بهبود مدیریت قراردادها با BPMS؛ کنترل قرارداد، صورت وضعیت و پرداختمقالات کاربردی

مدیریت قراردادها یکی از رویدادهای مهم و در عین حال پرچالش در بسیاری از سازمان‌هاست. قرارداد معمولاً فقط یک سند نیست؛ بلکه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، تأییدیه‌ها، تعهدات، مهلت‌ها، صورت‌وضعیت‌ها و پرداخت‌ها را به دنبال دارد. زمانی که این مراحل با ایمیل، فایل‌های Excel، مکاتبات دستی و پیگیری‌های تلفنی انجام شوند، احتمال تأخیر، خطای انسانی و گم‌شدن اطلاعات افزایش پیدا می‌کند.

از طرف دیگر، پیچیدگی فرآیند قرارداد زمانی بیشتر می‌شود که چند واحد سازمانی مانند واحد فنی، حقوقی، مالی، خرید و مدیریت درگیر آن باشند. در چنین شرایطی، مسئله اصلی فقط نگهداری قرارداد نیست؛ بلکه مدیریت گردش کار قرارداد و کنترل مراحلی است که قرارداد در سازمان طی می‌کند.

اینجاست که  BPMS به‌عنوان یک لایه کنترلی روی فرآیندهای سازمانی وارد عمل می‌شود و به‌جای اتکا به پیگیری‌های دستی و تصمیم‌گیری‌های موردی، جریان کار قرارداد را به یک ساختار شفاف، قانون‌محور و قابل اجرا تبدیل می‌کند. 

در این رویکرد، هر مرحله از فرآیند نه‌تنها تعریف شده است، بلکه مسئول اجرا، شرایط ورود و خروج، و مسیرهای جایگزین آن نیز به‌صورت دقیق مشخص می‌شود؛ به‌طوری‌که گردش کار قرارداد از حالت پراکنده و وابسته به افراد، به یک جریان قابل پایش تبدیل می‌گردد.

در این مقاله بررسی می‌کنیم که BPMS در مدیریت قراردادها چه کاربردی دارد، چگونه می‌تواند فرآیند صورت‌وضعیت را مدیریت کند، چه مزایایی برای سازمان ایجاد می‌کند و چرا استفاده از مدیریت فرآیند قرارداد با BPMS می‌تواند جایگزین مناسبی برای گردش‌های دستی و پراکنده باشد.

مدیریت قراردادها چه چالش‌هایی برای سازمان ایجاد می‌کند؟

در روش‌های سنتی، اطلاعات قرارداد معمولاً بین واحدها و ابزارهای مختلف پراکنده است. یک بخش از اطلاعات در فایل قرارداد، بخشی در Excel، بخشی در ایمیل و بخشی نیز در مکاتبات سازمانی قرار دارد.

برخی از مهم‌ترین چالش‌ها عبارت‌اند از:

• طولانی شدن زمان بررسی و تأیید قرارداد
• مشخص نبودن وضعیت لحظه‌ای قرارداد
• وابستگی زیاد فرآیند به پیگیری کارکنان
• تأخیر در ارجاع قرارداد بین واحدها
• فراموش شدن تاریخ‌های مهم و تعهدات
• دشواری پیگیری صورت‌وضعیت پیمانکاران
• ورود چندباره اطلاعات در سیستم‌های مختلف
• نبود گزارش دقیق از عملکرد فرآیند قرارداد
• دشواری شناسایی گلوگاه‌های فرآیند
• پراکندگی سوابق و مستندات

بنابراین برای بهبود مدیریت قراردادها، تنها دیجیتال کردن فایل قرارداد کافی نیست؛ بلکه باید فرآیند گردش قرارداد نیز دیجیتال و قابل کنترل شود.

BPMS چیست و چه نقشی در مدیریت قرارداد دارد؟

BPMS نرم‌افزاری برای طراحی، اجرا، مدیریت و پایش فرآیندهای کسب‌وکار است. در مدیریت قرارداد، BPMS می‌تواند گردش کار قرارداد را به یک فرآیند مشخص و قابل اجرا تبدیل کند.

بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) چیست؟

مراحل اصلی مدیریت قراردادها (پیمانکاری):

۱. درخواست، بررسی و انعقاد قرارداد

ثبت درخواست، بررسی فنی، مالی و حقوقی، تأیید، امضای قرارداد و ثبت آن.

۲. تضمین‌ها و شروع قرارداد

دریافت و کنترل تضمین‌های قراردادی، از جمله تضمین انجام تعهدات و تضمین پیش‌پرداخت، ابلاغ قرارداد، شروع اجرای تعهدات، پرداخت پیش‌پرداخت در صورت وجود.

۳. اجرای قرارداد و مدیریت صورت‌وضعیت

ثبت پیشرفت کار و صورت‌وضعیت‌های موقت، بررسی و تأیید فنی و مالی، اعمال کسورات قانونی و قراردادی، پرداخت مبلغ قابل پرداخت و مدیریت کسورات.

۴. کنترل تعهدات و تغییرات قرارداد

پایش تعهدات و مهلت‌ها، مدیریت تغییرات و اصلاحات، تمدید مدت قرارداد در صورت نیاز و طی فرآیندهای لازم.

۵. خاتمه، تسویه و الزامات بیمه‌ای

اتمام عملیات، تحویل موقت، تهیه و رسیدگی به صورت‌وضعیت قطعی، پیگیری ردیف پیمان و مفاصاحساب بیمه، حسب مورد، تسویه و تعیین تکلیف کسورات و تضمین‌ها.

۶. تحویل قطعی و بایگانی قرارداد

پایان دوره تضمین، تحویل قطعی، آزادسازی تضمین‌ها و کسورات طبق شرایط پیمان، تسویه نهایی و بایگانی سوابق.

در این مدل، سیستم بر اساس قواعد تعریف‌شده مشخص می‌کند فعالیت بعدی چیست و مسئول انجام آن چه کسی است.

به این ترتیب، مدیریت قرارداد از یک فرآیند وابسته به پیگیری افراد، به یک گردش کار ساختاریافته و قابل رهگیری تبدیل می‌شود.

کاربردهای BPMS در مدیریت قراردادها

۱. خودکارسازی گردش کار قرارداد

یکی از مهم‌ترین کاربردهای BPMS، خودکارسازی مسیر قرارداد است.

پس از ثبت درخواست، سیستم می‌تواند قرارداد را به‌صورت خودکار برای افراد و واحدهای مربوطه ارسال کند. پس از تکمیل هر مرحله نیز فعالیت بعدی بدون نیاز به پیگیری دستی فعال می‌شود.

این موضوع باعث می‌شود زمان زیادی که کارکنان برای هماهنگی، ارسال و پیگیری صرف می‌کنند کاهش پیدا کند.

2. تعریف مسیرهای مختلف برای قراردادها

همه قراردادها الزاماً به یک سطح از بررسی و تأیید نیاز ندارند.

در BPMS می‌توان قواعدی تعریف کرد که مسیر قرارداد بر اساس اطلاعات آن تغییر کند.

برای مثال:

قراردادهای با مبلغ پایین: مسیر تأیید کوتاه‌تر

قراردادهای با مبلغ بالا: ارجاع به مدیران ارشد

قراردادهای خاص: بررسی واحد حقوقی

قراردادهای پیمانکاری: اضافه شدن مراحل بررسی فنی و صورت‌وضعیت

در نتیجه، فرآیند متناسب با نوع و شرایط قرارداد اجرا می‌شود.

۳. جمع‌آوری استاندارد اطلاعات قرارداد

به‌جای دریافت اطلاعات از طریق ایمیل و فایل‌های مختلف، می‌توان یک فرم درخواست قرارداد ایجاد کرد.

در این فرم اطلاعاتی مانند نوع قرارداد، طرف قرارداد، مبلغ، مدت، واحد درخواست‌کننده، موضوع قرارداد و سایر اطلاعات موردنیاز دریافت می‌شود.

این کار باعث می‌شود اطلاعات موردنیاز از همان ابتدای فرآیند کامل و ساختاریافته جمع‌آوری شود.

۴. مدیریت و پیگیری صورت‌وضعیت‌ها

یکی از کاربردهای مهم BPMS در قراردادهای پیمانکاری، مدیریت گردش صورت‌وضعیت است. این موضوع به‌خصوص برای سازمان‌هایی که تعداد زیادی پیمانکار و قرارداد دارند، اهمیت زیادی دارد.

بیشتر بخوانید: چگونه با نرم‌افزار مدیریت فرآیند (BPMS) عملکرد سازمان خود را بهینه کنیم؟

۵. اتصال قرارداد به فرآیندهای مالی

قرارداد معمولاً از فرآیندهای مالی جدا نیست. با BPMS می‌توان گردش قرارداد را به فرآیندهایی مانند درخواست پرداخت، تأیید هزینه، صورت‌وضعیت و پرداخت متصل کرد.

در نتیجه، قرارداد از زمان ایجاد تا مرحله پرداخت، در یک زنجیره فرآیندی قابل پیگیری قرار می‌گیرد.

۶. هشدار و یادآوری خودکار

تاریخ پایان قرارداد، موعد تمدید، مهلت انجام تعهدات و سایر نقاط زمانی مهم را می‌توان در فرآیند تعریف کرد.

سیستم می‌تواند پیش از رسیدن موعد، به افراد مسئول هشدار دهد تا موارد مهم به دلیل فراموشی یا تأخیر پیگیری نشوند.

۷. مشاهده وضعیت لحظه‌ای قرارداد

در روش‌های سنتی، برای اطلاع از وضعیت یک قرارداد ممکن است لازم باشد از چند واحد مختلف استعلام گرفته شود.

در BPMS، مدیر می‌تواند مشاهده کند:

• قرارداد در چه مرحله‌ای است؟
• در اختیار چه کسی قرار دارد؟
• چه مدت در این مرحله مانده است؟
• مرحله بعدی چیست؟
• آیا فرآیند دچار تأخیر شده است؟

این شفافیت، مدیریت قرارداد را از حالت واکنشی خارج می‌کند.

۸. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های سازمان

BPMS می‌تواند فرآیند مدیریت قرارداد را با سایر سیستم‌های سازمان مانند CRM، ERP، اتوماسیون اداری، سیستم مالی و پایگاه‌های داده یکپارچه کند. به این ترتیب، اطلاعات موردنیاز قرارداد بدون ورود مجدد و به‌صورت خودکار بین سیستم‌ها تبادل می‌شود.

برای مثال، اطلاعات طرف قرارداد می‌تواند از CRM دریافت شود، اطلاعات مالی و پرداخت از سیستم مالی فراخوانی شود و مکاتبات مرتبط نیز در اتوماسیون اداری به فرآیند قرارداد متصل بماند. این یکپارچگی باعث می‌شود قرارداد، صورت‌وضعیت و پرداخت در یک زنجیره فرآیندی مرتبط قرار بگیرند و پراکندگی اطلاعات و خطای ناشی از ورود دستی کاهش پیدا کند.

مزایای استفاده از BPMS برای مدیریت قرارداد

کاهش زمان چرخه قرارداد

با حذف رفت‌وبرگشت‌های غیرضروری و ارجاع خودکار فعالیت‌ها، زمان انجام فرآیند کاهش پیدا می‌کند.

کاهش وابستگی به پیگیری افراد

کارکنان دیگر مجبور نیستند برای هر قرارداد مرتباً با واحدهای مختلف تماس بگیرند یا وضعیت آن را از طریق ایمیل پیگیری کنند.

کاهش خطاهای انسانی

ثبت ساختاریافته اطلاعات و اجرای مراحل بر اساس قوانین مشخص، احتمال خطا، فراموشی مراحل و ارجاع اشتباه را کاهش می‌دهد.

استانداردسازی فرآیند قرارداد

سازمان می‌تواند یک فرآیند استاندارد برای قراردادهای مختلف تعریف کند و در صورت نیاز، مسیرهای متفاوتی برای انواع قراردادها ایجاد کند.

شناسایی گلوگاه‌های فرآیند

با ثبت زمان انجام فعالیت‌ها، می‌توان مشخص کرد کدام مرحله یا واحد بیشترین تأخیر را ایجاد می‌کند.

افزایش شفافیت و قابلیت رهگیری

تمام فعالیت‌های انجام‌شده در فرآیند قابل مشاهده و بررسی هستند و مدیران دید دقیق‌تری نسبت به عملکرد قراردادها خواهند داشت.

گزارش‌گیری و تحلیل عملکرد

BPMS می‌تواند اطلاعات فرآیند را به گزارش و داشبورد تبدیل کند؛ برای مثال:

• تعداد قراردادهای در حال بررسی
• قراردادهای متوقف‌شده
• میانگین زمان تأیید
• تعداد صورت‌وضعیت‌های در انتظار بررسی
• عملکرد واحدها در فرآیند قرارداد

به این ترتیب، قرارداد به یک جزیره اطلاعاتی جداگانه تبدیل نمی‌شود و می‌تواند با سایر فرآیندهای سازمان در ارتباط باشد.

سخن پایانی

مدیریت قرارداد زمانی واقعاً کارآمد می‌شود که سازمان فقط به نگهداری اسناد قرارداد فکر نکند و کل فرآیند مرتبط با قرارداد را تحت کنترل داشته باشد. قرارداد از زمان درخواست تا بررسی، تأیید، امضا، اجرای تعهدات، دریافت صورت‌وضعیت و پرداخت، با واحدها و فرآیندهای مختلف سازمان در ارتباط است.

BPMS این زنجیره را به یک فرآیند دیجیتال، ساختاریافته، قابل رهگیری و قابل اندازه‌گیری تبدیل می‌کند. در نتیجه، سازمان می‌تواند زمان چرخه قرارداد را کاهش دهد، گلوگاه‌ها را شناسایی کند، پیگیری‌های دستی را کم کند، صورت‌وضعیت‌ها را منظم‌تر مدیریت کند و دید دقیق‌تری از عملکرد فرآیندهای قراردادی داشته باشد.

بنابراین برای سازمان‌هایی که قراردادها بخش مهمی از عملیات آن‌ها هستند، استفاده از BPMS برای مدیریت فرآیند قراردادها و صورت‌وضعیت‌ها صرفاً یک راهکار نرم‌افزاری نیست؛ بلکه راهی برای ایجاد کنترل، شفافیت و هماهنگی بیشتر در یکی از مهم‌ترین فرآیندهای سازمان است.

نرم‌افزار مدیریت فرآیند پیشرو با تبدیل چرخه مدیریت قرارداد به یک فرآیند یکپارچه و قابل رهگیری، به سازمان‌ها کمک می‌کند مراحل انعقاد قرارداد، تأییدها، صورت‌وضعیت، کسورات، پرداخت و تمدید را بدون پیگیری‌های پراکنده مدیریت کنند.

پیشرو همچنین با یکپارچه‌سازی فرآیند قرارداد با واحدهای فنی، مالی، حقوقی و مدیریتی، ورود مجدد اطلاعات و پیگیری‌های دستی را کاهش می‌دهد. به این ترتیب، سازمان می‌تواند مدیریت قرارداد و صورت‌وضعیت‌ها را سریع‌تر، دقیق‌تر و با کنترل بیشتری انجام دهد.

با نسخه 4.15.11 نرم افزار هوشمند مدیریت فرایندهای کسب و کار پیشرو بیشتر آشنا شوید.

قیمت