داشبورد مدیریتی چیست؟ بررسی کاربردها و مزایامقالات کاربردی

در دنیای امروز که حجم داده‌های سازمانی به‌صورت تصاعدی در حال افزایش است، مدیران دیگر نمی‌توانند صرفاً با گزارش‌های سنتی و فایل‌های پراکنده، تصمیم‌های دقیق و به‌موقع اتخاذ کنند. با شکل‌گیری نیاز به تحلیل سریع اطلاعات و کنترل شاخص‌های کلیدی، مفهوم داشبورد مدیریتی به‌عنوان یک ابزار تحلیلی و تصمیم‌ساز وارد فضای مدیریت کسب‌وکار شد.

در این مطلب، به‌طور کامل به این پرسش پاسخ می‌دهیم که داشبورد مدیریتی چیست، چه کاربردهایی دارد و چرا استفاده از آن برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای امروزی ضروری است؛ همچنین با مزایا، قابلیت‌ها و نقش آن در بهبود مدیریت و افزایش بهره‌وری سازمان آشنا خواهیم شد.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی ابزاری است که تمام اطلاعات لازم برای مدیریت سازمان را با استفاده از نمودارها و به کمک اشکال گرافیکی به مدیریت (در برخی مواقع کاربران) نمایش می‌دهد. به صورتی که می‌توانند میزان پیشرفت یک پروژه و اطلاعات کلی آن را در یک نگاه به دست آورند.

در تعریفی دیگر، این داشبورد ابزاری برای کمک به تصمیم گیری است و مدیران را در جهت ردیابی عملکرد پروژه و تیم همراهی می‌کند.

ارائه گزارشات گرافیکی و زنده از اطلاعات در داشبوردهای مدیریتی باعث بینش داده ای از وضعیت موجود شده و روندها را به تصویر می کشد.

اهمیت استفاده از داشبوردهای مدیریتی

داشبورد مدیریتی با تجمیع داده‌های پراکنده سازمان و نمایش آن‌ها در یک محیط واحد، به مدیران کمک می‌کند تا در یک نگاه، تصویری شفاف از وضعیت کسب‌وکار خود داشته باشند. این ابزار با تحلیل و نمایش همزمان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، درک اطلاعات پیچیده را ساده کرده و تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌سازد.

نمایش داده‌های لحظه‌ای در کنار روندهای تاریخی، امکان نظارت مستمر بر عملکرد سازمان را فراهم می‌کند و به مدیران این قدرت را می‌دهد که به‌موقع واکنش نشان دهند. به همین دلیل، داشبوردهای مدیریتی به یکی از ضروری‌ترین ابزارهای مدیریت مدرن تبدیل شده‌اند و نقش کلیدی در بهبود کنترل، تحلیل و برنامه‌ریزی هوشمندانه سازمان‌ها ایفا می‌کنند.

شاخص های عملکرد در داشبوردهای مدیریتی چگونه تعیین می‌شود؟

داشبورد مدیریتی به‌طور مستقیم با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ارتباط دارد. KPI که مخفف Key Performance Indicators است، معیارهایی کمی و قابل اندازه‌گیری برای سنجش عملکرد افراد، تیم‌ها و کل سازمان محسوب می‌شود.

در عمل، KPIها در داشبورد مدیریتی به‌صورت شاخص‌های عددی، نمودارها و وضعیت‌های قابل فهم نمایش داده می‌شوند تا مدیر بتواند در یک نگاه وضعیت عملکرد را ارزیابی کند. هر KPI مستقیماً به یک هدف مشخص سازمانی متصل است و داده‌های آن به‌صورت خودکار از سیستم‌های عملیاتی جمع‌آوری می‌شود.

تعریف KPI در داشبورد مدیریتی بر اساس اهداف سازمان

در داشبوردهای مدیریتی، KPIها بر اساس اهداف سازمان تعریف می‌شوند؛ اهدافی مانند افزایش سودآوری، بهبود بهره‌وری یا ارتقای رضایت مشتری. بسته به نوع فعالیت، شاخص‌ها می‌توانند متفاوت باشند. برای مثال، KPIهای ورودی بر منابع مصرف‌شده مانند نوع، مقدار و کیفیت تمرکز دارند، در حالی که KPIهای خروجی میزان کار انجام‌شده یا حجم تولید را اندازه‌گیری می‌کنند.

نحوه انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد برای داشبورد مدیریتی مؤثر

برای طراحی یک داشبورد مدیریتی مؤثر، ابتدا باید اهداف سازمان به‌روشنی مشخص شوند و سپس شاخص‌هایی انتخاب شوند که نشان‌دهنده میزان موفقیت فعالیت‌ها در مسیر تحقق این اهداف باشند. این شاخص‌ها باید شفاف و قابل فهم باشند، به‌گونه‌ای که هر فرد بتواند تأثیر عملکرد خود را در پیشرفت سازمان مشاهده کند.

بیشتر بخوانید: شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟ بررسی تعریف، اهمیت و انواع KPI

ویژگی هایی که داشبورد مدیریتی باید داشته باشد:

1. سادگی و شفافیت در طراحی داشبورد مدیریتی

داشبورد مدیریتی باید اطلاعات را به‌صورت ساده، واضح و قابل درک نمایش دهد تا مدیران بتوانند در کمترین زمان، وضعیت عملکرد سازمان را تحلیل کنند.

2. پایش هدفمند شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

یک داشبورد مدیریتی مناسب، KPIهای مرتبط با اهداف سازمان را به‌صورت متمرکز نمایش می‌دهد و امکان ارزیابی دقیق عملکرد واحدها و فرآیندها را فراهم می‌سازد.

3. به‌روزرسانی و پردازش داده‌ها به‌صورت لحظه‌ای (Real-time)

نمایش داده‌های لحظه‌ای در داشبورد مدیریتی باعث می‌شود مدیران تصمیم‌های سریع، به‌موقع و مبتنی بر داده‌های واقعی اتخاذ کنند.

4. یکپارچه‌سازی اطلاعات از نرم‌افزارها و پایگاه‌های داده مختلف

داشبورد مدیریتی باید بتواند داده‌ها را از سیستم‌هایی مانند ERP، CRM، نرم‌افزارهای مالی و منابع انسانی دریافت کرده و در یک محیط واحد نمایش دهد.

5. قابلیت فیلتر و شخصی‌سازی اطلاعات برای کاربران مختلف

با امکان فیلترگذاری و شخصی‌سازی، هر مدیر یا کاربر می‌تواند اطلاعات مورد نیاز خود را متناسب با نقش و سطح دسترسی مشاهده کند.

6. امنیت و دسترسی پایدار به اطلاعات مدیریتی

یک داشبورد مدیریتی حرفه‌ای باید امنیت داده‌ها را تضمین کرده و دسترسی پایدار و ۲۴/۷ به اطلاعات حیاتی سازمان را فراهم نماید.

بیشتر بخوانید: مزایای نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS)

انواع داشبورد مدیریتی و کاربردهای آن

۱. داشبورد عملیاتی

داشبورد عملیاتی با هدف نظارت بر عملیات روزمره و شناسایی سریع مشکلات تأثیرگذار بر بهره‌وری یا کارایی طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل نرخ‌های تولید، سطوح موجودی، معیارهای مالی و رضایت مشتری می‌شود. 

برای مثال، یک کارخانه تولیدی ممکن است از داشبورد عملیاتی تولیدی برای پیگیری زمان توقف ماشین‌آلات، خروجی تولید و معیارهای کنترل کیفیت استفاده کند.

۲. داشبورد مالی برای مدیریت

داشبورد مالی برای مدیریت با هدف ارائه نمای واقعی‌زمان از عملکرد مالی شرکت طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل درآمد، هزینه‌ها، حاشیه سود، جریان نقدینگی و سطوح بدهی می‌شود (و می‌توانید بیش از ۲۰ KPI مالی دیگر را کاوش کنید). 

برای مثال، مدیر مالی (CFO) ممکن است از داشبورد مالی برای نظارت بر رشد درآمد، روند هزینه‌ها و نسبت‌های مالی استفاده کند.

۳. داشبورد اجرایی

داشبورد اجرایی با هدف ارائه نمای کلی سطح بالا از عملکرد کلی سازمان طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل درآمد، سود، سهم بازار، رضایت مشتری، رضایت کارکنان و نسبت‌های مالی می‌شود. 

برای مثال، مدیرعامل (CEO) ممکن است از داشبورد اجرایی برای نظارت بر شاخص‌های عملکرد کلیدی، شناسایی روندها و اتخاذ تصمیمات استراتژیک استفاده کند.

۴. داشبورد مدیریت بازاریابی

داشبورد مدیریت بازاریابی با هدف پیگیری کمپین‌های بازاریابی، جذب مشتری و آگاهی از برند طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل ترافیک وب‌سایت، تعامل رسانه‌های اجتماعی، تولید lead، نرخ تبدیل و ارزش طول عمر مشتری می‌شود. 

برای مثال، مدیر بازاریابی ممکن است از داشبورد برای تحلیل عملکرد کمپین‌های ایمیل مارکتینگ، پیگیری ترافیک وب‌سایت و اندازه‌گیری دسترسی رسانه‌های اجتماعی استفاده کند.

۵. داشبورد منابع انسانی (HR)

داشبورد منابع انسانی (HR) با هدف پیگیری عملکرد کارکنان، تلاش‌های استخدام و ابتکارات مدیریت استعداد طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل نرخ turnover کارکنان، زمان پر کردن موقعیت‌های خالی، رضایت کارکنان، نرخ تکمیل آموزش و معیارهای تنوع و شمولیت می‌شود (و می‌توانید معیارهای HR دیگر را کاوش کنید). 

برای مثال، مدیر منابع انسانی ممکن است از داشبورد برای نظارت بر رضایت کارکنان، پیگیری معیارهای استخدام و تحلیل اثربخشی آموزش استفاده کند.

۶. داشبورد مدیریت فروش

داشبورد مدیریت فروش با هدف نظارت بر عملکرد فروش، پیگیری pipeline فروش و شناسایی فرصت‌های رشد طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل درآمد فروش، quotaهای فروش، هزینه جذب مشتری، میانگین اندازه معامله و نرخ برد می‌شود. 

برای مثال، مدیر فروش ممکن است از داشبورد برای پیگیری عملکرد تیم فروش، نظارت بر مراحل pipeline فروش و شناسایی نشت‌های احتمالی درآمد استفاده کند.

۷. داشبورد خدمات مشتری

داشبورد خدمات مشتری با هدف اندازه‌گیری رضایت مشتری، پیگیری درخواست‌های پشتیبانی مشتری و شناسایی زمینه‌های بهبود طراحی شده است. معیارهای کلیدی آن شامل امتیازات رضایت مشتری، نرخ حل در اولین تماس، میانگین زمان پاسخ و نرخ churn مشتری می‌شود. 

برای مثال، مدیر خدمات مشتری ممکن است از داشبورد برای پیگیری حجم تیکت‌های پشتیبانی مشتری، اندازه‌گیری نرخ حل در اولین تماس و تحلیل بازخورد مشتریان استفاده کند.

مزایای داشبوردهای مدیریتی برای سازمان

1. مدیریت یکپارچه اولویت‌های کلان سازمان و واحدها

2. تجمیع و نمایش اطلاعات پراکنده در یک نمای واحد

3. اتصال و دریافت داده از نرم‌افزارهای مختلف سازمانی

4. دسترسی سریع و لحظه‌ای به اطلاعات و KPIهای مهم

5. پایش مستمر وضعیت پروژه‌ها و برنامه‌های اجرایی

6. پیگیری اقدامات و تصمیمات جلسات مدیریتی

7. تصمیم‌گیری دقیق‌تر بر اساس داده‌های تحلیلی

8. افزایش شفافیت عملکرد و هماهنگی بین واحدها

معایب در صورت عدم انتخاب صحیح

1. طراحی داشبوردهای بسیار شکیل یا بی‌نظم و به هم ریخته که هر دو نوع آن سبب می‌گردد استفاده از داشبورد مدیریتی سخت شود و از هدف خود فاصل گیرد.

2. ارائه اطلاعات بصری بسیار زیاد و ترکیب داده‌های خام و بلا استفاده با داده‌های مورد نیاز کسب و کار و یا عدم ارائه اطلاعات کافی از داده‌های زیر مجموعه یک کلان داده

3. ارائه نادرست یا ناقص داده‌ها در داشبورد یا حذف داده‌های مرتبط که منجر به تجزیه و تحلیل نادرست می‌شود.

4. عدم ایجاد بستر ارتباطی لازم میان شاخص‌های کلیدی عملکرد و داده‌های کسب و کار

نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

در نرم‌افزار مدیریت فرایند پیشرو، شما می‌توانید از این داشبوردهای پیشرفته و قدرتمند بهره ببرید و دقیقاً بر اساس نیازهای کسب‌وکارتان، با استفاده از داشبوردها و گزارش‌های سفارشی، تحلیل‌های عمیق و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه انجام دهید. 

با قابلیت‌هایی مانند اتصال آسان به منابع داده، ساخت نمودارها با Drag and Drop، هشدارهای هوشمند و کنترل دسترسی امن، همه چیز برای مدیریت هوشمند فرایندهای شما آماده‌ست!

برای آشنایی با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو اینجا کلیک کنید.

قیمت