اتوماسیون فرایندهای کسب و کار یا BPA چیست؟ چه تفاوتی با BPM یا BPMS دارد؟مقالات کاربردی

اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار (BPA) ابزاری است که کارهای تکراری، اداری و وقت‌گیر را از دوش تیم‌ها برمی‌دارد و به سیستم‌ها می‌سپارد تا سازمان‌ها بتوانند انرژی خود را روی کارهای مهم‌تر، تحلیل‌های مدیریتی و تصمیم‌گیری‌های کلیدی متمرکز کنند.

اما نکته مهم اینجاست:

BPA با BPM و BPMS متفاوت است و این سه، در کنار هم آینده سازمان‌ها را می‌سازند.

BPA بر خودکارسازی وظایف و مراحل تکراری تمرکز دارد، در حالی که BPM دیدگاهی مدیریتی و تحلیلی برای طراحی و بهبود فرایندهاست و BPMS هم پلتفرم نرم‌افزاری اجرای این فرایندهاست.

شناخت تفاوت این سیستم ها می‌تواند نقطه شروع تحول دیجیتال واقعی برای هر کسب‌وکاری باشد.

در این مقاله می‌خوانیم BPA دقیقاً چیست، اهمیت آن در کسب و کار چیست و چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد.

منظور از اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) چیست؟

اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار (BPA) به معنای استفاده هوشمندانه از نرم‌افزار و فناوری برای خودکارسازی فعالیت‌ها و فرایندهای سازمانی است که معمولاً زمان زیادی از کارکنان گرفته و مانع تمرکز آنها بر تصمیم‌گیری‌های مهم می‌شود.

BPA با خودکارسازی انجام کارهای تکراری، اداری و داده‌محور، جریان کار را آسان کرده و اجرای فرایندهایی مثل استخدام، مدیریت مشتریان و ارائه خدمات را سریع‌تر، دقیق‌تر و قابل‌پیگیری‌تر می‌کند.

BPA نه‌تنها یک ابزار برای کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی در زمان است، بلکه یک محرک اصلی تحول دیجیتال محسوب می‌شود. این فناوری با کاهش مداخله انسانی، افزایش بهره‌وری و ایجاد یک گردش‌کار استاندارد، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای پیچیده خود را به شکل یکپارچه و هوشمند مدیریت کنند.

BPA چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟

BPM یک رویکرد مدیریتی و چارچوب جامع برای طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهاست. BPM بر تغییر و بهبود ساختار فرایند تمرکز دارد، در حالی‌که BPA ساختار موجود را تغییر نمی‌دهد؛ فقط آن را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. نتایج BPA معمولاً سریع و قابل‌اندازه‌گیری است، اما نتایج BPM استراتژیک‌تر و بلندمدت‌ترند.

ماهیت و رویکرد

BPM: یک روش و چارچوب مدیریتی برای بهبود کل فرایندهای سازمان.

BPA: یک ابزار فناورانه برای خودکارسازی بخش‌هایی از آن فرایندها.

تغییر فرایند

BPM: به دنبال بازطراحی و بهینه‌سازی فرایندهاست.

BPA: فرایند را تغییر نمی‌دهد؛ فقط اجرای آن را خودکار می‌کند.

چرخه عمر فرایند

BPM: شامل طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرایند است.

BPA: تنها اجرای خودکار گام‌های تکراری را برعهده دارد.

زمان و نحوه پیاده‌سازی

BPM: بلندمدت، نیازمند تحلیل، بازطراحی و آموزش کارکنان.

BPA: سریع‌تر و بدون نیاز به تغییرات بزرگ سازمانی.

نتایج

BPM: نتایج استراتژیک و بلندمدت؛ افزایش بهره‌وری کلان.

BPA: نتایج سریع، قابل‌اندازه‌گیری و عملیاتی.

انعطاف‌پذیری

BPM: انعطاف‌پذیر و سازگار با تغییرات سازمان.

BPA: وابسته به ابزار و فناوری؛ انعطاف‌پذیری کمتر.

از سوی دیگر، BPMS یک نرم‌افزار تخصصی برای مدل‌سازی و اجرای فرایندهای BPM است. BPMS امکان ایجاد، ویرایش، پایش و بهبود فرایندها را فراهم می‌کند؛ چیزی که BPA به‌تنهایی ندارد. BPA تنها خودکار می‌کند؛ اما BPMS فرایند را طراحی، اجرا و بهینه‌سازی می‌کند.

مدل‌سازی فرایندها

BPMS: امکان مدل‌سازی، ویرایش و اجرای فرایندها را فراهم می‌کند.

BPA: مدل‌سازی ندارد و فقط وظایف تعریف‌شده را خودکارسازی می‌کند.

بهینه‌سازی فرایند

BPMS: عملکرد فرایند را پایش کرده و امکان بهینه‌سازی می‌دهد.

BPA: فرایند را تحلیل یا بهینه نمی‌کند؛ فقط آن را ساده‌تر و سریع‌تر اجرا می‌کند.

کاربرد

BPMS: برای مدیریت کامل چرخه فرایندهای سازمان (طراحی تا بهینه‌سازی).

BPA: برای خودکارسازی کارهای مشخص مانند ارسال نامه، ایجاد فرم‌ها، مدیریت تقویم.

مداخله انسانی

BPMS: نیازمند تحلیل، مدل‌سازی و اجرای سازمان‌یافته است.

BPA: مداخله انسانی حداقلی؛ اجرای مستقیم روی وظایف تکراری.

بیشتر بخوانید: چرا باید از نرم افزار مدیریت فرایند (BPMS) استفاده کنیم؟

اتوماسیون فرایندهای کسب و کار (BPA) چه مزایایی دارد؟

بزرگ‌ترین محرک‌ها برای اتوماسیون فرایند به مزایای آشکاری مربوط می‌شوند که از افزایش سرعت و کارایی و فرصت بیشتر برای چابکی و نوآوری ناشی می‌شود. برخی از این مزایا عبارتند از:

1. پیشبرد تحول دیجیتال و ساختارهای چابک‌تر و انعطاف پذیرتر

2. افزایش شفافیت کارها و پیروی بهتر از مقررات

3. استانداردسازی و ساده‌سازی فرایندها

4. بهبود کیفیت خدمات مشتری و افزایش رضایت مشتریان

5. کاهش بار فرایندهای آهسته و دستی، ایجاد آزادی بیشتر برای نوآوری و رشد

انواع ابزارها در اتوماسیون فرایندها و تحول دیجیتال

در ابتدا، BPA بر روی بهبود بهره وری Back-end با بر عهده گرفتن وظایف وقت گیر و تکراری متمرکز بود. اما امروزه BPA دیگر صرفاً جزئی از مدیریت فرایند نیست، بلکه به نیروی محرکه آن تبدیل شده است. 

دگرگونی دیجیتال، با فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی، به این معنی است که دامنه و مقیاس پذیری اتوماسیون فرایندهای کسب و کار مدرن تقریباً بی حد و مرز است. ابزار‌های مدرن BPA اکنون می‌توانند در برنامه‌های کاربردی پشتیبانی ادغام شوند و فرایندها را از زنجیره‌های تامین تا منابع انسانی، امور مالی، خدمات مشتری و فراتر از آن ساده‌سازی کنند.

خودکارسازی گردش‌های کاری

این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا گردش‌های کاری، اسناد و اطلاعات را در سراسر سازمان خود طبق قوانین از پیش تعریف‌شده خودکار کنید. علاوه بر این، آنها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که نیازی به دانش برنامه‌نویسی ندارند.

اتوماسیون رباتیک فرایندها یا RPA

این نوع ابزارها، ربات‌هایی هستند که برای تقلید از تعامل انسان با سیستم‌های کامپیوتری برنامه‌ریزی شده‌اند و به شما امکان می‌دهند وظایف تکراری اداری را به آنها واگذار کنید. این ربات‌ها می‌توانند داده‌ها را بخوانند و وارد سیستم کنند، سیستم‌های کامپیوتری را کنترل کنند و اساساً هر کاری را بر اساس مجموعه‌ای از قوانین از پیش تعریف‌شده انجام دهند.

اتوماسیون هوش مصنوعی

این نرم‌افزار از یادگیری ماشینی و سایر ابزارهای هوش مصنوعی برای ایجاد و بهینه‌سازی مدل‌های مورد نیاز برای خودکارسازی فرآیندهای سازمانی استفاده می‌کند.

خودکارسازی فرایندهای کسب و کار در عمل

نمونه فرآیند درخواست مرخصی

اولویت‌های اتوماسیون فرایند از کسب و کاری به کسب و کار دیگر متفاوت است. فعالیت‌ها، وظایف موقت یا یکباره کاندیدای ایده آل برای خودکارسازی فرایند نیستند. این تکنولوژی بیشتر برای کارهای تکراری با مراحل، توالی و قوانین رسمی مناسب است. 

در این مثال، فرآیند رایج درخواست مرخصی را بررسی می‌کنیم تا ببینیم اتوماسیون چگونه می‌تواند سرعت و دقت را افزایش دهد.

فرایند درخواست مرخصی بدون خودکارسازی (BPA)

• کارمند باید فرم درخواست مرخصی را در سیستم تکمیل کند یا یک فایل Word/Excel را از سیستم داخلی دانلود کرده و اطلاعات را وارد کند.
• کارمند با ارسال ایمیل یا کاغذ، درخواست را برای مدیر مستقیم ارسال می‌کند و منتظر پاسخ می‌ماند، بدون اینکه وضعیت پردازش را بداند.
• مدیر باید به‌صورت دستی برنامه کاری تیم را بررسی کند تا مطمئن شود تداخلی وجود ندارد.
• در صورت تأیید، مدیر باید درخواست را برای واحد منابع انسانی ارسال کند. کارشناس HR نیز به‌صورت جداگانه وضعیت مرخصی سالانه کارمند را بررسی کرده و ثبت دستی انجام می‌دهد.
• واحد مالی یا حضور و غیاب باید به‌طور مجزا سیستم ثبت تردد را آپدیت کند.
• به دلیل ثبت اطلاعات در چندین سیستم مختلف، احتمال خطا، دوباره‌کاری و حتی گم‌شدن درخواست‌ها زیاد است.

درخواست مرخصی با استفاده از اتوماسیون (BPA)

• کارمند در پورتال سازمانی با چند کلیک، نوع مرخصی، تاریخ‌ها و توضیحات را ثبت می‌کند. اطلاعات شخصی و سابقه مرخصی به‌صورت خودکار فراخوانی می‌شود.
• سیستم به‌صورت خودکار تداخل‌های احتمالی را با برنامه‌ کاری تیم و پروژه‌ها بررسی می‌کند و فقط در صورت نبود مشکل، درخواست را به مرحله بعد ارسال می‌کند.
• درخواست به‌طور خودکار برای مدیر مستقیم ارسال می‌شود. مدیر می‌تواند داخل همان اعلان یا ایمیل، بدون ورود به سیستم دیگری، درخواست را تأیید یا رد کند.
• پس از تأیید، اطلاعات مرخصی بدون دخالت انسانی در سیستم منابع انسانی (HRM) و حضور و غیاب ثبت می‌شود.
• سیستم اعلان‌هایی برای کارمند ارسال می‌کند تا از وضعیت درخواست و ثبت نهایی کاملاً مطلع شود.
• در صورت نیاز به جایگزینی یا هماهنگی، به‌طور خودکار پیام برای افراد مرتبط ارسال می‌شود تا فرآیند بدون وقفه پیش برود.

BPMS پیشرو، همراه در مسیر توسعه

در نهایت، چه به دنبال بهبود و طراحی مجدد فرآیندهای سازمانی باشید و چه بخواهید وظایف تکراری و اداری را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهید، استفاده هوشمندانه‌ از BPMS می‌تواند راه را برای تحول دیجیتال سازمان شما هموار کند.

نرم‌افزار قدرتمند مدیریت فرایندهای کسب‌وکار پیشرو، علاوه بر قابلیت‌های گسترده، مجموعه‌ای از ابزارهای کاربردی برای خودکارسازی گردش‌های کاری سازمان در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید فرایندهای خود را مدل‌سازی، اجرا و بهینه‌سازی کنید و هم‌زمان از امکانات پیشرفته برای افزایش چشمگیر بهره‌وری و سرعت گردش کار بهره ببرید.

همین حالا با ویژگی‌ها و مزایای نرم‌افزارهای پیشرو مدیریت فرآیند آشنا شوید.

قیمت