اکسل یا BPMS؟ کدام برای مدیریت منابع انسانی مناسب‌تر است؟

BPMS (Business Process Management System) نرم‌افزاری است که فرآیندهای سازمان را طراحی، اجرا، کنترل و بهینه‌سازی می‌کند.

تحقیقات نشان می‌دهد که پیاده‌سازی BPMS می‌تواند به طور چشمگیری کارایی عملیات منابع انسانی را افزایش دهد. به عنوان مثال، یک مطالعه دانشگاهی نشان داد که استفاده از یک چارچوب یکپارچه شامل BPMS، زمان بازیابی داده‌ها را تا ۷۵٪ کاهش و نرخ استفاده از اطلاعات را از ۶۵٪ به ۸۸٪ افزایش داده است.

منبع: BPMS approach for optimizing HCS management

در حوزه منابع انسانی، BPMS فقط اطلاعات کارکنان را ذخیره نمی‌کند؛ بلکه تمام فرآیندهای منابع انسانی را به‌صورت خودکار اجرا می‌کند.

به عنوان مثال:

1. استخدام

2. جذب نیرو

3. مصاحبه

4. آنبوردینگ کارکنان

5. درخواست مرخصی

6. مأموریت

7. آموزش

8. ارزیابی عملکرد

9. تمدید قرارداد

10. تسویه حساب

همگی می‌توانند بدون نیاز به پیگیری دستی، طبق قوانین سازمان اجرا شوند.

اما این اتفاق در عمل به چه شکل انجام می‌شود:

فرض کنید فرآیند استخدام در سازمان شما شامل ۹ مرحله باشد.

در اکسل باید:

• فایل‌ها بین افراد مختلف ارسال شوند.

• وضعیت هر متقاضی به‌صورت دستی ثبت شود.

• مسئول منابع انسانی دائماً پیگیری کند.

اما در BPMS:

• فرم درخواست استخدام تکمیل می‌شود.

• وظایف به‌صورت خودکار به مدیر مربوطه ارسال می‌شوند.

• پیامک یا ایمیل اطلاع‌رسانی ارسال می‌شود.

• زمان انجام هر مرحله کنترل می‌شود.

• همه سوابق در سیستم ثبت می‌شوند.

• مدیران وضعیت فرآیند را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده می‌کنند.