دلایل اصلی شکست سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)مقالات کاربردی

اجرای یک پروژه مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) معمولاً با هدف افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های سازمان آغاز می‌شود. اما در عمل، برخی از پروژه‌های سیستم‌های مدیریت فرایند (BPMS) به نتایج مورد انتظار نمی‌رسند یا حتی به‌طور کامل متوقف می‌شوند.

اگر در مرحله‌ی برنامه‌ریزی برای اجرای یک پروژه مدیریت فرایند (BPM) هستید، یا پیش‌تر با چالش‌هایی رو به رو شده‌اید، درک دلایل اصلی شکست پروژه‌های BPM می‌تواند مسیر موفقیت شما را هموارتر کند. 

در این مقاله، 9 تا از مهم‌ترین عوامل شکست سیستم های مدیریت فرایند را بررسی می‌کنیم تا بتوانید با شناخت دقیق‌تر، از تکرار خطاها جلوگیری کرده و یک سیستم مدیریت فرایند (BPMS) پایدار و اثربخش در سازمان خود پیاده‌سازی کنید.

چرا برخی از پروژه‌های BPM شکست می‌خورند؟

امروزه بسیاری از پروژه‌های مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM/BPMS) مستعد شکست هستند. اما این شکست ها به معنای پایان اهداف BPM نیست؛ کسب‌وکار می‌تواند تا حدی بدون بهبود فرایندها ادامه دهد و برای دستیابی به نتایج واقعی و پایدار، سازمان‌ها باید نگاهی انتقادی به دلایل شکست پروژه‌های مدیریت فرایند داشته باشند.

در ادامه، 9 دلیل اصلی شکست پروژه‌های BPM را بررسی می‌کنیم تا بتوانید با شناخت دقیق، از اشتباهات رایج جلوگیری کرده و فرایندهای سازمان خود را بهینه کنید.

1. مدیریت تغییر ناکافی

تغییر در سیاست کسب‌وکار، یک رویکرد همه‌جانبه است و قبل از خودکار شدن باید اطلاع‌رسانی شود. بنابراین باید تیم مدیریتی و کارکنان شرکت را از فرایندهایی که برای بهبود شناسایی کرده‌اید قبل از انجام هر کاری مطلع کنید.

درنهایت فرایندها باید مدت‌ها پس از خودکار شدن تحت نظارت، اندازه‌گیری، به‌روزرسانی و بهبود قرار گیرند. قرار نیست روز اول به بهترین نسخه فرایند برسید. مدیریت فرایند کسب‌وکار یک ابتکار یک‌بار مصرف نیست بلکه طرز فکری است که باید در سازمان پرورش یابد.

2. تخصیص زمان ناکافی به تجزیه و تحلیل فرایندها

اگر به مقداری که لازم باشد به درک چگونگی عملکرد یک فرایند زمان اختصاص ندهید، تجزیه و تحلیل و طراحی آن برای پیشرفت در آینده تاثیر مثبتی به همراه نخواهد داشت. اگر بدون درک دقیق از نحوه عملکرد یک فرایند، آن را بازطراحی و اجرا کنید، نه‌تنها پیشرفتی حاصل نمی‌شود بلکه ممکن است مشکلات قبلی این بار بیشتر تکرار شوند.

پیش از اجرای پروژه BPM باید با صرف زمان کافی، فرایندهای موجود را تحلیل کنید تا مشخص شود کدام‌یک واقعاً شایسته‌ی اتوماسیون هستند؛ در غیر این صورت، اتوماسیون فرایندها هیچ منفعتی نخواهد رساند.

3. عدم ارزیابی گزینه‌های جایگزین قبل از اجرای BPM

بسیاری از سازمان‌ها بدون تحلیل دقیق، مستقیماً به سراغ اجرای پروژه BPM می‌روند، در حالی‌که ممکن است نیاز اصلی آن‌ها با بهبود یک فرایند داخلی، ارتقای نرم‌افزار فعلی یا استفاده از ابزارهای ساده‌تر برطرف شود. 

اجرای یک پروژه BPMS بدون ارزیابی سایر راهکارهای موجود، منجر به اتلاف منابع و ناهماهنگی میان اهداف استراتژیک و راه‌حل انتخابی می‌شود. پیش از شروع هر پروژه مدیریت فرایند باید مشخص شود این رویکرد واقعاً بهترین گزینه برای بهبود عملکرد سازمان است یا خیر؛ در غیر این صورت، پروژه در همان مراحل ابتدایی شکست می‌خورد.

بیشتر بخوانید: سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟

4. تمرکز ناکافی بر ارزش تجاری

خودکارسازی بدون توجه به ارزش تجاری فرایندها، نه‌تنها نتیجه مطلوبی ندارد، بلکه ممکن است باعث کندی عملکرد، نارضایتی کارکنان و هدررفت سرمایه سازمان شود.

پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) باید بر پایه‌ی ارزش‌آفرینی طراحی شوند؛ یعنی هر فرایند پیش از خودکارسازی، از منظر کارایی، هزینه و اثرگذاری بر اهداف سازمان مورد ارزیابی قرار گیرد. تنها در این صورت می‌توان اطمینان یافت که BPMS به جای افزایش پیچیدگی، به بهبود واقعی عملکرد و چابکی سازمان منجر خواهد شد.

5. کمبود مشارکت اجرایی و مدیریتی

هرچقدر تیم اجرایی توانمند باشد، بدون پشتیبانی و تعهد مدیران سطح بالا، پروژه BPM در سازمان به ثبات و اثربخشی نخواهد رسید. حضور مستمر رهبران سازمان در تصمیم‌گیری‌ها، تخصیص منابع، و پیگیری نتایج فرایندها، نقش حیاتی در پیشبرد موفقیت دارد.

به بیان ساده، BPM بدون مشارکت مدیریتی، تنها یک پروژه فناوری است نه یک تحول سازمانی.

6. تعریف نادرست شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

سازمان‌ها باید در تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) نهایت دقت را داشته باشند. یکی از چالش‌های رایج در این زمینه، استفاده از شاخص‌هایی است که تحت‌تأثیر تغییرات بیرونی یا متغیرهای غیرمرتبط قرار می‌گیرند یا از ابتدا به‌درستی طراحی نشده‌اند.

چنین خطاهایی باعث می‌شود ارزیابی عملکرد واقعی فرایندها دچار انحراف شود و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بر پایه داده‌های نادرست انجام گیرد.

7. عدم مالکیت فرایند و فقدان پشتیبانی

مالک فرایند فردی است که مسئولیت عملکرد، بهبود و پایداری آن فرایند را بر عهده دارد و اطمینان می‌دهد که نتایج با اهداف سازمانی هم‌راستا باشند.

در غیاب چنین نقشی، پروژه‌های BPM معمولاً دچار سردرگمی، ضعف در تصمیم‌گیری و کاهش انگیزه تیم اجرایی می‌شوند. نبود مالک مشخص برای فرایندها باعث می‌شود هیچ فردی پاسخ‌گوی عملکرد نباشد و پشتیبانی مدیریتی نیز به‌درستی شکل نگیردو در نتیجه سیستم مدیریت فرایند شکست بخورد.

8. تمرکز بیش از حد بر طراحی فرایند به جای بهبود مستمر سازمانی

یکی از مشکلات رایج در پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM)، تمرکز صرف بر طراحی فرایندها و غفلت از بهبود مستمر عملکرد است. وقتی تیم‌های مدیریت فرایند نتوانند روند پیگیری فعالیت‌ها و عملکرد وظایف را به دقت زیر نظر داشته باشند، اصلاحات اعمال شده ممکن است تاثیری واقعی بر بهبود عملکرد سازمان نداشته باشند.

هر گونه فعالیت یا طراحی که به بهبود ملموس منجر نشود، به معنای هدر رفتن منابع و تلاش تیم است و پروژه BPMS نمی‌تواند به اهداف استراتژیک خود دست یابد.

بیشتر بخوانید: مهم ترین ویژگی هایی که یک BPMS باید داشته باشد کدامند؟

9. انتخاب نرم‌افزار مدیریت فرایند نامناسب

یکی از اصلی‌ترین دلایل شکست پروژه‌های مدیریت فرایند، انتخاب نرم‌افزاری است که با نیازهای کسب‌وکار و فرایندهای سازمان مطابقت ندارد. حتی با رعایت نکات ذکر شده، محدودیت‌های یک نرم‌افزار در نقش بستر اجرای فرایندها می‌تواند اجرای موفق پروژه را مختل کند. 

علائم نرم‌افزار BPMS  نامناسب شامل موارد زیر است:

• ناتوانی در پشتیبانی از فرایندهای خاص و پیچیده سازمان
• سختی در یکپارچه‌سازی با سیستم‌ها و داده‌های موجود
• عدم توانایی نرم‌افزار در مدیریت حجم بالای داده‌ها یا فرایندهای موازی
• ضعف در ارائه گزارش‌های تحلیلی و KPI دقیق
• محدودیت در پشتیبانی از تغییرات و بهبود مستمر فرایندها

کلام آخر

پروژه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM/BPMS) زمانی می‌توانند به موفقیت واقعی دست یابند که با تحلیل دقیق، مدیریت تغییر موثر، مشارکت اجرایی و مالکیت فرایند همراه باشند.

برای دستیابی به نتایج ملموس، سازمان‌ها باید پیش از خودکارسازی، فرایندها را به دقت تحلیل کنند، گزینه‌های موجود را ارزیابی نمایند و هر تغییر را با هدف بهبود مستمر عملکرد و ایجاد ارزش واقعی برای کسب‌وکار پیاده‌سازی کنند.

با نرم‌افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو می‌توانید فرایندهای سازمان خود را به‌صورت هوشمند پیاده سازی، بهینه‌سازی و خودکارسازی کنید و اطمینان حاصل کنید که پروژه‌های مدیریت فرایند شما با معیارهای عملکرد و اهداف سازمانی همسو و موفقیت‌آمیز اجرا می‌شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر، مشاهده دمو و دریافت مشاوره رایگان، هم‌اکنون با تیم پیشرو تماس بگیرید.

قیمت