان مقایسه سطح بلوغ فرایندها با بهترین‌رویه‌های صنعت و استانداردهای بین‌المللی را فراهم می‌کند. این مقایسه کمک می‌کند سازمان نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و در عین حال حوزه‌هایی را که عملکرد مطلوبی دارند برجسته کند.

بیشتر بخوانید: دلایل اصلی شکست سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

5 سطح مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM

پنج سطح پیوسته و تکاملی مدل بلوغ BPMM عبارتند از:

سطح یک BPMM: فرایندهای آغازین (Initial)

تمرکز سطح اول BPMM بر صرفه‌جویی در مقیاس، اتوماسیون اولیه و افزایش بهره‌وری است. در این سطح، کارکنان تلاش می‌کنند با وجود چالش‌ها، وظایف خود را به انجام برسانند و کارها بیشتر به صورت فردی و واکنشی پیش می‌روند.

سطح دو BPMM: فرایندهای مدیریت شده (Managed)

هدف سطح دوم ایجاد رویه‌های تکرارپذیر، کاهش دوباره‌کاری‌ها و پایبندی به تعهدات است. در این سطح، سازمان با مدیریت واحدهای کاری و کنترل تعهدات نیروی انسانی، به ثبات عملیاتی بیشتری دست پیدا می‌کند.

سطح سه BPMM: فرایندهای استاندارد شده (Standardized)

تمرکز سطح سوم بر استانداردسازی فرآیندها، شاخص‌ها، مستندات و آموزش‌ها برای محصولات و خدمات سازمان است. در این مرحله، فرآیندهای کسب‌وکار یکپارچه، مستندسازی‌شده و قابل آموزش در کل سازمان اجرا می‌شوند.

سطح چهار BPMM: فرایندهای قابل پیش‌بینی (Predictable)

سطح چهارم بلوغ بر دستیابی به فرایندهای پایدار، مدیریت دانش سازمانی، استفاده مجدد از رویه‌ها و نتایج قابل پیش‌بینی تمرکز دارد. سازمان‌ها این سطح از پایداری و پیش‌بینی‌پذیری را از طریق استانداردسازی، کنترل کمی و مدیریت مبتنی بر داده در فرایندها و نتایج عملیاتی به دست می‌آورند.

سطح پنج BPMM: فرایندهای نوآورانه (Innovating)

در بالاترین سطح بلوغ BPMM، سازمان‌ها بر بهبود مستمر، توسعه فرایندهای کارآمدتر، یادگیری سازمانی و نهادینه کردن نوآوری تمرکز می‌کنند. در این سطح، فرایندها نه‌تنها بهینه و پایدار هستند، بلکه به‌طور مداوم بازآفرینی می‌شوند تا سازمان بتواند به نوآوری پایدار و مزیت رقابتی دست یابد.

همانطور که خواندید، در مدل بلوغ مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMM)، سطوح بلوغ ۲، ۳، ۴ و ۵ هرکدام شامل حداقل دو ناحیه فرایندی (Process Areas) هستند، در حالی‌که سطح بلوغ ۱ فاقد ناحیه فرایندی مشخص است.

انواع مدل های بلوغ فرآیندهای کسب‌وکار

با وجود مدل‌های متعدد بلوغ در حوزه BPM، کاربرد عملی آن‌ها محدود است. پژوهشگران برای جمع‌آوری داده‌ها عمدتاً به منابع علمی و ادبیات دانشگاهی تکیه کرده‌اند. بنابراین، تاکنون هیچ مدلی وجود ندارد که هم از نظر علمی پذیرفته شده باشد و هم به‌طور گسترده در عمل استفاده شود.

در حوزه علمی، حداقل نه مدل بلوغ BPMM شناخته‌شده وجود دارند که به‌صورت عملی نیز به کار گرفته شده‌اند:

1. چارچوب قابلیت مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار - Business Process Management Capability Framework (BPM-CF) 

2. مدل بلوغ فرآیند کسب‌وکار برای مؤسسات مالی - Business Process Maturity Model for Financial Institutions (BPMM-FIS)

3. مدل بلوغ فرآیند کسب‌وکار منابع انسانی - Business Process Maturity Model for Human Resources (BPMM-HR)

4. مدل بلوغ فرآیندهای کسب‌وکار منتشرشده توسط OMG مدل  -  Business Process Maturity Model (BPMM-OMG)

5. چارچوب بلوغ جهت‌گیری فرآیند کسب‌وکار - Business Process Orientation Maturity Framework (BPO-MF)

6. مدل بلوغ جهت‌گیری فرآیند کسب‌وکار - Business Process Orientation Maturity Model (BPO-MM)

7. مدل بلوغ فرآیندها و سازمان‌ها - Process and Enterprise Maturity Model (PEMM)

8. ارزیابی بلوغ مدیریت فرآیند - Process Management Maturity Assessment (PMMA) 

9. مدل بلوغ فرآیند مبتنی بر ارزش - Value-based Process Maturity Model (VPMM)

این فهرست نشان می‌دهد که هر مدل مزایا و دامنه کاربرد خاص خود را دارد و انتخاب مناسب‌ترین مدل بستگی به اهداف سازمان و حوزه کاربرد BPM دارد.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خرید نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

چطور می توانیم مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM را پیاده سازی کنیم؟

1. شناسایی و توصیف فرایندها

شناسایی، مدلسازی و مستندسازی فرایندها با استفاده از استانداردهایی نظیر BPMN 2.0 و ابزارهای کشف فرایند (Process Discovery and Mining).

2. تعیین سطح بلوغ فرایندها

بر اساس سطح بلوغ فعلی و هدف نهایی، یک نقشه راه مرحله‌ای طراحی می‌شود تا فرایندها به صورت گام‌به‌گام استاندارد، بهینه و پایدار شوند.

3. ارزیابی و بررسی فرایندها

تحلیل عملکرد فرایندها (Process Performance Analysis) از طریق شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، شناسایی گلوگاه‌ها، اتلاف‌ها و ریسک‌ها.

4. بهبود و بهینه سازی فرایندها

طراحی مجدد فرایندها به‌منظور حذف اتلاف، کاهش هزینه و افزایش چابکی.

5. پیاده سازی فرایندها

اجرا و استقرار فرایندهای بهبودیافته با مدیریت تغییر (Change Management)، آموزش کارکنان، راه‌اندازی سیستم‌های BPMS و آزمون پایلوت.

6. کنترل و نظارت بر فرایندها

استقرار داشبوردهای مانیتورینگ لحظه‌ای، تعریف SLA، هشدارها برای پایداری عملکرد.

پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار BPMM با iBPMS پیشرو

با استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار پیشرو، می‌توانید به‌طور هوشمند فرایندهای موجود خود را مدیریت و بهبود دهید و هم‌زمان مراحل مدل بلوغ فرایند کسب‌وکار (BPMM) را به راحتی در سازمان خود اجرا کنید. 

محیط کاربری فوق‌العاده کاربرپسند و ساده نرم‌افزار پیشرو، مسیر ارتقای فرایندها و بلوغ سازمان را به شکلی کاملاً ساختاریافته و قابل رهگیری برای شما فراهم می‌کند و در نتیجه، ارزیابی، بهینه‌سازی و نظارت بر فرایندها را برای سازمان شما به طور چشمگیری آسان و کارآمد می‌سازد.

برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت