چگونه با نرم‌افزار مدیریت فرآیند (BPMS) عملکرد سازمان خود را بهینه کنیم؟مقالات کاربردی

در دنیای رقابتی امروز، سازمان‌هایی موفق‌تر عمل می‌کنند که بتوانند فرآیندهای کسب‌وکار خود را به‌صورت شفاف، قابل اندازه‌گیری و قابل بهبود مدیریت کنند. افزایش حجم عملیات، پیچیدگی ساختار سازمان‌ها و نیاز به تصمیم‌گیری سریع و مبتنی بر داده، باعث شده است که روش‌های سنتی مدیریت و اتوماسیون دیگر پاسخگوی نیازهای واقعی سازمان‌ها نباشند. 

در چنین شرایطی، استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) به‌عنوان یک راهکار استراتژیک، نقش کلیدی در بهینه‌سازی عملکرد سازمان، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها ایفا می‌کند.

در ادامه بررسی می‌کنیم که چگونه با تحلیل فرآیندها، تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، اتوماسیون فرآیندهای سازمانی و بهبود مستمر، می‌توان نقش BPMS را در افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی عملکرد سازمان مشاهده کرد.

نقش های کلیدی BPMS در بهینه سازی عملکرد سازمان

1. خروج تصمیم‌گیری از حالت حدسی و تبدیل آن به تصمیم‌گیری مبتنی بر واقعیت فرآیندها

زمانی که سازمان قصد استفاده مؤثر از BPMS را دارد، ابتدا باید دیدی شفاف و واقعی نسبت به نحوه انجام کارها در سازمان ایجاد کند؛ دیدی که امکان تحلیل، مقایسه و بهبود را فراهم کند.

این شفافیت از طریق شناسایی دقیق فرآیندهای کلیدی سازمان به‌صورت انتها‌به‌انتها (End-to-End) حاصل می‌شود؛ به‌طوری که هر فرآیند از نقطه شروع درخواست یا نیاز تا تحویل خروجی نهایی به ذی‌نفع بررسی شده و سپس به اجزای قابل تحلیل شامل فعالیت‌ها، نقش‌ها، قوانین کسب‌وکار، ورودی‌ها و خروجی‌ها تفکیک می‌گردد. مدلسازی این فرآیندها بر اساس استاندارد BPMN 2.0 باعث می‌شود فرآیندها مستند، قابل فهم و قابل اتکا برای تمام ذی‌نفعان باشند و بستر لازم برای تصمیم‌گیری مبتنی بر واقعیت در BPMS فراهم شود.

2. کنترل و ارزیابی عملکرد فرآیندها با شاخص‌های قابل اندازه‌گیری

با استفاده ازBPMS ، مدیران می‌توانند وضعیت اجرای فرآیندها را به‌صورت شفاف و قابل مقایسه مشاهده کرده و به‌جای اتکا به برداشت‌های شخصی، تصمیمات اصلاحی خود را بر اساس شاخص‌های دقیق اتخاذ کنند. این رویکرد، پایه اصلی بهبود مستمر فرآیندها و افزایش بهره‌وری سازمان محسوب می‌شود.

این قابلیت از طریق ثبت خودکار داده‌های اجرای فرآیندها در BPMS و تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) محقق می‌شود؛ شاخص‌هایی که عملکرد واقعی فرآیند را به زبان عدد ترجمه می‌کنند. KPIهای متداول در مدیریت فرآیند شامل موارد زیر هستند:

• زمان چرخه اجرای فرآیند (Cycle Time)
• میزان رعایت توافق‌نامه سطح خدمت (SLA Compliance)
• نرخ خطا یا بازکاری در فرآیند
• هزینه اجرای هر فرآیند
• حجم درخواست‌های در حال اجرا یا معوق

با پایش مداوم این شاخص‌ها در BPMS ، سازمان می‌تواند نقاط ضعف فرآیندها را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را بر اساس داده واقعی انجام دهد.

بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟ بررسی تعریف، اهمیت و انواع KPI

3. کاهش خطای انسانی، ارتقای کنترل‌پذیری فرآیندهای سازمانی

اتوماسیون فرآیندهای سازمانی با استفاده از نرم‌افزار BPMS منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش خطای انسانی و ایجاد شفافیت کامل در اجرای فرآیندهای کسب‌وکار می‌شود. در این رویکرد، وضعیت هر درخواست به‌صورت لحظه‌ای قابل ردیابی است، مسئولیت‌ها به‌وضوح مشخص می‌شوند و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی بر پایه داده‌های واقعی و قابل اتکا انجام می‌گیرد.

این تأثیر زمانی محقق می‌شود که اجرای دستی و جزیره‌ای فعالیت‌ها جای خود را به جریان‌های کاری هوشمند، ساختاریافته و قابل کنترل بدهد. 

در این مرحله فرآیندهایی را که پیش‌تر تحلیل و اندازه‌گیری شده‌اند، به‌صورت اجرایی پیاده‌سازی می‌کند؛ به‌گونه‌ای که هدایت فرآیند از ابتدا تا انتها بر عهده سیستم قرار می‌گیرد. تخصیص خودکار وظایف به نقش‌های تعریف‌شده، اعمال قوانین کسب‌وکار، مدیریت وابستگی‌ها، ارسال اعلان‌ها و یادآوری‌ها و جلوگیری از توقف یا انحراف فرآیند، همگی از طریق قابلیت‌های اجرایی BPMS انجام می‌شود.

4. افزایش هماهنگی سازمانی از طریق مدلسازی استاندارد فرآیندها

زمانی که فرآیندها به‌صورت استاندارد و قابل فهم برای تمامی ذی‌نفعان تعریف شوند، هماهنگی سازمانی افزایش یافته، سرعت تغییر و بهبود فرآیندها بیشتر شده و اجرای دقیق فرآیندها امکان‌پذیر می‌گردد.

این نقش از طریق مدلسازی استاندارد فرآیندها در BPMS و استفاده از زبان جهانی BPMN 2.0 اجرا می‌شود. BPMN 2.0 رایج‌ترین و معتبرترین استاندارد مدلسازی فرآیند در سطح جهانی است که امکان توصیف دقیق اجزای فرآیند را فراهم می‌کند؛ از جمله رویدادهای شروع و پایان، فعالیت‌ها و وظایف انسانی یا سیستمی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، مسیرهای تصمیم‌گیری و تعامل بین واحدهای سازمانی. این ساختار استاندارد باعث می‌شود فرآیندها به‌صورت مستند، قابل تحلیل و قابل اجرا در BPMS تعریف شوند و زمینه لازم برای اتوماسیون و بهبود مستمر آن‌ها فراهم گردد.

5. بهبود مستمر فرآیندها با گزارش‌گیری و داشبوردهای مدیریتی

سازمان‌هایی که از BPMS استفاده می‌کنند، از مرحله اجرای صرف فرآیند عبور کرده و وارد فاز نظارت فعال و بهینه‌سازی مداوم می‌شوند؛ به‌گونه‌ای که مدیران می‌توانند وضعیت فرآیندها را در لحظه ارزیابی کرده، گلوگاه‌ها و تأخیرها را سریع شناسایی نموده و اقدامات اصلاحی را به‌صورت هدفمند و مبتنی بر داده اجرا کنند.

این سطح از کنترل و بهبود مستمر از طریق قابلیت‌های گزارش‌گیری و داشبوردهای مدیریتی در BPMS محقق می‌شود. BPMS با ثبت و تجمیع داده‌های واقعی اجرای فرآیندها، امکان طراحی گزارش‌های تحلیلی و داشبوردهای مدیریتی را فراهم می‌کند که شاخص‌های عملکرد فرآیند را به‌صورت لحظه‌ای نمایش داده و تصویر دقیقی از وضعیت جاری، انحراف‌ها و روندهای بهبود در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خرید نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

6. ارتقای یکپارچگی و کارایی سازمان با یکپارچه‌سازی منابع داده

یکی از تأثیرات کلیدی BPMS، تضمین استمرار اجرای فرآیندها و هماهنگی بین واحدهای مختلف سازمان حتی در شرایط تغییر نیروی انسانی یا پیچیدگی سیستم‌ها است. با یکپارچه‌سازی BPMS با سایر سیستم‌های سازمانی مانند CRM و اتوماسیون اداری، سازمان می‌تواند جریان اطلاعات و اجرای وظایف را به‌صورت یکپارچه و شفاف مدیریت کند و از توقف یا تأخیر فرآیندها جلوگیری نماید. این یکپارچگی باعث می‌شود وابستگی به افراد خاص کاهش یابد، هیچ کاری بدون مالک باقی نماند و فرآیندها حتی در شرایط تغییر یا جابجایی نیروها بدون اختلال ادامه پیدا کنند.

این اثرگذاری از طریق قابلیت‌های BPMS در یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها، تخصیص خودکار وظایف و مدیریت بار کاری کاربران محقق می‌شود؛ ابزارهایی که جریان کاری سازمان را هماهنگ، قابل ردیابی و مقاوم در برابر اختلالات می‌کنند.

7. تصمیم‌گیری هوشمند و جریان کاری یکپارچه

BPMS با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و هوش مصنوعی نقش کلیدی در تصمیم‌گیری هوشمند، افزایش دقت داده‌ها و ایجاد جریان کاری هوشمند بین واحدهای سازمانی ایفا می‌کند. 

این فناوری باعث می‌شود تصمیمات تکراری و وقت‌گیر، تحلیل داده‌ها و ارزیابی‌های سازمانی به صورت خودکار، هوشمند و مبتنی بر دانش سازمانی انجام شوند.

ویژگی‌های هوش مصنوعی در BPMS

1. ارزیابی، تحلیل و تصمیم‌گیری هوشمند در چرخه‌های فرایند

2. تزریق و استفاده از پایگاه دانش اختصاصی سازمان

3. چت‌بات‌های هوشمند متصل به پایگاه دانش شما

4. اسکریپت‌نویسی هوشمند و تولید خودکار اسکریپت‌ها

بیشتر بخوانید: هوش مصنوعی در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو (نسخه4)

8. افزایش توانمندی کارکنان و بهبود فرهنگ فرآیندمحور

استقرار BPMS به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارکنان را با جریان واقعی فرآیندها و استانداردهای عملکرد آشنا کنند و فرهنگ تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و فرآیندمحور را توسعه دهند. 

این سیستم با راهنمای گام‌به‌گام فرآیندها، هشدارها و بازخوردهای خودکار، امکان یادگیری مستمر و بهبود توانمندی‌های تیم‌ها را فراهم می‌کند. از این طریق، کارکنان می‌توانند عملکرد خود را ارزیابی کنند و تصمیمات روزمره خود را دقیق‌تر و هماهنگ با اهداف سازمان اتخاذ نمایند.

پیشرو؛ نرم‌افزاری برای مدیریت هوشمند فرایندها

با نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو، می‌توانید تمام مراحل ارزیابی، پیاده‌سازی و بهینه‌سازی BPM را با اطمینان طی کنید.

فرقی نمی‌کند ساختار سازمان شما چه باشد؛ پیشرو نرم افزاری کاملا بومی سازی شده مناسب شرکت های ایرانی با پشتیبانی از انواع ساختارهاست و با رعایت استانداردهای جهانی ، امنیت بالا، قابلیت ارسال اعلان های هوشمند و گزارش‌گیری پیشرفته، مسیر موفقیت شما در بهینه سازی اتوماسیون فرایندها را هموار می‌کند.

همین حالا با مشاوران ما تماس بگیرید و اولین قدم را در مسیر توسعه و هوشمندسازی فرایندهای سازمان خود بردارید!

قیمت