فرآیندهای کسبوکار مجموعهای از فعالیتها هستند که یک یا چند ورودی را دریافت کرده و با تبدیل آنها به خروجی، ارزش افزوده ایجاد میکنند. این فرآیندها به سه دستهی اصلی، پشتیبانی و مدیریتی تقسیم میشوند. شناخت صحیح هر یک از این فرآیندها، گامی اساسی در بهبود کارایی، اثربخشی و رقابتپذیری سازمان است.
ویژگیهای فرآیندهای اصلی
فرآیند اصلی، قلب عملیات سازمان است و مستقیماً در تحقق اهداف استراتژیک نقش دارد. برخی ویژگیهای کلیدی فرآیندهای اصلی عبارتاند از:
- فرآیند اصلی یک واحد سازمانی نیست.
- فرآیند اصلی یک روش اجرایی یا دستورالعمل ساده نیست.
- فرآیند اصلی یک فعالیت مجزا، کارگاه یا واحد تولیدی محسوب نمیشود.
- این فرآیندها بر اساس آرمانها، مأموریتها و استراتژیهای سازمان طراحی میشوند.
سازمان برای دستیابی به آرمانهای خود باید مأموریتها را اجرا کرده و فرآیندهای اصلی را در این مسیر پیادهسازی کند.
معیارهای شناسایی فرآیندهای اصلی
برای شناسایی فرآیندهای اصلی در کسبوکار، معیارهای زیر را در نظر بگیرید:
- ایجاد ارزش افزوده یا مزیت رقابتی در محصولات و خدمات.
- همراستایی با اهداف سازمانی یا تأثیر مستقیم بر آنها.
- برخورداری از اهمیت ویژه در زمان و مکان خاص سازمان.
- تأیید و اولویتدهی توسط مدیریت ارشد سازمان.
- بیتوجهی یا نقص در آنها میتواند ماموریت سازمان را تهدید کند.
- این فرآیندها را نمیتوان بهطور کامل به منابع بیرونی واگذار کرد.
- رقبای سازمان نیز از این فرآیندها برخوردارند و عامل رقابتپذیری محسوب میشوند.
- تأثیر مستقیم بر کارایی، اثربخشی و بهرهوری سازمان.
- حرکت در راستای رضایت مشتریان.
- خروجی فرآیند میتواند یک محصول ملموس یا خدمت غیرملموس باشد.
- هدف نهایی، خلق ارزش برای مشتری است.
- اغلب ماهیت فیزیکی و خطی دارند و مراحل آنها از ابتدا تا انتها مشخص است.
- معمولاً بین ۵ تا ۱۰ فرآیند اصلی در هر سازمان تعریف میشود.
- ارتباط مستقیم با مزیتهای رقابتی کلیدی سازمان.
راهکارهای BPMS پیشرو برای انواع صنایع را از اینجا ببینید:
ویژگیهای فرآیندهای پشتیبانی
فرآیندهای پشتیبانی نقش مکمل فرآیندهای اصلی را دارند و امکان اجرای بهینه آنها را فراهم میسازند. ویژگیهای مهم این فرآیندها عبارتاند از:
- هدف اصلی آنها پشتیبانی و تسهیل فرآیندهای اصلی است.
- شامل فعالیتهایی مانند پرداخت حقوق کارکنان، نگهداری تجهیزات، گزارشدهی به هیأتمدیره و تأمین سایر نیازهای چرخه کسبوکار هستند.
- این فرآیندها معمولاً غیرخطی بوده و میتوانند بهصورت موازی، مجزا یا چندگانه انجام شوند.
- محدودیتی در تعداد فرآیندهای پشتیبانی وجود ندارد؛ اما فهرست طولانی آنها ممکن است نگاه فرآیندی را به وظایف سازمانی تقلیل دهد.
نکات کلیدی در شناسایی فرآیندهای اصلی و پشتیبانی
- برای شناسایی و تعیین فرآیندهای اصلی از سطوح بالای سازمان استفاده کنید.
- در انتخاب فرآیندهای اصلی، اصل ایجاد ارزش برای مشتریان خارجی را در نظر داشته باشید.
- برای شناسایی فرآیندهای پشتیبانی، به سطوح میانی سازمان رجوع کنید.
- در تعیین مرز فرآیندها دقت زیادی لازم است؛ بسیاری از فرآیندها با فعالیتهای مالی و حسابداری خاتمه مییابند.
- استفاده از فهرست فرآیندهای استاندارد یا تجربه سازمانهای مشابه مفید است؛ اما نباید زودهنگام به آنها اتکا کرد.
- هنگام شناسایی فرآیندهای اصلی، از مرزبندی واحدها یا نمودار سازمانی پرهیز کرده و تمرکز خود را بر جریان واقعی کار در سازمان بگذارید.
جمعبندی
شناسایی دقیق فرآیندهای اصلی و پشتیبانی، به سازمان کمک میکند منابع خود را بهطور مؤثر مدیریت کرده و ارزش بیشتری برای مشتریان ایجاد کند. با تمرکز بر فرآیندهای کلیدی، میتوان بهرهوری، رقابتپذیری و رضایت مشتری را بهطور چشمگیری افزایش داد.
اکنون برای اجرای موفقیت آمیز فرایندها و مدیریت هوشمندانه سیستم کسب و کار، با نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو بیشتر آشنا شوید!
ویدئو معرفی نسخه جدید نرم افزار مدیریت فرایند هوشمند پیشرو را از اینجا ببینید.
قیمت
برای اطلاع از قیمتها و دریافت مشاوره تخصصی در انتخاب بهترین پکیج متناسب با نیاز سازمانتان، با ما در تماس باشید.
ارسال نظر
شرکت دانش بنیان داده پردازان پیشرو توس، با بیش از یک دهه تجربه در طراحی و پیادهسازی نرمافزارهای مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS)، راهکاری نوآورانه برای مدیریت فرآیندها، اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتری (CRM) و تقویم کاری سازمانی ارائه میدهد.
هدف ما از آغاز تا به امروز، سادهسازی فرآیندهای پیچیده سازمانی، افزایش بهرهوری کسبوکارها و حرکت دادن سازمانها به سمت یک تحول دیجیتال بوده است.
حریم خصوصی
سنجش رضایتمندی
آخرین تغییرات نرم افزار مدیریت فرایند پیشرو