محیط طراحی فرایند در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو (نسخه4)مقالات کاربردی

بخش طراحی فرآیندها در نرم‌افزار BPMS پیشرو یکی از قدرتمندترین و کاربرپسندترین محیط‌های مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار در میان سیستم‌های BPMS بومی ایران است. این بخش با رابط کاربری کاربرپسند و حرفه ای به گونه ای طراحی شده تا تجربه‌ای روان و بدون پیچیدگی برای مدیران فرآیند، تحلیلگران کسب‌وکار و متخصصان IT و صنایع فراهم کند.

این بخش، یک فضای کاملاً گرافیکی و بصری بر پایه استاندارد BPMN 2.0 است که به کاربران اجازه می‌دهد فرایندهای سازمانی را بدون نیاز به دانش فنی یا آموزش‌های پیچیده طراحی و پیاده‌سازی کنند.

در این محیط، فرایندها می‌توانند به‌صورت ساختاریافته با پایگاه‌های داده و سرویس‌های API در تعامل باشند؛ به این معنا که در نقاط مشخصی از فرایند، امکان دریافت یا ارسال اطلاعات به سیستم‌های دیگر سازمانی وجود دارد، بدون اینکه منطق فرایند پیچیده شود. این یکپارچگی به‌صورت کنترل‌شده و کاملاً هماهنگ با ساختار استاندارد فرایند انجام می‌شود.

در ادامه، به بررسی دقیق‌تر ویرایشگر گرافیکی BPMN، ابزارهای پیشرفته و قابلیت‌های منحصربه‌فرد این بخش در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو خواهیم پرداخت.

قسمت مدیریت فرایندها (Process Management)

- فقط با وارد کردن نام و توضیحات، آسان و سریع فرایند جدید بسازید و وارد پنل طراحی شوید.

- با قابلیت گروه‌بندی می توانید فرایندها را دسته‌بندی کنید تا مدیریت و جستجو در سازمان‌های بزرگ آسان‌تر شود.

- قالب تعریف کنید و از قالب‌های از پیش تعریف‌شده استفاده کنید تا سرعت طراحی فرایندهای تکراری به طور چشمگیری افزایش یابد.

- با قابلیت ایمپورت/اکسپورت BPMN، مدل‌ها را از دیگر ابزارهای طراحی و مدل سازی فرایند، وارد کنید یا خروجی استاندارد بگیرید.

- با قابلیت ایمپورت/اکسپورت کامل فرایندها را از سیستمی دیگر، فرایند وارد کنید یا خروجی استاندارد بگیرید.مناسب برای همکاری و انتقال بین سیستم‌های سازمان.

- در بخش بایگانی فرایند، فرایندهای غیرفعال را آرشیو کنید تا سیستم مرتب بماند و در آینده قابل بازیابی باشند.

- پس از تست، فقط با امکان حذف کارها، کارهای آزمایشی را حذف کنید تا فرایند برای اجرای واقعی آماده شود.

- جهت تضمین نظارت مداوم و واکنش سریع به مسائل برای هر فرایند مدیر نظارتی تعریف کنید و نوتیفیکیشن دریافت کنید.

صفحه طراحی فرایندها (Process Designer)

نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو، محیط طراحی حرفه‌ای اما ساده‌ای ارائه می‌دهد که کاملاً بر پایه درگ‌اند‌دراپ (کشیدن و رها کردن) ساخته شده و بسیار کاربرپسند است. تمام ابزارهای مورد نیاز طراحی در نوار ابزار به راحتی در دسترس هستند و ابزارهای پرکاربرد را می‌توانید پین کنید تا همیشه در مقابل دیدتان بمانند. همچنین قابلیت‌های زوم، جابجایی آزادانه فرایند روی صفحه و نمایش مینی‌مپ فرایند، کار با مدل‌های بزرگ و پیچیده را بسیار راحت می‌کند.

بیشتر بخوانید: طراحی فرایند چیست؟ اهمیت، تعاریف و اصول آن در کسب و کار

مهم ترین قابلیت ها و امکانات در صفحه طراحی فرایند:

ویژگی‌های عناصر BPMN در محیط طراحی نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو

رویدادهای شروع (Start Events):

• رویداد شروع ساده 
• رویداد شروع پیام 
• رویداد شروع زمانی 
• رویداد شروع شرطی
• رویداد شروع سیگنال 

رویدادهای میانی (Intermediate Events):

• رویداد زمان میانی
• رویداد میانی سیگنال دریافتی
• رویداد میانی سیگنال ارسالی
• رویداد میانی پیام دریافتی
• رویداد میانی پیام ارسالی
• رویداد میانی شرطی

رویدادهای پایانی (End Events):

• رویداد پایان
• رویداد پایانی پیام
• رویداد پایانی خطا
• رویداد پایانی نهایی
• رویداد پایانی سیگنال

وظایف (Tasks):

پشتیبانی از فرم وظیفه، وظیفه دستی، وظیفه اسکریپت و وظایف ترتیبی.

نقاط شرطی (Gateway):

• نقطه شرطی تکی
• نقطه شرطی چندتایی
• نقطه شرطی موازی
• نقطه شرطی مبتنی بر رویداد

زیرفرایندها (Sub-Process):

پشتیبانی از زیرفرایندها (Sub-Process) که تقسیم فرایندهای بزرگ و پیچیده به ماژول‌های کوچک‌تر و مستقل را فراهم می‌کنند تا مدل اصلی فرایند همواره خلوت، خوانا و قابل نگهداری باقی بماند. این قابلیت امکان استفاده مجدد از بخش‌های تکراری، ساده‌سازی طراحی و نگهداری آسان‌تر فرایندها را فراهم می‌کند. 

تسک‌های موازی (Parallel Tasks)، تسک‌های ترتیبی (Sequential Tasks) و حلقه‌ها (Loops):

امکان استفاده از Standard Loop (تکرار شرطی) و Multi-Instance Loop (موازی یا ترتیبی)  در تسک‌ها (مانند User Task یا Script Task) وساب‌فرایندها در محیط طراحی فرایند پیشرو فراهم شده است.

تسک‌های موازی امکان اجرای همزمان چندین نفر روی یک وظیفه را می‌دهند، مانند انجام هم‌زمان بررسی و تأیید در یک فرایند، که پس از انجام توسط افراد، فرایند به مرحله بعد می رود. این ویژگی، کارایی عملیات گروهی را افزایش می‌دهد.

تسک‌های ترتیبی امکان اجرای پشت سرهم چندین نفر روی یک وظیفه را می دهند، یعنی پس از انجام توسط یک شخص، همان وظیفه به شخص بعدی منتقل می شود و درنهایت پس از اجرای همه افراد درگیر آن وظیفه، تسک انجام می شود.

حلقه‌ها امکان تعریف تکرار بر روی یک وظیفه را می دهند، این تکارر می تواند مبتنی بر تعداد مشخص باشد و همچنین میتوان شرط خروج از حلقه برای آن تعریف کرد، در نتیجه بدون نیاز به استفاده از ترکیب نقطه شرطی و تسک عادی، صرفا با استفاده از یک تسک می توانید این ویژگی را در طراحی فرایند ایجاد کنید.

ویژگی های پیشرفته

1. با قابلیت فراخوانیAPI ، به سادگی در وسط چرخه فرایند، یک API خارجی را فراخوانی کنید، داده به آن ارسال نمایید یا پاسخ و داده دریافت کنید. قابلیتی ایده‌آل برای یکپارچه‌سازی سریع با سیستم‌های خارجی بدون نوشتن کد.

ویدئوی معرفی افزونه ارتباط با API در مدیریت فرایند پیشرو

2. امکان دریافت و پردازش ایمیل‌ها مستقیماً در جریان فرایند.

3. دارای ویژگی اتصال به پایگاه‌های داده (Database Connection)، تا به راحتی در چرخه فرایند به پایگاه‌های داده‌ای مانند SQL Server، MySQL، SQLite و Oracle متصل شوید، کوئری اجرا کنید و داده ارسال یا دریافت نمایید. بدون نیاز به کدنویسی پیچیده برای عملیات دیتابیس.

ویدئوی معرفی افزونه ارتباط با پایگاه داده و اجرای کوئری در مدیریت فرایند پیشرو

4. نرم‌افزار امکان دریافت ورودی مستقیم از طریق وب را فراهم می‌کند تا کاربران خارجی یا داخلی بتوانند بدون ورود به سیستم اصلی، فرایندها را از طریق لینک وب شروع کنند یا فرم‌ها را تکمیل نمایند.

ویدئوی معرفی افزونه ورودی وب در مدیریت فرایند پیشرو

5. پشتیبانی از یکپارچه‌سازی با ابزارهای RPA اجازه می‌دهد تا وظایف تکراری و تعامل با سیستم‌های قدیمی به صورت خودکار توسط ربات‌ها انجام شود و فرایندهای انسانی با اتوماسیون رباتیک ترکیب گردند.

ویدئوی معرفی افزونه ارتباط با RPA در مدیریت فرایند پیشرو

6. قابلیت تولید خروجی‌های چاپی سفارشی مانند گزارش‌ها، فاکتورها یا فرم‌های تأییدشده مستقیماً از داخل فرایند، با قالب‌بندی حرفه‌ای و ذخیره به صورت Word وPDF فراهم است.

ویدئوی معرفی افزونه خروجی چاپی آفیس در مدیریت فرایند پیشرو

7. ویژگی جریان هوشمند که می‌تواند کارهایی مثل استخراج داده، خلاصه‌سازی متن، تحلیل فایل‌های پی‌دی‌اف، پردازش تصاویر و ترتیب‌دهی داده‌ها را بدون نیاز به اسکریپت‌نویسی انجام دهد.

ویدئوی معرفی هوش مصنوعی در نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

8. قابلیت ورژنینگ با توانایی کنترل تغییرات و نسخه‌بندی فرایندها، جابجایی آسان بین نسخه‌های مختلف، دسترسی به تاریخچه تغییرات و امکان بازگشت به نسخه دلخواه فرایند.

ویدئوی معرفی افزونه ورژنینگ پیشرفته در مدیریت فرایند پیشرو

سیستم اعلانات و اطلاع‌رسانی

• یکی از ویژگی‌های کلیدی در چرخه‌های فرایند، اطلاع‌رسانی به‌موقع به افراد درگیر، مدیر فرایند و مدیر سیستم است تا همواره از اتفاقات مهم و وضعیت گردش کار آگاه باشند.
• نرم‌افزار پیشرو امکان تنظیم و ارسال نوتیفیکیشن‌های متنوع را به روش‌های مختلف فراهم می‌کند و تقریباً تمامی نیازهای اطلاع‌رسانی را پوشش می‌دهد.
• نوتیفیکیشن داخلی سیستم: سیستم دارای یک مکانیزم نوتیفیکیشن داخلی است که تمام اعلان‌ها را در محیط نرم‌افزار (به صورت آیکون زنگوله) به صورت لحظه ای نمایش می‌دهد و کاربران می‌توانند به راحتی آن‌ها را مشاهده و مدیریت کنند.
• ارسال و دریافت ایمیل: امکان ارسال ایمیل‌های سفارشی مستقیماً از داخل فرایند، برای اطلاع‌رسانی خودکار، تأییدیه‌ها و مکاتبات رسمی. (افزونه ارسال ایمیل)
• ارسال و دریافت پیام به/از پیام‌رسان‌ها: پشتیبانی از ارسال پیام به پیام‌رسان‌های محبوب بله، تلگرام و گپ، برای اطلاع‌رسانی فوری و تعامل مستقیم با کاربران.
• ارسال پیامک: امکان ارسال پیامک به صورت تسک مستقل یا به عنوان اعلان وظیفه در تسک‌ها، مناسب برای اطلاع‌رسانی سریع و ضروری حتی خارج از محیط نرم‌افزار. (افزونه ارسال پیامک)
• اعلان‌های مبتنی بر زمان و نقش: برای هر تسک می‌توانید اعلان‌های زمان‌محور (بر اساس مهلت اجرا، زمان اختتام یا تکمیل) را به نقش‌های مختلف سازمانی تنظیم کنید؛ همچنین امکان سفارشی‌سازی عنوان اعلان‌ها وجود دارد تا پیام‌ها دقیق‌تر و مرتبط‌تر باشند.

این قابلیت‌های جامع اطلاع‌رسانی، تضمین می‌کنند که هیچ رویداد مهمی در فرایندها از دید کاربران پنهان نماند و هماهنگی تیم به حداکثر برسد. (افزونه ارتباط با پیام رسان های بله و گپ و تلگرام)

قوانین اختصاص و ارجاع در گردش کار

نرم‌افزار پیشرو امکان اعمال قوانین اختصاص و ارجاعات متنوع را در گردش کار فراهم می‌کند تا فرایندها به صورت پویا و هوشمند مدیریت شوند. این ویژگی‌ها اجازه می‌دهند تا وظایف به افراد یا گروه‌های مناسب ارجاع داده شوند و جریان کار بهینه‌سازی گردد و هر نوع ارجاع به راحتی در سیستم قابل تعریف و استفاده باشد.

ارجاع وظایف می‌تواند بر اساس گزینه‌های زیر انجام شود:

• کاربران یا گروه‌ها (Users or Groups)
• کاربر وظیفه قبلی (Previous Task User)
• ایجادکننده درخواست (Request Creator)
• متغیر فرایند (Process Variable)
• قوانین (Rules)
• مدیر فرایند (Process Manager)
• سمت (Position)

علاوه بر انواع ارجاع، گزینه‌های پیشرفته زیر برای مدیریت دقیق‌تر اختصاص وظایف در دسترس هستند:

کارتابل مشترک: اجازه دسترسی مشترک چندین کاربر به وظیفه.

اختصاص به همان کاربر در برگشت: حفظ اختصاص به کاربر قبلی در صورت بازگشت وظیفه.

فعالسازی اختصاص مجدد: امکان اختصاص مجدد وظیفه به کاربر دیگر.

ارجاع به مدیر: ارجاع خودکار وظیفه به مدیر بر اساس چارت سازمانی

بیشتر بخوانید: افزونه چارت سازمانی و ارجاع به مدیر در مدیریت فرایند پیشرو

اختصاص فرم و اسکریپت به تسک‌ها

در محیط طراحی نرم‌افزار پیشرو، هر عنصر BPMN (مانند تسک‌ها و اسکریپت تسک ها و رویدادها) با توجه به نوع خود، ویژگی‌های اختصاصی خود را دارد. همچنین می توانید به سادگی فرم‌ها و اسکریپت‌های از پیش طراحی‌شده را به عناصر فرایند اختصاص دهید و فرایندها را جاری سازید.

به راحتی روی یک تسک عادی (مانند User Task) کلیک کنید و یکی از فرم‌های قبلاً طراحی‌شده را به آن اختصاص دهید. این ویژگی باعث می‌شود کاربران در زمان اجرای وظیفه، فرم مربوطه را مشاهده و تکمیل کنند.

در Script Task، می‌توانید اسکریپت‌هایی که قبلا نوشته و ذخیره کرده‌اید را به سادگی انتخاب و اختصاص دهید. این امکان اجرای منطق‌های سفارشی، محاسباتی را در هر فرایند فراهم می‌کند.

مدیریت زمان‌بندی و کنترل خطا

یکی از ویژگی‌های کلیدی در طراحی فرایند، امکان تعیین مهلت‌های اجرا و مدیریت زمان‌بندی دقیق است. این قابلیت به شما کمک می‌کند گلوگاه‌های فرایند را شناسایی و کنترل کنید تا کاربران در زمان مناسب وظایف را انجام دهند.

رویدادهای میانی زمان‌دار مبتنی بر تسک (Timer Boundary Events)

می‌توانید رویداد زمان‌دار را مستقیما روی تسک‌ها قرار دهید تا پس از گذشت مهلت مشخص، مسیر فرایند تغییر کند، نوتیفیکیشن ارسال شود یا اقدام دیگری انجام گیرد.

برای هر تسک می‌توانید مهلت اجرا (Deadline) تعیین کنید تا در صورت تأخیر، اعلان خودکار ارسال شود یا مسیر جایگزین فعال گردد.

امکان مدیریت و کنترل خطاها (Error Handling) با هدف اطمینان از اجرای پایدار فرایندها و کاهش تأثیر خطاها به خوبی فراهم شده است.

در صورت بروز خطاهای مهم، سیستم به‌طور خودکار به مدیر فرایند یا مدیر سیستم اطلاع‌رسانی می‌کند یا اقدام لازم را انجام می دهد یا تسک را دوباره تکرار می کند و خلاصه هر تصمیم با توجه طراحی و گردش فرایند. این قابلیت‌ها به فرایندها اجازه می‌دهند در برابر خطاهای احتمالی مقاوم باشند و با کمترین اختلال ادامه یابند.

ارتباط بین فرایندها 

نرم‌افزار پیشرو ابزارهای قدرتمندی برای برقراری ارتباط و تبادل داده بین فرایندهای مختلف فراهم می‌کند. این قابلیت‌ها اجازه می‌دهند فرایندها به صورت یکپارچه با یکدیگر تعامل داشته باشند و داده‌ها به راحتی بین آن‌ها جابه‌جا شود.

با قابلیت زیرفرایند (Sub-Process) به راحتی از داخل یک فرایند، فرایند دیگری را فراخوانی کنید، داده به آن ارسال نمایید و در نهایت داده بازگشتی را دریافت کنید. این روش برای فراخوانی فرایندهای مستقل و دریافت نتیجه مستقیم مناسب است و محدودیت سطح تو در تو ندارد.

با استفاده از رویدادهای سیگنال، ارتباط رویدادمحور (Event-Based) بین یک یا چند فرایند برقرار کنید.

این سیگنال‌ها امکان ارسال و دریافت داده بین فرایندها را به شکل broadcast یا هدفمند فراهم می‌کنند.

پیام‌ها (Message Events) در موارد زیر قابل استفاده هستند:

- بین دو Pool (مجموعه) مختلف در یک دیاگرام

- بین تسک‌ها یا نقاط مختلف درون یک Pool

چرا سازمان‌ها BPMS پیشرو را انتخاب می‌کنند؟

BPMS پیشرو صرفاً یک ابزار نرم‌افزاری نیست؛ بلکه یک راهکار جامع مدیریت فرایند است که به سازمان کمک می‌کند فرایندهای خود را شفاف‌تر، سریع‌تر و هوشمندانه‌تر اجرا کند. 

پشتیبانی تخصصی، توسعه مستمر، بومی‌سازی دقیق و انعطاف‌پذیری بالا باعث شده این نرم‌افزار انتخابی مطمئن برای سازمان‌هایی باشد که به دنبال تحول واقعی در مدیریت فرایندهای خود هستند.

برای کسب اطلاعات بیشتر ازBPMS هوشمند و یکپارچه پیشرو، اینجا کلیک کنید.

همین حالا با ما تماس بگیرید.

قیمت