سالهاست که Microsoft Excel یکی از پرکاربردترین ابزارها برای مدیریت اطلاعات در سازمانها محسوب میشود. بعضی از واحدهای منابع انسانی نیز برای ثبت اطلاعات کارکنان، مدیریت مرخصیها، محاسبه اضافهکاری، ارزیابی عملکرد و حتی پیگیری فرآیند استخدام از اکسل استفاده میکنند.
اما سؤال اینجاست؛ آیا اکسل هنوز هم بهترین انتخاب برای مدیریت منابع انسانی است؟
با رشد سازمانها، افزایش تعداد کارکنان و پیچیدهتر شدن فرآیندهای منابع انسانی، فایلهای اکسل کمکم به مجموعهای از اطلاعات پراکنده، نسخههای متعدد و فرمولهای پیچیده تبدیل میشوند که مدیریت آنها زمانبر و پرخطاست. در چنین شرایطی، بسیاری از سازمانها به سمت نرمافزارهای مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPMS) حرکت میکنند تا فرآیندهای منابع انسانی را بهصورت خودکار، استاندارد و قابل کنترل اجرا کنند.
در این مقاله بررسی میکنیم که اکسل و BPMS چه تفاوتهایی دارند، هرکدام برای چه سازمانهایی مناسب هستند و در چه زمانی بهتر است از اکسل به یک نرمافزار BPMS مهاجرت کنید.
اکسل چه کاربردی در مدیریت منابع انسانی دارد؟
اکسل ابزاری انعطافپذیر و کمهزینه است که تقریباً در هر سازمانی پیدا میشود. به همین دلیل بسیاری از کسبوکارهای کوچک، فعالیتهای اولیه منابع انسانی را با آن مدیریت میکنند.
رایجترین کاربردهای اکسل در واحد منابع انسانی عبارتاند از:
- ثبت اطلاعات کارکنان
- مدیریت مرخصیها
- ثبت حضور و غیاب
- محاسبه اضافهکاری
- تهیه گزارشهای ساده
- ارزیابی عملکرد کارکنان
- ثبت اطلاعات آموزشی
در سازمانهای کوچک، این روش میتواند تا حدی پاسخگوی نیازها باشد؛ اما هرچه تعداد کارکنان و حجم اطلاعات افزایش پیدا کند، محدودیتهای اکسل نیز بیشتر خود را نشان میدهد.
چرا در مدیریت منابع انسانی با اکسل به چالش میافتیم؟
اکسل برای تحلیل داده فوقالعاده است، اما برای اجرای فرایندهای منابع انسانی طراحی نشده است!
۱. احتمال بالای خطای انسانی
تمام اطلاعات در اکسل بهصورت دستی وارد یا ویرایش میشوند. یک اشتباه کوچک در فرمول یا ورود اطلاعات میتواند روی گزارشها، حقوق و دستمزد یا تصمیمات مدیریتی اثر بگذارد.
۲. نبود گردش کار (Workflow)
فرض کنید کارمند درخواست مرخصی ثبت میکند.
این مراحل در اکسل بهصورت دستی انجام میشوند:
- اطلاعات ثبت شود.
- مدیر مطلع شود.
- تأیید انجام شود.
- واحد منابع انسانی اطلاع پیدا کند.
۳. نسخههای متعدد فایلها
وقتی چندین نفر روی یک فایل کار میکنند، کنترل نسخه به یک کابوس تبدیل میشود. چندین نسخه مختلف از یک فایل ایجاد میشود و هیچکس مطمئن نیست که آخرین نسخه کدام است.
4. امنیت پایین اطلاعات
اطلاعات منابع انسانی جزو محرمانهترین اطلاعات هر سازمان هستند. در اکسل کنترل سطح دسترسی کاربران، ثبت تغییرات، تاریخچه ویرایشها و مدیریت مجوزها بسیار محدود است و ریسک افشای اطلاعات افزایش پیدا میکند.
5. نبود گزارشهای لحظهای
در اکسل گزارشها معمولاً پس از جمعآوری اطلاعات تهیه میشوند. در نتیجه مدیران همیشه با اطلاعاتی مواجه هستند که مربوط به گذشته است، نه وضعیت لحظهای سازمان.
6. مقیاسناپذیری
با افزایش تعداد کارکنان و پروژههای همپوشان، مدیریت دادهها در اکسل به طرز فزایندهای دشوار، کند و مستعد خطا میشود.
BPMS چگونه به کمک مدیریت منابع انسانی میآید؟
BPMS (Business Process Management System) نرمافزاری است که فرآیندهای سازمان را طراحی، اجرا، کنترل و بهینهسازی میکند.
تحقیقات نشان میدهد که پیادهسازی BPMS میتواند به طور چشمگیری کارایی عملیات منابع انسانی را افزایش دهد. به عنوان مثال، یک مطالعه دانشگاهی نشان داد که استفاده از یک چارچوب یکپارچه شامل BPMS، زمان بازیابی دادهها را تا ۷۵٪ کاهش و نرخ استفاده از اطلاعات را از ۶۵٪ به ۸۸٪ افزایش داده است.
منبع: BPMS approach for optimizing HCS management
در حوزه منابع انسانی، BPMS فقط اطلاعات کارکنان را ذخیره نمیکند؛ بلکه تمام فرآیندهای منابع انسانی را بهصورت خودکار اجرا میکند.
به عنوان مثال:
- استخدام
- جذب نیرو
- مصاحبه
- آنبوردینگ کارکنان
- درخواست مرخصی
- مأموریت
- آموزش
- ارزیابی عملکرد
- تمدید قرارداد
- تسویه حساب
همگی میتوانند بدون نیاز به پیگیری دستی، طبق قوانین سازمان اجرا شوند.
اما این اتفاق در عمل به چه شکل انجام میشود:
فرض کنید فرآیند استخدام در سازمان شما شامل ۹ مرحله باشد.
در اکسل باید:
- فایلها بین افراد مختلف ارسال شوند.
- وضعیت هر متقاضی بهصورت دستی ثبت شود.
- مسئول منابع انسانی دائماً پیگیری کند.
اما در BPMS:
- فرم درخواست استخدام تکمیل میشود.
- وظایف بهصورت خودکار به مدیر مربوطه ارسال میشوند.
- پیامک یا ایمیل اطلاعرسانی ارسال میشود.
- زمان انجام هر مرحله کنترل میشود.
- همه سوابق در سیستم ثبت میشوند.
- مدیران وضعیت فرآیند را بهصورت لحظهای مشاهده میکنند.
بیشتر بخوانید: مهمترین فرایندهای منابع انسانی کدامند؟ چه نقشی در سازمان ایفا میکنند؟
چه زمانی باید از اکسل به BPMS مهاجرت کرد؟
اگر سازمان شما با یکی از شرایط زیر مواجه است، احتمالاً زمان استفاده از BPMS فرا رسیده است:
1. تعداد کارکنان در حال افزایش است.
2. فرآیندها بین چند واحد انجام میشوند.
3. حجم درخواستهای منابع انسانی زیاد شده است.
4. تأییدها زمان زیادی میگیرند.
5. اطلاعات در فایلهای مختلف نگهداری میشوند.
6. گزارشگیری زمانبر است.
7. نیاز به ثبت سوابق و کنترل عملکرد دارید.
8. امنیت اطلاعات برایتان اهمیت دارد.
در چنین شرایطی، ادامه استفاده از اکسل نهتنها بهرهوری را افزایش نمیدهد، بلکه به مانعی برای رشد سازمان تبدیل میشود.
در نهایت کدام یک برای سازمان شما مناسب تر خواهد بود؟
واقعیت این است که با رشد سازمان، افزایش تعداد کارکنان و پیچیدهتر شدن فرآیندها، اکسل دیگر نمیتواند پاسخگوی نیازهای عملیاتی منابع انسانی باشد.
زمانی که فرآیندهایی مانند استخدام، مرخصی، ارزیابی عملکرد، آموزش، تمدید قرارداد و تسویهحساب بین چندین نفر و واحد مختلف جریان دارند، مدیریت آنها با فایلهای اکسل به معنای صرف زمان بیشتر، افزایش احتمال خطای انسانی، دشواری در پیگیری وضعیت درخواستها و نبود شفافیت در اجرای فرآیندها است.
در چنین شرایطی، سازمانها به ابزاری نیاز دارند که تنها اطلاعات را ذخیره نکند، بلکه بتواند فرآیندها را بهصورت استاندارد، هوشمند و خودکار اجرا کند. این همان نقطهای است که BPMS ارزش واقعی خود را نشان میدهد.
با استفاده از یک نرمافزار مدیریت فرایند، تمامی مراحل انجام کار بهصورت مکانیزه، قابل رهگیری و مطابق با قوانین سازمان اجرا میشود و مدیران نیز در هر لحظه دید کاملی نسبت به وضعیت فرآیندها خواهند داشت.
سخن پایانی
انتخاب بین اکسل و BPMS در واقع انتخاب بین مدیریت دستی فرآیندها و مدیریت هوشمند فرآیندها است.
نرمافزار مدیریت فرایند پیشرو این امکان را فراهم میکند که فرآیندهایی مانند استخدام، آنبوردینگ، مرخصی، مأموریت، ارزیابی عملکرد، آموزش، تمدید قرارداد و تسویهحساب کارکنان را بدون کدنویسی، بهصورت مکانیزه، استاندارد و قابل رهگیری طراحی و اجرا کنید.
با پیشرو، منابع انسانی از انجام کارهای تکراری فاصله میگیرد و زمان بیشتری برای توسعه سرمایه انسانی و تصمیمگیریهای راهبردی خواهد داشت.
اگر سازمان شما در حال رشد است و به دنبال افزایش بهرهوری، کاهش خطاها، تسریع انجام امور و ایجاد شفافیت در فرآیندهای منابع انسانی است، زمان آن رسیده که از محدودیتهای اکسل عبور کرده و به سمت یک راهکار تخصصی مدیریت فرایند حرکت کنید.
برای آشنائی بیشتر با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو اینجا کلیک کنید.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو