راهکار BPMS پیشرو در حوزه بهداشت و درمانراهکار پیشرو در صنایع مختلف

صنعت بهداشت و درمان، شامل بیمارستان‌ها، کلینیک‌ها و مراکز درمانی، با حجم بالای عملیات و پیچیدگی‌های متعدد روبه‌رو است.

از پذیرش بیمار گرفته تا درمان، هماهنگی بین واحدها، مدیریت پرونده‌ها و گزارش‌دهی پزشکی، همه نیازمند فرآیندهای منظم، شفاف و قابل پیگیری هستند. اجرای BPMS در این صنعت باعث می‌شود سازمان‌ها بتوانند کیفیت خدمات، رضایت بیماران و بهره‌وری پرسنل را به شکل قابل توجهی افزایش دهند.

در این مقاله قصد داریم فرآیندهای تخصصی حوزه بهداشت و درمان، چالش‌های رایج و ارزش BPMS در این محیط پیچیده را بررسی کنیم.

چالش‌ها و مشکلات رایج حوزه بهداشت و درمان بدون BPMS

۱. اعتباربخشی (Accreditation Process)

مدیریت مدارک و استانداردها در بخش‌های مختلف بیمارستان بدون سیستم یکپارچه زمان‌بر و پرخطاست. فرآیندهای ممیزی دستی باعث تأخیر و احتمال فراموشی اصلاحات ضروری می‌شوند. تولید گزارش‌های قابل ارائه به نهادهای نظارتی نیز اغلب ناقص و پراکنده است.

۲. انبار و ورود و خروج کالا (Inventory and Supply Management)

بدون BPMS، ردیابی لحظه‌ای داروها و تجهیزات دشوار است و احتمال کمبود یا مازاد کالا بالا می‌رود. ثبت دستی ورود و خروج باعث خطا و دوباره‌کاری می‌شود. هماهنگی بین بخش‌ها برای تخصیص منابع نیز زمان‌بر و ناپایدار است. سیستم یکپارچه BPMS جریان کار را خودکار و دقیق می‌کند.

۳. آموزش کارکنان و دوره‌های آموزشی (Staff Training and Development)

برنامه‌ریزی و پیگیری دوره‌های آموزشی به صورت دستی زمان‌بر و ناقص است و ممکن است کارکنان جلسات را فراموش کنند. ثبت حضور و پیشرفت آموزشی اغلب پراکنده و ناپایدار است. BPMS امکان مدیریت یکپارچه دوره‌ها و ردیابی کامل پیشرفت کارکنان را فراهم می‌کند.

4. ارزشیابی پرسنل (Staff Performance Evaluation)

ثبت اهداف و ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت دستی باعث خطا، تأخیر و عدم شفافیت می‌شود. تحلیل داده‌ها زمان‌بر و ناپایدار است و شناسایی نیازهای آموزشی دشوار می‌شود. BPMS امکان ثبت دیجیتال، تحلیل خودکار و ارائه بازخورد شفاف را فراهم می‌کند.

5. یکپارچگی سیستم‌ها و داده‌ها (System and Data Integration)

بسیاری از بیمارستان‌ها از سیستم‌های جداگانه‌ای استفاده می‌کنند و این سیستم‌ها معمولاً به‌صورت جزیره‌ای عمل کرده و ارتباط کامل بین داده‌ها و نرم افزارهای HIS وجود ندارد. عدم ارتباط میان داده ها، پراکندگی اطلاعات، تأخیر در تصمیم‌گیری و افزایش خطاهای انسانی را در پی خواهد داشت.

BPMS این سیستم‌ها را به یک گردش کار یکپارچه و خودکار تبدیل می‌کند و دسترسی لحظه‌ای به اطلاعات دقیق را فراهم می‌نماید.

بیشتر بخوانید: به روزترین و کاربردی ترین ویژگی ها در نسخه جدید نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو

فرآیندهای کلیدی قابل بهبود با  BPMS

فرایند اعتباربخشی (Accreditation Process)

فرایند اعتباربخشی شامل آماده‌سازی و ارزیابی استانداردهای داخلی بیمارستان بر اساس معیارهای ملی و بین‌المللی است. این فرایند شامل جمع‌آوری مدارک، مستندسازی فرایندها، ممیزی داخلی و پیاده‌سازی اصلاحات است.

اینگونه فرایندها با هدف تضمین رعایت استانداردهای کیفیت و ایمنی بیمار، افزایش شفافیت و بهبود عملکرد سازمان اجرا می‌شوند.

·        ثبت و مستندسازی دستورالعمل‌های پروتکل‌های ایمنی در بخش‌های مختلف بیمارستان

·        اجرای ممیزی داخلی خودکار با هشدارهای BPMS در صورت عدم انطباق

·        تولید گزارش خودکار برای ارائه به نهادهای نظارتی و استانداردسازی

فرایند انبار و ورود و خروج کالا (Inventory and Supply Management)

این فرایند شامل ثبت و کنترل ورود، ذخیره‌سازی و توزیع کالاها و تجهیزات پزشکی و دارویی در سراسر بیمارستان است. BPMS این امکان را فراهم می‌کند که کالاها به‌صورت لحظه‌ای ردیابی شوند و سطح موجودی بهینه حفظ گردد.

هدف از اجرای این فرایندها جلوگیری از کمبود یا مازاد تجهیزات و داروها، کاهش هدررفت منابع و افزایش دقت در سفارشات می‌باشد.

·        ثبت خودکار و فرایندی ورود و خرید داروها و تجهیزات به‌روزرسانی موجودی در لحظه

·        ارسال هشدار خودکار وقتی موجودی کالاها به حداقل تعیین شده رسید

·        گردش کار درخواست و تأیید تجهیزات بین بخش‌ها بدون مراجعه حضوری و با ثبت دیجیتال

فرایند آموزش کارکنان و دوره‌های آموزشی (Staff Training and Development)

این فرایند شامل برنامه‌ریزی، ثبت‌نام، اجرای دوره‌های آموزشی و پیگیری ارزیابی کارکنان می‌شود. BPMS امکان مدیریت یکپارچه دوره‌ها، اطلاع‌رسانی خودکار و ثبت پیشرفت کارکنان را فراهم می‌کند.

با هدف ارتقای مهارت و دانش کارکنان، تضمین رعایت پروتکل‌های درمانی و ایمنی صورت می‌گیرد.

·        برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی بر اساس نیاز هر واحد و نقش کارکنان

·        ارسال یادآوری خودکار برای ثبت‌نام و حضور کارکنان در دوره‌ها

·        ارزیابی آنلاین کارکنان پس از پایان دوره و ثبت نتایج در پرونده فردی

کمیته‌ها و صورت جلسات  (Committees and Meeting Management)

این فرایند شامل برنامه‌ریزی، ثبت و پیگیری جلسات کمیته‌های مختلف بیمارستان (مثل کمیته کیفیت، ایمنی یا HSE) است.

هدف این فرایندها،  افزایش نظم در جلسات، تضمین پیگیری مصوبات و بهبود هماهنگی بین واحدهاست.

·        ارسال خودکار دعوتنامه و یادآوری جلسه به اعضای کمیته

·        ثبت دیجیتال صورت‌جلسه و تخصیص وظایف به افراد مرتبط

·        پیگیری وضعیت اجرای مصوبات و گزارش‌گیری مدیریتی

ارزشیابی پرسنل (Staff Performance Evaluation)

فرایند شامل ثبت اهداف، ارزیابی عملکرد کارکنان، بازخورد و تحلیل نتایج است. BPMS امکان پیگیری مداوم عملکرد، ثبت ارزیابی‌ها و هشدار برای تکمیل ارزیابی‌ها را فراهم می‌کند.

·        ثبت خودکار اهداف فردی کارکنان و یادآوری دوره‌ای برای بررسی عملکرد

·        ایجاد فرم‌های ارزیابی دیجیتال و جمع‌آوری بازخورد مدیران و همکاران

شاخص‌های بیمارستانی (Hospital KPIs and Metrics)

فرایند شامل تعریف، جمع‌آوری و پایش شاخص‌های کلیدی عملکرد بیمارستان (مثل میانگین مدت اقامت، نرخ خطاهای دارویی، رضایت بیمار) است.

BPMS امکان گردآوری داده‌ها از سیستم‌های مختلف و ارائه داشبورد لحظه‌ای را فراهم می‌کند.

·        جمع‌آوری خودکار داده‌های بخش‌های مختلف و تولید نمودار شاخص‌ها

·        هشدارهای خودکار برای شاخص‌هایی که از حد استاندارد خارج شده‌اند

فرآیند گزارش‌دهی و داشبورد مدیریتی  (Reporting and Dashboards)

این فرآیند به مدیران مراکز درمانی امکان می‌دهد که داده‌های حیاتی بیمارستان را در قالب گزارش‌ها و داشبوردهای تحلیلی مشاهده کنند.

هدف اصلی، افزایش شفافیت، پایش مستمر عملکرد و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده است.

·        گزارش‌گیری دوره‌ای و اقدام اصلاحی

·        گزارش‌دهی به وزارت بهداشت یا سازمان‌های بیمه

فرآیندهای نظارتی

این دسته از فرآیندها به منظور پایش انطباق فعالیت‌های بیمارستان با استانداردهای ملی و بین‌المللی طراحی می‌شوند. هدف اصلی، تضمین کیفیت خدمات و رعایت قوانین و مقررات است.

·        رعایت پروتکل‌های بهداشتی و ایمنی بیمار

·        کنترل انطباق داروها و تجهیزات پزشکی

فرآیندهای داخلی و مدیریتی

این فرآیندها شامل برنامه‌ریزی منابع انسانی، مدیریت مالی، تخصیص بودجه و بهینه‌سازی استفاده از تجهیزات بیمارستانی هستند. هدف اصلی، افزایش کارایی و استفاده بهینه از منابع است.

·        مدیریت منابع انسانی در بیمارستان

·        مدیریت بودجه و تخصیص منابع

·        مدیریت پروژه‌های داخلی بیمارستان

فرآیندهای امنیتی

این فرآیندها بر حفاظت از اطلاعات بیماران و کنترل دسترسی به داده‌ها و سامانه‌های بیمارستانی تمرکز دارند. هدف، جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، کاهش ریسک نشت اطلاعات و رعایت محرمانگی پزشکی است.

·        کنترل دسترسی به پرونده‌های پزشکی

·        مدیریت رخدادهای امنیتی

·        مانیتورینگ دوربین‌ها و هشدارهای خودکار

مزایای پیاده‌سازی BPMS در بیمارستان‌ها و مراکز درمانی

پیاده‌سازی سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) در بیمارستان ها و مراکز درمانی مزایای زیر را به دنبال خواهد داشت:

• افزایش بهره‌وری و بهینه‌سازی منابع
• کاهش خطاهای انسانی و دوباره‌کاری
• بهبود کیفیت خدمات و رضایت بیماران
• یکپارچه‌سازی فرایندها و داده‌ها ( HIS و سایر سیستم‌ها)
• مدیریت شفاف اعتباربخشی و استانداردها
• پیگیری و تحلیل دقیق عملکرد کارکنان و دوره‌های آموزشی
• پایش لحظه‌ای شاخص‌های کلیدی عملکرد و پشتیبانی تصمیم‌گیری مدیریتی
• هماهنگی خودکار بین واحدهای مختلف بیمارستان

نقش نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو در صنعت بهداشت و درمان کشور

شرکت داده پردازان پیشرو با بیش از یک دهه تجربه تخصصی در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM)، توانسته است راهکارهایی بومی و یکپارچه همچون داشبوردهای مدیریتی مبتنی بر شاخص های عملکردی در سامانه هایی بیمارستانی در کشور ارائه دهد.

بیمارستان ها و مراکز درمانی می‌توانند با بهره‌گیری از تخصص تیم ما در پیاده‌سازی و دیجیتال‌سازی فرآیندها به سطح بالاتری از هماهنگی سازمانی، کاهش خطاهای انسانی و ارتقای تجربه کاربران دست یابند.

با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو آشنا شوید.

برای دریافت مشاوره تخصصی و دمو نرم افزار، همین حالا با ما تماس بگیرید.

قیمت