نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟مقالات کاربردی

 نرم افزار  BPMS ابزاری برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب وکار سازمانی می‌باشد.

این راهکار، زمینه را برای افزایش چابکی و کارایی کسب و کار فراهم می‌سازد و از طریق کاهش خطاها و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، سازمان را در رسیدن به اهداف یاری می‌کند.

 در این مقاله جهت آشنائی با نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار به بررسی مفاهیم BPMS ، نرم افزارهای مربوطه و کاربردهای آن در کسب و کار می‌پردازیم.

BPMS چیست؟

BPMS مخفف Business Process Management System است که به عنوان سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار شناخته می‌شود.

سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار ابزاری است که به شما امکان می‌دهد فرایندهای سازمانی را طراحی کرده، به صورت خودکار اجرا کنید، بر عملکرد آن‌ها نظارت داشته باشید و در صورت نیاز آن‌ها را بهینه‌سازی نمایید.

هدف اصلی این سیستم، افزایش کارایی، چابکی و اثربخشی در اجرای فرایندهای سازمان است. 

این سیستم شامل مجموعه‌ای از ابزار‌ها است که عبارت‌اند از:

ابزارهای فرایندکاوی: کشف، نمایش و تحلیل کارهایی که فرایندها را هدایت می‌کنند.  

BPMN استاندارد: یک زبان مدل‌سازی بصری برای تحلیل فرایندهای کسب‌وکار و تعیین جریان‌های کاری سازمانی است.

موتورهای جریان کار (Workflow Engines)  :  کارهای مرتبط با فرایندها را خودکارسازی می‌کنند.

موتورهای قوانین کسب‌وکار: ابزارهایی که به کاربران اجازه می‌دهند قوانین کسب‌وکار را بدون نیاز به برنامه‌نویسی تغییر دهند.

ابزارهای شبیه‌سازی و تست: برای مشاهده نحوه عملکرد فرایندها بدون نیاز به کدنویسی.

چرا باید از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب وکار استفاده کنیم؟

اجرای فرایندها در حالت های کاغذی مشکلات زیادی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت؛ از جمله امکان وقوع خطای انسانی، کند و هزینه‌بر بودن اجرای فرایندها، سرعت پائین بهبود در فرایندها و عدم توانایی تهیه گزارشات به موقع.

اما ابزارهای BPMS محیط عملیاتی لازم برای خودکارسازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار را فراهم می‌کنند. این ابزارها سازمان‌ها را قادر می‌سازند تا استراتژی‌های کسب‌وکار خود را با تغییر و بهبود فرایندها در سطح بین‌دپارتمانی و همکاری با شرکای خارجی هماهنگ کنند.

بیشتر بخوانید: مهم ترین ویژگی های یک BPMS کارامد

مزایای نرم افزار BPMS

نرم‌افزار BPMS با خودکارسازی و مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و به کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند. اما این تنها یکی از مزایای آن است. در ادامه به مزایای بیشتری می‌پردازیم.

1. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی

 BPMSوظایف و نقش‌ها را به‌روشنی تعریف می‌کند و اجرای فرایندها را ساختارمند و استاندارد می‌سازد.

2. نتایج قابل پیش‌بینی

اجرای منظم فرایندها باعث خروجی‌های ثابت، قابل‌اعتماد و افزایش رضایت مشتری می‌شود.

3. تصمیم‌گیری آگاهانه 

با گزارش‌های لحظه‌ای و داده‌های دقیق، مدیران می‌توانند تصمیمات سریع و دقیق‌تری اتخاذ کنند.

4. استفاده مؤثر از منابع

با تخصیص بهینه وظایف متناسب با مهارت‌ها، بهره‌وری منابع انسانی و فنی افزایش می‌یابد.

5. بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار

 BPMSامکان بررسی، اصلاح و به‌روزرسانی مداوم فرایندها را فراهم می‌کند تا عملکرد سازمان همیشه در مسیر رشد باشد.

6 .دقت و امنیت داده‌ها

با حذف خطاهای انسانی و کنترل دسترسی‌ها، دقت اطلاعات و امنیت داده‌ها تضمین می‌شود.

7. سازمان چابک

BPMS ، سازمان را برای تغییرات آینده آماده می‌سازد و انعطاف‌پذیری در اجرای فرایندها را بالا می‌برد.

8. کاهش هزینه‌ها و افزایش سودآوری 

کاهش خطاها، حذف فعالیت‌های غیرضروری و استفاده بهینه از منابع باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود. همچنین با بهبود کیفیت و سرعت خدمات، درآمد سازمان افزایش می‌یابد.

9. مدیریت ریسک و رعایت مقررات انطباق 

BPMS با مستندسازی دقیق فرایندها و اجرای کنترل‌های سیستمی، ریسک‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد. همچنین با اعمال قوانین و استانداردها در جریان کار، به رعایت الزامات قانونی و مقررات انطباق کمک می‌کند.

10. تسریع در طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای جدید

با استفاده از BPMS ، فرایندهای جدید با کمترین نیاز به کدنویسی، از صفر طراحی و سریعاً اجرا می‌شوند. در نتیجه سرعت پاسخ‌گویی به نیازهای جدید کسب‌وکار افزایش می‌یابد.  

کاربردهای عملی BPMS در سازمان های مختلف 

کاربردهای bpms در زمینه‌های مختلف سازمانی، صنعتی و تولیدی قابل پیاده‌سازی هستند. مهم‌ترین کاربردهای bpms عبارت‌اند از:

مدیریت فرایندهای مالی

شامل اتوماسیون حسابداری، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی است. با بهره‌گیری از BPMS، فرایندهایی مانند ثبت فاکتورها، پرداخت‌ها و دریافت‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شوند. علاوه بر این، جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مالی، فرایندهای بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی مالی را به میزان قابل‌توجهی تسهیل می‌کند.

مدیریت منابع انسانی

از طریق خودکارسازی فرایندهای جذب و استخدام، آموزش و توسعه و مدیریت عملکرد کارکنان از bpms استفاده می‌کنند. مانند در مواردی نظیر انتشار آگهی‌های شغلی و برگزاری مصاحبه‌ها در استخدام و ارزیابی عملکرد کارکنان باتوجه به شاخص‌های کلیدی عملکرد.

مدیریت زنجیره تامین

خودکارسازی فرایندهای خرید و تدارکات، بهبود مدیریت موجودی کالاها و ارزیابی تأمین‌کنندگان جهت ادامه همکاری از جمله کاربردهای bpms در مدیریت زنجیره تأمین است.

مدیریت پروژه

نظارت و پایش پیشرفت پروژه و مدیریت ذخیره‌سازی و بررسی و به‌روزرسانی مستندات هر پروژه به کمک bpms با سرعت و دقت بیشتری می‌تواند انجام گیرد.

پشتیبانی و خدمات پس از فروش

با خودکارسازی فرایندهای خدمات پس از فروش و پشتیبانی می‌توان با کمترین فوت وقت به پرسش‌های مشتریان پاسخ ‌داد و نیازهای آنها را برطرف ساخت که موجب رضایت بیشتر آن‌ها خواهد شد.

مدیریت اجرائی

تبدیل کردن بهینه‌سازی، مدیریت کیفیت و مدیریت تعمیر و نگهداری با استفاده از فرایندهای مدیریت کسب‌وکار به فرایندهایی هوشمند و خودکار در جهت بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری کارکنان و سازمان.

مدیریت ریسک

کسب اطمینان از مطابقت فرایندها با قوانین و استانداردهایی که برای آنها تعریف می‌شود و ذخیره‌سازی مستندات قانونی را مدیریت و ذخیره‌سازی کرد.

بازاریابی و فروش

تسهیل تحلیل بازار، ارتباط با مشتریان و اجرای کمپین‌های بازاریابی به کمک داده‌هایی که از سیستم مدیریت کسب و کار به دست می‌آید. 

 بیشتر بخوانید: BPM چیست؟ راهنمای جامع مدیریت فرایندهای کسب و کار

مهم ترین معیارهای انتخاب نرم افزار مدیریت فرایند مناسب

استفاده از تکنولوژی‌های به روز در نرم افزار مانند استاندارد BPMN 2.0 ، Enterprise Service Bus و LDAP.

بهره‌گیری از چند معیار یا فیلتر امنیتی مانند هویت سنجی، حفاظت از اطلاعات و کنترل دستی، مقاومت در برابر خرابی و سادگی نگهداری و ...

گزارشات پیشرفته و کامل با قابلیت مشاهده گزارشات در بستر وب و موبایل، ساخت گزارشات نموداری و نمایش ترکیبی اطلاعات، رهگیری روند اجرای فرایندها به صورت کاملا گرافیکی و...

کارتابل جریان کار حرفه ای و پیشرفته

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار پیشرو

داده پردازان پیشرو توس، پس از سال ها تلاش و کسب تجربه در طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای کسب و کار، توانست  نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار پیشرو را با رویکرد مکانیزه نمودن، یکپارچه سازی و بهینه‌سازی فرایندها و مکاتبات جاری سازمان ها، طراحی و ارائه نماید.

در سیر تکامل نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار پیشرو، دو اصل سادگی کاربری و سرعت بالا همواره مورد توجه ویژه قرار گرفته است. با افزونه های کاربردی و امنیتی طراحی شده توسط کارشناسان فنی ما، در یک نرم افزار جامع و یکپارچه از افزونه موردنیاز در نرم افزار مدیریت فرایند خود بهره مند شوید.

نرم‌افزار BPMS پیشرو، با رویکردی یکپارچه، امکان مدیریت و بهینه‌سازی تمامی فرایندهای سازمانی را در یک محیط واحد فراهم می‌کند.

نرم افزار پیشرو، ابزاری برای کسب و کارهای آینده

قیمت