در بسیاری از سازمانها، اختلاف نظر میان واحدها، تأخیر در انجام فعالیتها، تصمیمگیریهای متناقض و وابستگی بیش از حد به افراد، از مهمترین عواملی هستند که بهرهوری فرایندهای کسبوکار را کاهش میدهند. دلیل اصلی این مسئله معمولاً نبود قوانین تصمیمگیری شفاف و استاندارد در فرایندهای سازمانی است. هنگامی که معیارهای تصمیمگیری بهصورت مکتوب، یکپارچه و قابل کنترل تعریف نشده باشند، هر واحد یا هر فرد بر اساس برداشت خود عمل میکند و همین موضوع باعث ایجاد تأخیر، خطا، دوبارهکاری و تعارضات بین واحدی میشود.
استانداردسازی قوانین تصمیمگیری یکی از مهمترین اصول مدیریت فرایندهای کسبوکار (BPM) است که در منابع معتبری مانند BPM CBOK، APQC و استانداردهای BPMN مورد تأکید قرار گرفته است.
در این مقاله بررسی خواهیم کرد که قوانین تصمیمگیری چیست، چرا استانداردسازی آنها برای سازمانها اهمیت دارد، چگونه باعث کاهش وابستگی به افراد و افزایش چابکی سازمان میشود و چه نقشی در موفقیت پروژههای BPMS و اتوماسیون فرایندها ایفا میکند.
قوانین تصمیمگیری چیست و چرا اهمیت دارد؟
قوانین تصمیمگیری یا Business Rules مجموعهای از معیارها، سیاستها و ضوابطی هستند که مشخص میکنند در شرایط مختلف چه تصمیمی باید اتخاذ شود. این قوانین به سازمان کمک میکنند تا در مواجهه با شرایط مشابه، همواره تصمیمات یکسان و قابل پیشبینی اتخاذ کند.
برای مثال:
- درخواست خرید بالاتر از یک مبلغ مشخص نیازمند تأیید مدیرعامل است.
- مرخصی بیش از سه روز باید به تأیید مدیر واحد و منابع انسانی برسد.
- مشتریانی که بدهی معوق دارند امکان ثبت سفارش جدید نخواهند داشت.
اگر این قوانین بهصورت شفاف تعریف نشوند، تصمیمات به افراد وابسته میشوند و احتمال بروز خطا و اختلاف افزایش پیدا میکند.
پیامدهای نبود قوانین استاندارد در سازمان
نبود استاندارد در تصمیمگیری معمولاً نشانههای مشخصی در سازمان ایجاد میکند:
- تصمیمات متفاوت برای شرایط یکسان
- افزایش وابستگی به دانش و تجربه افراد
- طولانی شدن زمان اجرای فرایندها
- افزایش مراجعات و پیگیریهای بین واحدی
- بروز تعارض میان واحدهای سازمان
- دشواری در آموزش نیروهای جدید
- عدم امکان اندازهگیری و کنترل عملکرد فرایندها
در بسیاری از سازمانها، بخش قابل توجهی از تأخیرها نه به دلیل پیچیدگی فرایند، بلکه به دلیل ابهام در قوانین تصمیمگیری رخ میدهد.
تفاوت فرایند اجرایی و منطق تصمیمگیری
یکی از اشتباهات رایج در طراحی فرایندها، ترکیب کردن فعالیتهای اجرایی با قوانین تصمیمگیری است.
فرایند مشخص میکند چه مراحلی باید انجام شود، اما قوانین کسبوکار مشخص میکنند; در هر مرحله چه تصمیمی باید گرفته شود.
به عنوان مثال، بررسی درخواست خرید یک فعالیت فرایندی است، اما تعیین اینکه درخواست نیاز به تأیید مدیرعامل دارد یا خیر، یک قانون تصمیمگیری محسوب میشود.
تفکیک این دو مفهوم باعث میشود تغییر قوانین سازمانی بدون نیاز به بازطراحی کامل فرایند انجام شود و نگهداری سیستم نیز سادهتر شود.
بیشتر بخوانید: مستندسازی فرایند چیست؟ بررسی کاربردها و مزایا
نقش Business Rules در کاهش وابستگی به افراد
در بسیاری از سازمانها، تصمیمات مهم تنها توسط چند فرد کلیدی گرفته میشوند. این وابستگی علاوه بر ایجاد گلوگاه، ریسک عملیاتی سازمان را نیز افزایش میدهد.
با تعریف و مستندسازی قوانین کسبوکار:
- دانش سازمانی از افراد به سازمان منتقل میشود.
- اجرای فرایندها مستقل از حضور افراد انجام میشود.
- آموزش نیروهای جدید سادهتر خواهد شد.
- ریسک ناشی از جابهجایی یا خروج کارکنان کاهش پیدا میکند.
به همین دلیل سازمانهای پیشرو تلاش میکنند تصمیمات را از سطح افراد به سطح قوانین سازمانی منتقل کنند.
چگونه استانداردسازی تصمیمات باعث کاهش اختلاف بین واحدها میشود؟
بخش قابل توجهی از اختلافات بین واحدهای سازمانی ناشی از تفسیرهای متفاوت از قوانین و رویهها است.
زمانی که واحد فروش، مالی، منابع انسانی یا تدارکات هر کدام برداشت متفاوتی از یک قانون داشته باشند، تعارض اجتنابناپذیر خواهد بود.
استانداردسازی قوانین تصمیمگیری باعث میشود:
- همه واحدها از معیارهای مشترک استفاده کنند.
- مسئولیتها شفافتر شوند.
- فرآیند تصمیمگیری قابل ردیابی باشد.
- اختلافات ناشی از برداشت شخصی کاهش پیدا کند.
در نتیجه تعامل بین واحدها منظمتر و کارآمدتر خواهد شد.
Business Rule Task در BPMN چیست؟
استاندارد BPMN برای مدیریت بهتر قوانین تصمیمگیری، المانی با عنوان Business Rule Task ارائه کرده است.
این المان نشان میدهد که تصمیم موردنظر بر اساس مجموعهای از قوانین از پیش تعریفشده اتخاذ میشود و وابسته به قضاوت شخصی افراد نیست.
استفاده از Business Rule Task در مدلسازی فرایندها مزایای متعددی دارد:
- افزایش شفافیت مدل فرایندی
- جداسازی قوانین از گردش کار
- سهولت در اعمال تغییرات
- قابلیت استفاده مجدد از قوانین در فرایندهای مختلف
امکان پیادهسازی منطقهای تصمیمگیری و قوانین کسبوکار از طریق قابلیتهای مختلف سیستم مدیریت فرایند نیز فراهم است. از جمله:
- استفاده از Expression و Script (افزونه اسکریپت نویسی پیشرفته در BPMS پیشرو)
- دریافت و ارزیابی اطلاعات از پایگاه داده (افزونه ارتباط با پایگاه داده در BPMS پیشرو)
- فراخوانی Web Service و API (افزونه ارتباط با API در BPMS پیشرو)
- تعریف قوانین تصمیمگیری در Gatewayها
این رویکرد نهتنها اهداف اصلی Business Rule Task را پوشش میدهد، بلکه در بسیاری از سناریوهای واقعی سازمانی انعطافپذیری بیشتری برای مدیریت و توسعه قوانین کسبوکار در اختیار تحلیلگران و طراحان فرایند قرار میدهد.
ارتباط DMN و BPMS در مدیریت تصمیمات سازمانی
با پیچیدهتر شدن فرایندهای سازمانی، مدیریت قوانین تصمیمگیری نیز اهمیت بیشتری پیدا میکند.
استاندارد DMN یا Decision Model and Notation برای مدلسازی و مدیریت تصمیمات کسبوکار توسعه یافته است و در برخی از سامانههای BPMS مورد استفاده قرار میگیرد.
ترکیب BPMS و DMN به سازمانها کمک میکند:
- قوانین را بهصورت متمرکز مدیریت کنند.
- تغییرات را سریعتر اعمال کنند.
- تصمیمات را استاندارد و قابل ممیزی نگه دارند.
- انعطافپذیری بیشتری در توسعه فرایندها داشته باشند.
همچنین به جای استفده از استاندارد DMN می توان قابلیت های آن را از طریق امکاناتی مانند اسکریپت ها و Gatewayها پیاده سازی کرد.
بیشتر بخوانید: مفاهیم BPMN، DMN و CMMN در نرم افزارهای مدیریت فرایند: کاربردها و مزایا
نمونههایی از تصمیمات قابل استانداردسازی در سازمانها
تقریباً تمامی سازمانها دارای تصمیماتی هستند که قابلیت استانداردسازی دارند:
- تأیید درخواست خرید
- تخصیص بودجه
- تأیید مرخصی
- ارزیابی مشتریان
- تأیید قراردادها
- تعیین سطوح دسترسی
- محاسبه تخفیفها
- بررسی درخواستهای استخدام
هرچه این تصمیمات شفافتر و ساختاریافتهتر باشند، سرعت و کیفیت اجرای فرایندها نیز افزایش خواهد یافت.
سخن پایانی
استانداردسازی قوانین تصمیمگیری یکی از مهمترین عوامل موفقیت در مدیریت فرایندهای کسبوکار است. سازمانهایی که تصمیمات خود را بهصورت شفاف، مستند و قابل کنترل تعریف میکنند، نهتنها سرعت اجرای فرایندها را افزایش میدهند، بلکه تعارضات بین واحدی، خطاهای انسانی و وابستگی به افراد را نیز به حداقل میرسانند.
استفاده از رویکردهای استاندارد BPM، مستندسازی قوانین کسبوکار و بهرهگیری از نرمافزارهای BPMS، بستری فراهم میکند تا تصمیمات سازمانی بهصورت یکپارچه، شفاف و قابل اندازهگیری مدیریت شوند و سازمان بتواند با چابکی بیشتری به تغییرات محیط کسبوکار پاسخ دهد.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو